Abteilungsbesprechung: Protokoll zwischen Geschäftsleitung und Teams.
Die Abteilungsbesprechung sitzt zwischen zwei Ebenen: Sie trägt Entscheidungen der Geschäftsleitung in die Teams und sammelt, was aus den Teams nach oben muss. Die Vorlage hat für beide Richtungen einen festen Platz – und einen dritten für die Schnittstellen zu anderen Abteilungen, an denen es meistens hakt.
ABTEILUNGSBESPRECHUNG RAHMEN Abteilung: … Datum: … Uhrzeit: … Ort / Tool: … Leitung: … Protokoll: … Dabei: … Entschuldigt: … AUS DER GESCHÄFTSLEITUNG - … (gilt ab …, betrifft: …) - … (weitergeben an die Teams bis: …) KENNZAHLEN DER ABTEILUNG Team …: … (Ziel: …, Vormonat: …) Team …: … (Ziel: …, Vormonat: …) Auffällig / Maßnahme: … BERICHTE DER TEAMS (je zwei Minuten) Team …: … Team …: … SCHNITTSTELLEN ZU ANDEREN ABTEILUNGEN Mit …: Problem … – klärt … mit … bis … ENTSCHEIDUNGEN IN DER ABTEILUNG - … AN DIE GESCHÄFTSLEITUNG - Thema: … – Bitte um: [ ] Info [ ] Entscheidung [ ] Ressourcen – bringt ein: … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann NÄCHSTE ABTEILUNGSBESPRECHUNG …
- Regelmäßige Runde der Abteilungsleitung mit ihren Teamleitungen
- Besprechung einer ganzen Abteilung mit 10 bis 30 Personen
- Wenn Informationen der Geschäftsleitung zuverlässig in allen Teams ankommen sollen
- Wenn es zwischen Abteilungen regelmäßig Reibung gibt, etwa zwischen Vertrieb und Technik
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Monatsrunde im Kundendienst.
Erfunden: Der Kundendienst eines Haustechnik-Betriebs mit drei Teams – Notdienst, Wartung, Innendienst. Die Leiterin bespricht sich einmal im Monat mit den Teamleitungen, das Protokoll geht danach an alle 22 Leute der Abteilung.
Dienstag, 20. Oktober, 7:30–8:30 · Besprechungsraum 1
Leitung: Andrea Reiter · Protokoll: Stefan Wimmer · Dabei: Teamleitungen Notdienst (Stefan Wimmer), Wartung (Gerhard Mayr), Innendienst (Nina Pichler)
Ab 1. November werden alle Einsätze nur noch über die Monteur-App abgeschlossen, keine Papier-Arbeitsscheine mehr. Teamleitungen informieren ihre Leute bis 28. Oktober.
Neue Kollegin im Innendienst ab 2. November: Sarah Gruber.
Notdienst: Ankunft im Schnitt nach 2 Std. 10 Min. (Ziel: unter 2 Std.)
Wartung: 94 von 110 geplanten Thermenwartungen erledigt
Innendienst: 31 offene Rückrufe am Monatsende (Vormonat: 48)
Auffällig: Der Notdienst ist an Montagen deutlich langsamer – dort häufen sich Einsätze vom Wochenende.
Mit dem Lager: Ersatzteile für ältere Gasthermen fehlen oft – Gerhard Mayr klärt mit Lagerleiter Huber einen Mindestbestand, bis 30. Oktober.
Mit dem Vertrieb: Kund:innen bekommen Wartungsverträge zugesagt, die im System nicht angelegt sind – Andrea Reiter bringt es in die Vertriebsrunde ein.
Montags startet ein zweiter Notdienst-Monteur um 6:30 statt 8:00, zunächst bis Jahresende.
Tablets für die zwei Monteure ohne Diensthandy, damit die App-Pflicht ab November funktioniert – Bitte um Entscheidung, bringt ein: Andrea Reiter.
Stefan Wimmer stellt den Montagsplan für November um – bis 27. Oktober.
Nina Pichler bereitet den Einarbeitungsplan für Sarah Gruber vor – bis 30. Oktober.
Dienstag, 17. November, 7:30
So kommt die Information in beide Richtungen an.
- Infos der Geschäftsleitung werden vorgelesen, aber nicht an die Teams weitergegeben
- Teamberichte ohne Zeitlimit füllen die ganze Stunde
- Kennzahlen ohne Ziel oder Vergleich – niemand weiß, ob sie gut sind
- Schnittstellenprobleme tauchen Monat für Monat wieder auf
- Das Protokoll erreicht nur die Teamleitungen, nicht die Abteilung
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Abteilungsbesprechung und Teambesprechung?
Die Teambesprechung organisiert die Arbeit in einem Team. Die Abteilungsbesprechung verbindet mehrere Teams mit der Geschäftsleitung und mit anderen Abteilungen – es geht mehr um Kennzahlen, Schnittstellen und Eskalationen.
Wie oft sollte eine Abteilungsbesprechung stattfinden?
Meist alle zwei bis vier Wochen, oft im Takt der Geschäftsleitungssitzung – idealerweise ein paar Tage danach, damit die Informationen frisch sind.
Wer bekommt das Protokoll?
Alle Mitarbeitenden der Abteilung, nicht nur die Teamleitungen. Personalthemen oder vertrauliche Zahlen bleiben in einer internen Fassung für die Leitungsrunde.
Kann noteit die Abteilungsbesprechung protokollieren?
Ja, wenn sie online oder hybrid stattfindet: noteit schreibt mit und liefert Entscheidungen und To-dos. Bei vielen Stimmen ist die Zuordnung der Namen weniger zuverlässig – lies sie kurz gegen, bevor das Protokoll rausgeht.
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