Vorlagen · 129 Seiten

Vorlagen für jedes Gespräch.

Kostenlose Vorlagen für Besprechungsprotokoll, Jour fixe, Kundengespräch, Aktennotiz und mehr – zum Kopieren oder Herunterladen, mit ausgefülltem Beispiel.

Protokolle & Notizen
AktennotizSachverhalt sauber für die Akte: Aktenzeichen, Betreff, was passiert ist, Ergebnis, Verteiler, Kürzel.Zur Vorlage BeschlussprotokollNur die Beschlüsse, sonst nichts: fortlaufende Nummer, Wortlaut, Abstimmung, wer umsetzt und ab wann es gilt.Zur Vorlage BesprechungsprotokollDer Klassiker für Team- und Kundenmeetings: Rahmendaten, Ergebnisse, Aufgaben, offene Punkte.Zur Vorlage EntscheidungslogAlle Entscheidungen eines Projekts an einem Ort: Nummer, Kontext, Begründung, verworfene Alternativen, Status.Zur Vorlage ErgebnisprotokollNur was am Ende gilt: Beschlüsse, Aufgaben und vertagte Punkte – ohne Nacherzählung der Diskussion.Zur Vorlage GedächtnisprotokollNachträglich aus der Erinnerung: wann aufgeschrieben, wer dabei war, was gesagt wurde und wo du unsicher bist.Zur Vorlage GesprächsnotizFür Zweiergespräche: Kernaussagen, wer was zugesagt hat, eigener Eindruck und der nächste Kontakt.Zur Vorlage GesprächsprotokollFür Gespräche zwischen zwei Seiten: Positionen je Thema, Vereinbarungen, Bestätigung durch beide.Zur Vorlage KurzprotokollEine halbe Seite für kurze Abstimmungen: ein Satz zum Anlass, höchstens drei Ergebnisse, wer macht was.Zur Vorlage Meeting MinutesEnglische Protokollvorlage für internationale Meetings: Attendees, Apologies, Decisions, Action Items, AOB.Zur Vorlage MemoKurze interne Mitteilung: das Wichtigste im ersten Satz, dann Hintergrund, was sich ändert und was zu tun ist.Zur Vorlage Offene-Punkte-ListeWas noch geklärt werden muss, über alle Termine hinweg: Punkt, Priorität, wer klärt, bis wann, wie gelöst.Zur Vorlage Protokoll TelefonkonferenzFür Konferenzen ohne Bild: wer war wann dabei, Zustimmung per Rundruf, Abbrüche, Nachinformation.Zur Vorlage E-Mail zum ProtokollversandVier Begleitmails fürs Protokoll: intern, an Kund:innen, als Entwurf zur Genehmigung, als Korrektur.Zur Vorlage SitzungsprotokollFür Sitzungen mit Tagesordnung: Formalien, je TOP Bericht, Beratung in Kürze, Beschluss, Unterschriften.Zur Vorlage TelefonnotizFür Anrufe, die du für jemand anderen annimmst: wer, Rückrufnummer, Anliegen, bis wann, für wen.Zur Vorlage ÜbergabeprotokollWenn Gegenstände den Besitzer wechseln: was, in welchem Zustand, mit welchem Zubehör, von beiden bestätigt.Zur Vorlage VerlaufsprotokollFür Sitzungen, bei denen der Weg zählt: Wortmeldungen in indirekter Rede, Anträge, Abstimmungen.Zur Vorlage WortprotokollJedes Wort mit Sprecher und Zeitmarke: Zeichenerklärung, Sprecherliste, Wortlaut, Prüfvermerk.Zur Vorlage
Meetings & Team
