Backlog Refinement: Vorlage, damit das Planning nicht stockt.
Im Refinement werden Einträge im Product Backlog so lange geklärt, zerlegt und geschätzt, bis das Team sie in einem Sprint umsetzen kann. Die Vorlage hält pro Item fest, wie weit es ist – und wer die offenen Fragen bis wann beantwortet.
BACKLOG REFINEMENT RAHMENDATEN Team / Produkt: … Datum / Tool: … Teilnehmende: … Fachleute für einzelne Items: … ZIEL DIESES TERMINS Items für die nächsten … Sprints vorbereiten, Schwerpunkt: … BEARBEITETE ITEMS ID – Titel – Ergebnis – Schätzung … – … – [ ] bereit [ ] Fragen offen [ ] zerlegt [ ] verworfen – … … – … – [ ] bereit [ ] Fragen offen [ ] zerlegt [ ] verworfen – … ZERLEGT IN … → …, …, … AKZEPTANZKRITERIEN ERGÄNZT Item …: … OFFENE FRAGEN Frage – zu Item – wer klärt – bis wann … – … – … – … REIHENFOLGE (Product Owner) Geändert: … Aus dem Backlog entfernt: … (Grund: …) BEREIT FÜRS NÄCHSTE SPRINT PLANNING Items: … Summe der Schätzungen: … · Velocity zum Vergleich: …
- Fester Refinement-Termin, etwa einmal pro Woche oder Mitte des Sprints
- Wenn das Sprint Planning regelmäßig an unklaren Items hängen bleibt
- Vor dem Start eines neuen Epics oder einer größeren Funktion
- Wenn ein Fachbereich neue Wünsche eingebracht hat, die noch niemand versteht
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Fünf Items, drei Ergebnisse, eine Frage an den Datenschutz.
Erfundenes Beispiel: Ein Software-Team entwickelt eine Terminbuchung für Physiotherapie-Praxen. Im Refinement sitzt eine Praxisinhaberin als Fachfrau dabei.
Mittwoch, 10:00–11:00 · Google Meet
Sandra Kogler (Product Owner), vier Developers · zu Gast: Theresa Mayr (Physiotherapie Mayr) für PP-201 und PP-205
Sprint 19 und 20 vorbereiten, Schwerpunkt: weniger versäumte Termine.
PP-201 Terminerinnerung für Patient:innen – zerlegt (zu groß für einen Sprint)
PP-205 Warteliste für kurzfristig frei werdende Termine – Fragen offen
PP-210 Export der Termine für die Abrechnung – bereit, 5 Punkte
PP-212 Praxis kann Erinnerungstext selbst ändern – bereit, 3 Punkte
PP-188 dunkles Design für die Praxis-Ansicht – verworfen
PP-201 → PP-214 Erinnerung per E-Mail 24 Stunden vorher (5), PP-215 Erinnerung per SMS (8), PP-216 Patient:in kann aus der Erinnerung absagen (5)
Braucht die Warteliste eine eigene Einwilligung der Patient:innen? – PP-205 – Sandra Kogler mit der Datenschutzberatung – bis 12. November
Welcher SMS-Anbieter, was kostet eine Nachricht? – PP-215 – Elias Brandl – bis 12. November
PP-214 und PP-216 vor PP-210: Laut Theresa Mayr kosten versäumte Termine die Praxen mehr als der händische Export.
PP-188 entfernt – seit einem Jahr kein einziger Wunsch von Praxen.
PP-214, PP-216, PP-212, PP-210 · Summe 18 Punkte · Velocity zuletzt rund 22
Was ein gutes Refinement ausmacht.
- Refinement wird zur zweiten Planning-Runde mit Aufgabenverteilung
- Nur der Product Owner spricht, das Team nickt
- Schätzung wird als Zusage verstanden
- Offene Fragen ohne Verantwortliche und Frist
- Riesige Items werden durchgewunken, weil die Zeit knapp ist
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Ist Backlog Refinement ein Scrum-Event?
Nein. Der Scrum Guide 2020 beschreibt Refinement als laufende Tätigkeit, nicht als eigenes Event. Viele Teams legen trotzdem einen festen Termin dafür fest, weil es sonst untergeht.
Wie viel Zeit sollte ins Refinement gehen?
Der aktuelle Scrum Guide nennt keinen Wert. Viele Teams planen ein bis zwei Stunden pro Woche – entscheidend ist, dass das Sprint Planning nicht an unklaren Items hängt.
Was ist der Unterschied zwischen Refinement und Sprint Planning?
Im Refinement werden Items vorbereitet: geklärt, zerlegt, geschätzt. Im Sprint Planning wählt das Team aus den vorbereiteten Items aus und legt das Sprint-Ziel fest.
Was ist eine Definition of Ready?
Eine teaminterne Checkliste, wann ein Item bereit für einen Sprint ist, etwa „Akzeptanzkriterien vorhanden, geschätzt, keine offene Abhängigkeit“. Sie steht nicht im Scrum Guide und ist optional.
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