Erinnerung an ein Meeting: vier Mustertexte mit Betreff.
Eine Erinnerung ist mehr als „Nicht vergessen: morgen 10 Uhr“. Sie bringt Zugang, Ablauf und Vorbereitung noch einmal nach oben, damit niemand suchen muss – und gibt dem Gegenüber eine einfache Möglichkeit, rechtzeitig Bescheid zu sagen, falls etwas nicht passt.
ERINNERUNGSMAILS VARIANTE 1 – KUNDENTERMIN AM VORTAG Betreff: Erinnerung: unser Termin morgen, …, um … Uhr Guten Tag Frau / Herr …, ich freue mich auf unser Gespräch morgen um … Uhr. Zugang: … (Link / Adresse, Parkmöglichkeit: …) Dauer: etwa … Minuten Themen: … Falls Sie noch … bereithalten könnten, sparen wir Zeit. Sollte etwas dazwischenkommen, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Bis morgen und freundliche Grüße … VARIANTE 2 – INTERNES MEETING MIT VORBEREITUNG Betreff: Morgen … Uhr: … – bitte vorher … Hallo zusammen, kurze Erinnerung an … morgen um … Uhr (… / Link: …). Bitte bis dahin: - … : … - … : … Wir wollen am Ende entscheiden, … . Ohne Vorbereitung klappt das nicht – danke euch. … VARIANTE 3 – SITZUNG MIT UNTERLAGEN Betreff: Sitzung … am … – Unterlagen und Erinnerung Liebe Mitglieder des … , ich erinnere an unsere Sitzung am … um … Uhr in … . Im Anhang findet ihr / finden Sie: - Tagesordnung - Protokoll der letzten Sitzung - Unterlagen zu TOP … : … Wer verhindert ist, gibt bitte bis … Bescheid, damit wir die Beschlussfähigkeit einschätzen können. Viele Grüße … (Vorsitz / Schriftführung) VARIANTE 4 – NACHFRAGE ZUR ZUSAGE Betreff: Bist du am … dabei? – … Hallo …, für … am … um … Uhr fehlt mir noch deine Rückmeldung. Ich brauche sie bis … , weil … (Raum / Verpflegung / Beschlussfähigkeit). Ein kurzes Ja oder Nein reicht. Danke …
- Am Vortag eines Termins mit Kund:innen, Bewerber:innen oder Partnern
- Wenn für ein internes Meeting etwas vorbereitet werden muss
- Vor Vorstands- oder Gremiensitzungen, wenn Unterlagen gelesen werden sollen
- Wenn auf eine Einladung noch keine Zu- oder Absage gekommen ist
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Variante 3, ausgefüllt.
Erfunden: Der Obmann eines Tennisclubs erinnert den Vorstand eine Woche vor der Herbstsitzung und schickt die Unterlagen mit.
Vorstandssitzung am 12. November – Unterlagen und Erinnerung
Liebe Vorstandsmitglieder,
ich erinnere an unsere Sitzung am Donnerstag, 12. November, um 19:30 Uhr im Clubhaus.
Tagesordnung
Protokoll der Sitzung vom 10. September
Zu TOP 4: zwei Angebote für die Sanierung der Plätze 3 und 4 – bitte vorher lesen, wir sollen darüber beschließen.
Wer verhindert ist, gibt mir bitte bis Montag, 9. November, Bescheid, damit wir sehen, ob wir beschlussfähig sind.
Sportliche Grüße, Herbert Mayr (Obmann)
Damit die Erinnerung wirklich hilft.
- Erinnerung ohne Link oder Ort
- Unterlagen erst am Abend vor der Sitzung
- Mehrfache Erinnerungen an dieselben Personen
- Kein Hinweis, was vorbereitet werden soll
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Wann sollte man an ein Meeting erinnern?
Bei externen Terminen meist am Vortag, bei Sitzungen mit Unterlagen etwa eine Woche vorher. Für interne Meetings genügt oft die automatische Kalendererinnerung – eine Mail lohnt sich, wenn vorbereitet werden muss.
Ist eine Erinnerung unhöflich?
Nein, wenn sie nützliche Informationen enthält. Eine Erinnerung mit Zugang und Ablauf wird als Service wahrgenommen, eine bloße Mahnung eher nicht.
Was ist der Unterschied zur Erinnerung nach dem Meeting?
Diese Mails gehen vor dem Termin raus. Wer nach dem Meeting an offene Aufgaben erinnern will, findet eine passende Variante in der Follow-up-Mail.
Kann ich die Erinnerung automatisch verschicken?
Viele Kalender- und Buchungsprogramme können das. noteit verschickt keine Mails – es kümmert sich um die Mitschrift, wenn der Termin dann stattfindet.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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