AbteilungsbesprechungFür Abteilungsleitung und Teamleitungen: Infos von oben, Kennzahlen, Schnittstellen, Themen für die Geschäftsleitung.Zur Vorlage All-Hands-MeetingAgenda für das Treffen der ganzen Firma: Zeitplan, Sprecher:innen, Fragerunde – und die Zusammenfassung danach.Zur Vorlage Brainstorming-ProtokollFragestellung, alle Ideen unbewertet, Cluster, Punktabfrage und welche Ideen wer weiterverfolgt.Zur Vorlage Daily Stand-upFür die 15 Minuten am Morgen: Fortschritt zum Ziel, Plan für heute, Blocker – und was danach geklärt wird.Zur Vorlage FeedbackrundeModerierte Runde in der Gruppe: Gegenstand, Regeln, Rückmeldungen je Person, Muster und was ihr daraus macht.Zur Vorlage GeschäftsleitungssitzungProtokoll für die Geschäftsführung: Beschlüsse mit Entscheidungsgrundlage, Interessenkonflikten und Umsetzung.Zur Vorlage Jour fixeFür den wöchentlichen Termin: offene Punkte vom letzten Mal, Kurz-Updates, Themen, Themenspeicher.Zur Vorlage KlausurtagungProgramm und Protokoll für ein bis zwei Tage außer Haus: Ziele, Blöcke, Ergebnisse, Maßnahmen, Termin zur Nachschau.Zur Vorlage KrisenmeetingLagebesprechung mit Uhrzeit: Fakten und Annahmen getrennt, Rollen, Sofortmaßnahmen, Meldefristen, Kommunikation.Zur Vorlage Lessons LearnedErkenntnisse aus einem Projekt sichern: Ziel und Ergebnis, was wiederholen, was vermeiden, Empfehlung, Ablageort.Zur Vorlage Meeting-Agenda / TagesordnungTagesordnung mit Zeitboxen, Ziel je Punkt, Verantwortlichen und Vorbereitung – vor dem Meeting verschicken.Zur Vorlage Meeting-Einladung (E-Mail)Vier Einladungsmails mit Betreff: interne Besprechung, Termin mit Kund:innen, Serientermin, kurzfristige Abstimmung.Zur Vorlage Erinnerung an ein Meeting (E-Mail)Vier Erinnerungsmails mit Betreff: Kundentermin am Vortag, internes Meeting mit Vorbereitung, Sitzung mit Unterlagen, fehlende Zusage.Zur Vorlage Meeting-Feedback-UmfrageFragebogen für ein regelmäßiges Meeting: sieben Fragen mit Skala, zwei offene Fragen, Auswertung und Maßnahmen.Zur Vorlage One-on-OneLaufendes Dokument fürs 1:1: Themen der Mitarbeiterin zuerst, Unterstützung, Entwicklung, Vereinbarungen.Zur Vorlage TeambesprechungFür die Team- oder Dienstbesprechung: Infos der Leitung, Themen aus dem Team, Organisatorisches, Aufgaben.Zur Vorlage Termin absagen (E-Mail)Vier Absagemails mit Betreff: Kundentermin kurzfristig, Meeting ersatzlos, Teilnahme absagen, Termin verschieben.Zur Vorlage To-do-Liste / MaßnahmenplanAlle Aufgaben aus mehreren Meetings an einem Ort: Nr., Maßnahme, Verantwortlich, Frist, Status.Zur Vorlage WochenmeetingFür das Weekly am Montag: Rückblick in Zahlen, Prioritäten je Person, Wochenkalender, Blocker, Aufgaben.Zur Vorlage
Projekte & Agil
AnforderungsworkshopVom Ist-Ablauf zu nummerierten Anforderungen mit Priorität, Quelle und Akzeptanzkriterium.Zur Vorlage Backlog RefinementItems klären, zerlegen, schätzen – mit offenen Fragen samt Besitzer und Check fürs nächste Planning.Zur Vorlage Change RequestÄnderungsantrag mit Folgen für Umfang, Termin und Kosten, Alternativen und dokumentierter Entscheidung.Zur Vorlage Kickoff-MeetingAgenda und Protokoll in einem: Ziele, Umfang und Nicht-Umfang, Rollen, Meilensteine, Spielregeln.Zur Vorlage