Gedächtnisprotokoll: Vorlage für das, was niemand mitgeschrieben hat.
Ein Gedächtnisprotokoll schreibst du nach einem Gespräch, in dem keiner mitgeschrieben hat – aus der Erinnerung, so bald wie möglich. Die Vorlage hilft dir, Gesichertes, Wörtliches und Unsicheres auseinanderzuhalten.
GEDÄCHTNISPROTOKOLL ZEITPUNKTE Gespräch / Ereignis am: … von … bis … Uhr Ort: … Aufgeschrieben am: … um … Uhr (Abstand zum Ereignis: …) Grundlage: [ ] nur Erinnerung [ ] Stichworte während des Gesprächs [ ] Stichworte direkt danach ANWESENDE - … (Funktion / Beziehung zu mir) - … Hat jemand mitgehört oder kam später dazu? … ANLASS Wie kam es zum Gespräch, wer hat es angesetzt? … ABLAUF (in zeitlicher Reihenfolge) 1. … sagt / fragt … 2. Ich antworte … 3. … WÖRTLICH IN ERINNERUNG … sagte: „…“ (Nur Sätze, an deren Wortlaut du dich sicher erinnerst.) ZUSAGEN UND ABSPRACHEN - … hat zugesagt / angekündigt, dass … bis … - Ich habe zugesagt, dass … UNSICHER / NICHT MEHR GENAU ERINNERLICH - … BELEGE UND ZEUG:INNEN - … (Mails, Nachrichten, Fotos, Personen, die etwas bestätigen können) ERSTELLT Ort, Datum: … Unterschrift: …
- Nach einem Personal- oder Vorgesetztengespräch mit mündlichen Zusagen
- Nach einem Gespräch mit Vermieter:in, Handwerker:in oder Behörde ohne schriftliche Bestätigung
- Nach einem Vorfall, Unfall oder Streit, den du später nachvollziehen musst
- Nach einer mündlichen Prüfung, wenn du Fragen und Ablauf festhalten willst
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Eine Versetzung, die nur mündlich angekündigt wurde.
Erfundenes Beispiel: Eine Filialmitarbeiterin wird überraschend zum Gespräch gebeten und schreibt am selben Abend auf, was ihr gesagt wurde.
Gespräch am 9. Oktober, ca. 14:10–14:35, Büro Filiale Wels
Aufgeschrieben am 9. Oktober, 19:30 – aus der Erinnerung, ohne Notizen während des Gesprächs
Herbert Kogler (Bereichsleiter), Sandra Huber (ich). Filialleiterin Petra Wieser war die ersten fünf Minuten dabei, dann im Verkauf.
1. Herr Kogler teilt mit, dass die Filiale Wels ab Jänner/Januar eine Stelle im Verkauf einspart.
2. Er bietet mir eine Stelle in der Filiale Linz-Urfahr an, gleiche Stundenzahl, Beginn 7. Jänner/Januar.
3. Ich frage nach dem längeren Arbeitsweg (ca. 35 Minuten mehr pro Strecke).
4. Er sagt, die Fahrtkosten würden für das erste Jahr übernommen, Details regle die Personalabteilung.
5. Ich bitte um Bedenkzeit. Er sagt, bis Ende Oktober sei das kein Problem.
Herr Kogler: „Die Fahrtkosten übernehmen wir, da müssen Sie sich keine Sorgen machen.“
Ob „erstes Jahr“ oder „erste Monate“ gesagt wurde, weiß ich nicht mehr sicher – eher „erstes Jahr“.
Ob die Stundenzahl ausdrücklich gleich bleibt oder ich das nur angenommen habe.
Einladung zum Gespräch per Mail vom 8. Oktober; Petra Wieser kann den Anfang bestätigen.
Mail an Herrn Kogler mit Bitte um schriftliche Bestätigung am 10. Oktober geschickt.
Wels, 9. Oktober · Sandra Huber
Damit dein Gedächtnisprotokoll etwas taugt.
- Erst Wochen später geschrieben, ohne das Datum der Niederschrift zu nennen
- Eigene Deutung steht da, als wäre sie gesagt worden
- Sinngemäßes in Anführungszeichen gesetzt
- Keine Angabe, wer sonst dabei war oder etwas bestätigen kann
- Statt eines Protokolls das Gespräch heimlich aufgenommen
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Was ist ein Gedächtnisprotokoll?
Eine nachträgliche Niederschrift aus der Erinnerung, wenn während eines Gesprächs oder Ereignisses niemand mitgeschrieben hat. Sie hält fest, wer wann was gesagt hat – möglichst zeitnah und mit dem Datum der Niederschrift.
Ist ein Gedächtnisprotokoll vor Gericht etwas wert?
Es ist eine einseitige Aufzeichnung und ersetzt keine unterschriebene Vereinbarung. Zeitnah, detailliert und ehrlich bei Unsicherheiten geschrieben, kann es aber helfen, sich später genau zu erinnern; wie es gewürdigt wird, entscheidet im Einzelfall das Gericht. Für deinen Fall frag eine Fachperson oder deine Interessenvertretung.
Darf ich das Gespräch nicht einfach heimlich aufnehmen?
Nein, davon ist dringend abzuraten: Heimliche Aufnahmen können in Österreich nach § 120 StGB und in Deutschland nach § 201 StGB strafbar sein. Wenn du aufnehmen willst, frag vorher offen, ob alle einverstanden sind – mehr im Ratgeber.
Muss ich ein Gedächtnisprotokoll unterschreiben?
Vorgeschrieben ist das nicht. Datum und Unterschrift zeigen aber, wer es wann verfasst hat – und dass es nicht nachträglich zusammengestellt wurde.
Was ist der Unterschied zur Gesprächsnotiz?
Eine Gesprächsnotiz schreibst du meist während oder direkt nach einem geplanten Gespräch. Das Gedächtnisprotokoll entsteht ohne Mitschrift aus der Erinnerung und muss deshalb offenlegen, wie viel Zeit vergangen ist und wo es unsicher ist.
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