Wochenmeeting: Vorlage für das Weekly zum Wochenstart.
Das Wochenmeeting richtet ein Team für die nächsten fünf Arbeitstage aus: Was hat letzte Woche geklappt, was hat diese Woche Vorrang, wer ist wann nicht da und wo hängt es? Die Vorlage dient als Agenda und Protokoll zugleich und passt auf eine Seite.
WOCHENMEETING RAHMEN Kalenderwoche: … Datum: … Dauer: … Minuten Ort / Tool: … Dabei: … Moderation: … Protokoll: … AUFGABEN AUS DER LETZTEN WOCHE [x] erledigt: … [ ] offen: … – wer – neue Frist: … RÜCKBLICK IN ZAHLEN Kennzahl 1: … (Vorwoche: …) Kennzahl 2: … (Vorwoche: …) Auffällig: … PRIORITÄTEN DIESER WOCHE (höchstens drei pro Person) …: 1. … 2. … 3. … …: 1. … 2. … 3. … WOCHENKALENDER Abwesend: … (Urlaub / krank / Außentermin) Wichtige Termine: … Fristen und Abgaben: … BLOCKER UND ABSTIMMUNGSBEDARF - … braucht von … : … (Klärung bis …) KURZ ENTSCHIEDEN - … NEUE AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann NÄCHSTES WOCHENMEETING …
- Teams, die sich einmal pro Woche abstimmen – im Büro, remote oder hybrid
- Kleine Firmen, in denen Chefin und Team gemeinsam die Woche planen
- Wenn Prioritäten unklar sind und alle an zu vielen Dingen gleichzeitig arbeiten
- Als Ersatz für viele kleine Einzelabsprachen unter der Woche
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Montag, 9 Uhr, 25 Minuten.
Erfunden: ein Fotostudio mit vier Leuten plant die Woche vor einer großen Hochzeitssaison-Abgabe. Das Protokoll ist in zwei Minuten gelesen – auch von der Kollegin, die erst Dienstag zurück ist.
Montag, 12. Oktober, 9:00–9:25 · Besprechungstisch im Studio
Dabei: Sandra Leitner, Tobias Huber, Mira Aigner · fehlt: Julia Berger (Urlaub bis Montag) · Protokoll: Mira
Erledigt: Galerie Hochzeit Wimmer ausgeliefert, neue Preisliste online.
Offen: Angebot Firmenportraits Tischlerei Pichler – Sandra, neue Frist Mittwoch.
Offene Bildbearbeitungen: 6 Aufträge (Vorwoche: 9)
Neue Anfragen: 4, davon 2 Hochzeiten für nächsten Sommer
Auffällig: Zwei Anfragen kamen über die neue Preisliste.
Sandra: 1. Angebot Pichler 2. Vorgespräch Hochzeit Gruber 3. Kalender für Dezember freigeben
Tobias: 1. Bearbeitung Hochzeit Reiter fertig 2. Studio-Shooting Donnerstag vorbereiten
Mira: 1. Anfragen beantworten 2. Fotobücher Wimmer bestellen 3. Social-Media-Posts für zwei Wochen
Julia ab Montag, 19. Oktober wieder da.
Donnerstag 10–14 Uhr Studio belegt (Shooting Firma Brunner).
Freitag: Abgabe Bildauswahl an Familie Reiter.
Tobias braucht die Freigabe der Bildauswahl von Familie Reiter, sonst verschiebt sich Freitag. Mira ruft heute an.
Neue Hochzeitsanfragen für 2027 werden ab sofort mit Anzahlung bestätigt.
Mira ruft Familie Reiter wegen der Bildauswahl an – heute.
Sandra ergänzt die Anzahlung in den Vertragsvorlagen – bis Freitag.
Montag, 19. Oktober, 9:00 – Moderation Tobias
Damit das Weekly nicht zum Rapport wird.
- Jede Person zählt alles auf, was sie letzte Woche gemacht hat
- Aufgaben vom Vormonat werden nie abgehakt oder gestrichen
- Grundsatzdiskussionen sprengen den Zeitrahmen
- Wer fehlt, erfährt die Prioritäten nur zufällig
- Blocker werden genannt, aber niemand kümmert sich darum
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Wochenmeeting, Jour fixe und Teambesprechung?
Das Wochenmeeting plant die kommende Woche: Prioritäten, Kalender, Blocker. Der Jour fixe ist ein fester Abstimmungstermin, oft zu zweit oder im Projekt, der an den offenen Punkten vom letzten Mal anknüpft. Die Teambesprechung transportiert vor allem Informationen der Leitung und Organisatorisches.
Wie lange sollte ein Wochenmeeting dauern?
Für ein Team bis etwa acht Personen reichen 20 bis 30 Minuten. Wird es regelmäßig länger, landen dort Themen, die einen eigenen Termin brauchen.
Montag oder Freitag – wann ist das Weekly am besten?
Montags, wenn die Woche geplant werden soll, freitags, wenn Rückblick und Übergabe wichtiger sind. Viele Teams fahren mit Montagvormittag gut, aber nicht in der ersten Stunde, damit alle ihre Mails schon gesehen haben.
Braucht ein Wochenmeeting überhaupt ein Protokoll?
Ein kurzes, ja: Prioritäten, Blocker und neue Aufgaben. Sonst wissen Abwesende nicht, was gilt, und nächste Woche beginnt die Diskussion von vorn.
Kann noteit das Weekly mitschreiben?
Wenn ihr euch online oder hybrid trefft, ja: noteit schreibt mit und liefert Entscheidungen und To-dos mit Verantwortlichen. Prioritäten und Kennzahlen prüfst du kurz und ergänzt sie bei Bedarf.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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