Lenkungsausschuss-SitzungAgenda und Beschlussprotokoll fürs Steering Committee: Vorlagen, Phasenfreigaben, Change Requests.Zur Vorlage Post-MortemIncident-Review ohne Schuldfrage: Auswirkung, Zeitleiste, Ursachen, wo ihr Glück hattet, Maßnahmen.Zur Vorlage Projektabschluss-MeetingZiele gegen Ergebnis, Restpunkte mit neuem Besitzer, Schlussbudget, Übergabe und Entlastung.Zur Vorlage ProjektauftragDer verbindliche Startschuss: Ziele, Umfang, Termine, Budget, Befugnisse der Projektleitung – unterschrieben.Zur Vorlage Projektstatus-MeetingStatusbericht mit Ampel: Meilensteine Plan gegen Prognose, Risiken, Budget und was entschieden werden muss.Zur Vorlage ProjektstatusberichtDer schriftliche Monatsbericht: Teilampeln, Prognose, Risiken und was der Auftraggeber tun muss.Zur Vorlage ProjektsteckbriefEin Projekt auf einer Seite: worum es geht, warum, bis wann, wer dabei ist und wen es betrifft.Zur Vorlage RACI-MatrixWer macht es, wer steht dafür gerade, wer wird gefragt, wer informiert – pro Aufgabe genau ein A.Zur Vorlage RetrospektiveFür Sprint- und Projekt-Retros: Check der letzten Maßnahmen, gut / nicht gut, höchstens drei neue Maßnahmen.Zur Vorlage RisikoregisterAlle Projektrisiken in einer Liste: Ursache und Folge, Bewertung, Maßnahme, Risikoeigner, Frühwarnzeichen.Zur Vorlage Sprint PlanningSprint-Ziel, ehrlich gerechnete Kapazität, ausgewählte Backlog-Items und Definition of Done auf einer Seite.Zur Vorlage Sprint ReviewSprint-Ziel erreicht?, was fertig ist, Feedback der Stakeholder und Änderungen am Product Backlog.Zur Vorlage Stakeholder-AnalyseWer ist betroffen, wer hat Einfluss, wer ist dafür oder dagegen – und wie bindest du jede Gruppe ein?Zur Vorlage User Story„Als … möchte ich …, damit …“ plus Akzeptanzkriterien, Abgrenzung und INVEST-Check – bereit fürs Refinement.Zur Vorlage Workshop-ProtokollVom Flipchart zum Ergebnis: Ziel, Arbeitsphasen, Priorisierung, Parkplatz und nächste Schritte.Zur Vorlage
Kunden & Vertrieb
Account-PlanFür wichtige Kunden: Profil, Ansprechpersonen, Umsatz, Ziele, Chancen, Risiken und Maßnahmen auf einer Seite.Zur Vorlage Angebot nachfassenVier Mustermails zum Nachfassen: kurze Rückfrage, mit neuem Mehrwert, vor Ablauf der Gültigkeit und der freundliche Abschluss.Zur Vorlage AngebotsbesprechungAngebot Position für Position durchgehen: Änderungen, Preisfragen, Einwände und was bis zur Entscheidung fehlt.Zur Vorlage BedarfsanalyseIst-Zustand, Probleme, Ziele, Muss- und Kann-Anforderungen und Entscheidungskriterien – als Grundlage fürs Angebot.Zur Vorlage BeratungsprotokollAngaben, Wünsche und Bedürfnisse, besprochene Varianten, Empfehlung mit Begründung und Entscheidung des Kunden.Zur Vorlage BesuchsberichtFür den Außendienst: Ziel des Besuchs, Ergebnisse, Bestellungen, Wettbewerb, Beobachtungen vor Ort und Aufgaben.Zur Vorlage Danke-Mail nach dem KundengesprächKurze Dankesmails nach Erstgespräch, Auftrag, Absage und Besuch – persönlich, mit einem konkreten Detail aus dem Gespräch.Zur