Workshop-Protokoll: Vorlage, die Ergebnisse festhält.
Nach einem Workshop hängen Flipcharts voller Klebezettel – und eine Woche später weiß niemand mehr, was daraus folgt. Diese Vorlage übersetzt jede Arbeitsphase in Ergebnisse, Entscheidungen und nächste Schritte.
WORKSHOP-PROTOKOLL RAHMENDATEN Workshop: … Datum / Dauer / Ort: … Moderation: … Teilnehmende: … Protokoll: … ZIEL Wozu dieser Workshop: … Am Ende soll vorliegen: … ABLAUF Phase 1: … (Methode: …) Phase 2: … (Methode: …) Phase 3: … (Methode: …) ERGEBNISSE JE PHASE Phase 1 – Ergebnis in einem Satz: … Wichtigste Punkte / Cluster: … Phase 2 – Ergebnis in einem Satz: … Wichtigste Punkte / Cluster: … PRIORISIERUNG Idee / Thema – Punkte oder Bewertung – weiterverfolgen: ja / nein … – … – … ENTSCHEIDUNGEN - … PARKPLATZ (NICHT BEHANDELT) - … → wird geklärt in / von: … NÄCHSTE SCHRITTE [ ] Aufgabe – wer – bis wann [ ] Aufgabe – wer – bis wann FOTOPROTOKOLL / ANHÄNGE Flipchart / Board: … (Datei: …) RÜCKMELDUNG ZUM WORKSHOP Hat geholfen: … Ändern wir beim nächsten Mal: …
- Ideen- und Strategieworkshops
- Prozess-Workshops, in denen Abläufe neu aufgesetzt werden
- Workshops mit Kund:innen in Agentur und Beratung
- Team-Klausuren über einen halben oder ganzen Tag
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Drei Stunden, eine Seite.
Erfundenes Beispiel: Eine Bäckerei mit vier Filialen sucht einen neuen Ablauf für die täglichen Bestellungen an die Backstube.
1. Oktober, 13:00–16:00 · Backstube, Besprechungsraum
Moderation: Sandra Lehner · Filialleitungen, Backstube, Büro · Protokoll: Jakob Hofer
Am Ende steht ein Bestellablauf, den alle vier Filialen ab November testen.
Ist-Ablauf: Bestellungen kommen per Anruf, SMS und Zettel – oft erst nach 18 Uhr.
Probleme (Punktabfrage): späte Bestellungen 11 Punkte, Tippfehler bei Mengen 7, Sonderwünsche gehen unter 5.
Soll-Ablauf: eine gemeinsame Bestellliste pro Filiale, Schluss um 17 Uhr, Sonderwünsche in eigener Spalte.
Bestellschluss 17 Uhr, ab dann gilt die Vortagesmenge.
Testphase vier Wochen, danach Rückblick.
Wochenend-Bestellungen anders regeln? → Teambesprechung Backstube, 20. Oktober
Jakob Hofer baut die Bestellliste – bis 15. Oktober.
Filialleitungen üben je einen Probedurchlauf – bis 29. Oktober, Rückmeldung an Jakob.
Vom Klebezettel zum Ergebnis.
- Nur Flipchart-Fotos verschickt, ohne Zusammenfassung
- Jeder einzelne Klebezettel abgetippt – das Wichtige geht unter
- Keine Verantwortlichen für die Umsetzung
- Parkplatz-Themen nie wieder aufgegriffen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in ein Workshop-Protokoll?
Ziel, Ablauf, die Ergebnisse jeder Arbeitsphase, Entscheidungen, offene Themen und die nächsten Schritte mit Verantwortlichen. Fotos der Flipcharts kommen als Anhang dazu.
Reicht ein Fotoprotokoll?
Als Anhang ja, als Protokoll nein. Fotos zeigen, was gesammelt wurde, aber nicht, was daraus folgt – das muss jemand in Sätzen festhalten.
Wie schnell sollte das Workshop-Protokoll verschickt werden?
Idealerweise innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen. Danach erinnern sich die Teilnehmenden kaum noch an die Details, und Korrekturen kommen nicht mehr.
Wie protokolliere ich einen Online-Workshop?
Ergebnisse vom digitalen Whiteboard exportierst du als Bild oder PDF. Für die Gesprächsteile über Teams oder Zoom kann noteit mitschreiben und Entscheidungen sowie To-dos zusammenfassen – sofern alle einverstanden sind.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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