Vorlage ErstgesprächFürs erste Gespräch mit Neukunden: Ausgangslage, Anliegen, Rahmen, Erwartungen und ob es überhaupt passt.Zur Vorlage Follow-up-MailVier Mailvorlagen nach dem Meeting: Kundentermin, interne Runde, Erstgespräch mit Angebot, Erinnerung.Zur Vorlage Gespräch mit kündigungswilligem KundenWenn ein Kunde gehen will: genannter Grund, eigentliche Ursache, Angebot, Ergebnis und ein sauberer Abschied.Zur Vorlage KundenbeschwerdeBeschwerden einheitlich erfassen: Eingang, Anliegen, Dringlichkeit, Zuständigkeit, Antwort an den Kunden und Ursache.Zur Vorlage Kundenfeedback-InterviewLeitfaden und Notizbogen fürs Feedback-Gespräch: Nutzung, konkrete Erlebnisse, Probleme, Wünsche, Zitate und Erkenntnisse.Zur Vorlage KundengesprächFür Gespräche mit Bestandskunden: Anliegen in Kundensprache, Vereinbarungen, Zusagen beider Seiten.Zur Vorlage KundenübergabeVon Sales an Customer Success: Ziele des Kunden, Zusagen aus dem Verkauf, Ansprechpersonen, Risiken und erste Schritte.Zur Vorlage LieferantengesprächFür Jahresgespräche und Reklamationen im Einkauf: Leistung, Konditionen, Zusagen beider Seiten.Zur Vorlage MessegesprächGesprächsbogen für jeden Kontakt am Stand plus kurzer Messebericht – damit nach der Messe gezielt nachgefasst wird.Zur Vorlage Onboarding-CallFür den Start mit Neukunden: Ziele, Ansprechpartner beider Seiten, Zugänge, erste Meilensteine, Spielregeln.Zur Vorlage Quartalsgespräch (QBR)Für den Quartalsrückblick mit Kund:innen: Ziele, Kennzahlen, Reibungspunkte, Ziele fürs nächste Quartal.Zur Vorlage ReklamationsgesprächMangel in Kundenworten, Prüfbefund, Erwartung, Lösung und Grundlage – Gewährleistung, Garantie oder Kulanz.Zur Vorlage TerminbestätigungMustermails zur Terminbestätigung: Video-Call, Besuch beim Kunden, Termin bei dir und die Bestätigung einer Verschiebung.Zur Vorlage VerhandlungsprotokollFür Vertrags- und Preisverhandlungen: Ausgangsposition, Ergebnis je Punkt, Vorbehalte, offene Punkte und Unterschriften.Zur Vorlage VerkaufsgesprächLeitfaden für Discovery Calls: Fragen, Bedarf, Budget, Entscheider, Zeitrahmen, nächster Schritt.Zur Vorlage
Personal & HR
BewerbungsgesprächStrukturierte Interview-Notizen: gleiche Fragen, klare Kriterien, nur jobrelevante Beobachtungen.Zur Vorlage EntwicklungsgesprächBlick nach vorn statt Bewertung: Interessen, Stärken, nächste Rolle, Lernschritte und wer was dazu beiträgt.Zur Vorlage Exit-InterviewAus Abgängen lernen: Gründe, was gut war, was gefehlt hat – freiwillig, vertraulich und auswertbar.Zur Vorlage FeedbackgesprächRückmeldung in beide Richtungen: Situation, Verhalten, Wirkung, Wunsch – und was ihr beide daraus macht.Zur Vorlage KonfliktgesprächZwei Seiten, eine Moderation: Sichtweisen, Bedürfnisse, gemeinsame Regeln und ein Termin zum Nachschauen.Zur Vorlage KritikgesprächEin Problem klar ansprechen: konkrete Vorfälle, Sicht der Mitarbeiterin, Erwartung und Folgetermin.Zur Vorlage KündigungsgesprächGesprächsnotiz für Arbeitgeber: Checkliste vorab, Übergabe der Kündigung, nächste Schritte – respektvoll.Zur Vorlage MitarbeitergesprächFür Jahres- und Entwicklungsgespräche: Rückblick, Ziele, Entwicklung, Vereinbarungen beider Seiten.Zur Vorlage Onboarding-PlanVon der Vorbereitung bis Tag 90: erster Tag, erste Woche, erste Monate, Pate oder Patin und Feedback.Zur Vorlage ProbezeitgesprächZwischenstand und Abschluss der Probezeit: Einarbeitung, Erwartungen beider Seiten, Entscheidung.Zur Vorlage RückkehrgesprächWiedereinstieg nach Krankenstand, Karenz oder Auszeit: Neuigkeiten, Aufgaben, Hilfe – ohne Gesundheitsfragen.Zur Vorlage Übergabeprotokoll bei JobwechselWenn jemand geht oder intern wechselt: Aufgaben, Vorgänge, Fristen, Kontakte und Zugänge sauber übergeben.Zur Vorlage UrlaubsübergabeVor dem Urlaub auf einer Seite: Vertretung, laufende Themen, Fristen, Spielraum und Abwesenheitsnotiz.Zur Vorlage ZielvereinbarungZiele messbar festhalten: Messgröße, Gewichtung, Termin, Unterstützung und ein fixes Zwischengespräch.Zur Vorlage
Vereine, Gremien & Versammlungen
Protokoll AufsichtsratssitzungNiederschrift für den Aufsichtsrat: Teilnehmer, wesentlicher Inhalt, Beschlüsse, Interessenkonflikte.Zur Vorlage Protokoll BetriebsratssitzungNiederschrift für den Betriebsrat: Ladung, Anwesenheitsliste, Beschlüsse im Wortlaut, Stimmen – AT und DE.Zur Vorlage Protokoll EigentümerversammlungNiederschrift der Eigentümerversammlung: Vollmachten, Stimmen nach Anteilen oder Köpfen, Beschlüsse.Zur Vorlage Einladung zur GeneralversammlungEinladung mit Tagesordnung, Frist, Antragsschluss, Vollmacht und Online-Zugang – für Vereine in AT und DE.Zur Vorlage Protokoll ElternvereinssitzungProtokoll für den Elternverein: Berichte, Zuschüsse, Unterstützungsfonds ohne Namen, Anliegen an die Schule.Zur Vorlage Protokoll GemeinderatssitzungVerhandlungsschrift bzw. Niederschrift für den Gemeinderat: Anwesenheit, Anträge, Abstimmungen, Wahlen.Zur Vorlage Generalversammlung / MitgliederversammlungProtokoll für die Versammlung aller Mitglieder: Beschlussfähigkeit, Entlastung, Wahlen, Anträge.Zur Vorlage Protokoll GesellschafterversammlungProtokoll für die GmbH: Einberufung, Stimmen je Geschäftsanteil, Vollmachten, Stimmverbote, Beschlüsse.Zur Vorlage Bericht der RechnungsprüferPrüfbericht für Rechnungs- bzw. Kassenprüfer:innen: Unterlagen, Stichproben, Feststellungen, Empfehlung.Zur Vorlage StimmrechtsvollmachtVollmacht für Versammlungen: wer vertritt wen, für welche Punkte, mit welchen Weisungen – Verein, GmbH, WEG.Zur Vorlage UmlaufbeschlussBeschluss ohne Sitzung: Antrag, Einverständnis mit dem Verfahren, Stimmen – für Verein, GmbH und WEG.Zur Vorlage Vorstandssitzung (Verein)Protokoll für den Vereinsvorstand: Beschlussfähigkeit, Anträge, Stimmen ja/nein/Enthaltung, Unterschriften.Zur Vorlage Wahlprotokoll (Verein)Protokoll für Vorstandswahlen im Verein: Wahlleitung, Vorschläge, Stimmzettel, Mehrheit, Annahme, Meldung.Zur Vorlage

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