Terminbestätigung per E-Mail: vier Mustertexte, die Rückfragen ersparen.
Eine Terminbestätigung soll nicht nur Datum und Uhrzeit wiederholen. Sie sagt, worum es geht, was der Kunde vorbereiten oder mitbringen soll und was zu tun ist, wenn etwas dazwischenkommt. Dann beginnt der Termin pünktlich und mit den richtigen Unterlagen auf dem Tisch.
E-MAILS ZUR TERMINBESTÄTIGUNG VARIANTE 1 – VIDEO-CALL Betreff: Bestätigung: … am …, … Uhr (Video-Call) Guten Tag Frau / Herr …, danke für die Terminvereinbarung. Hier die Eckdaten: Datum und Uhrzeit: …, … bis … Uhr Link: … Teilnehmende: … Was wir besprechen wollen: 1. … 2. … Falls es bei Ihnen technisch hakt, erreichen Sie mich unter … . Freundliche Grüße … VARIANTE 2 – BESUCH BEIM KUNDEN Betreff: Mein Besuch bei Ihnen am …, … Uhr Guten Tag Frau / Herr …, gern bestätige ich meinen Besuch am … um … Uhr bei Ihnen in … . Ich plane etwa … Minuten ein. Damit wir die Zeit gut nutzen: Es wäre hilfreich, wenn … (Person / Raum / Unterlagen / Zugang) bereit ist. Sollte sich bei Ihnen etwas ändern, erreichen Sie mich unter … . Freundliche Grüße … VARIANTE 3 – TERMIN BEI UNS Betreff: Ihr Termin bei uns am …, … Uhr – bitte mitbringen: … Guten Tag Frau / Herr …, wir freuen uns auf Ihren Besuch am … um … Uhr. Adresse: … Parken / Anfahrt: … Ihre Ansprechperson: … Bitte bringen Sie mit: - … - … Wenn Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte bis … unter … ab. Freundliche Grüße … VARIANTE 4 – VERSCHIEBUNG BESTÄTIGEN Betreff: Neuer Termin: … am … (statt …) Guten Tag Frau / Herr …, wie besprochen verschieben wir unseren Termin. Neu gilt: …, … Uhr, … (Ort / Link) Der Termin am … entfällt. Alles andere bleibt wie vereinbart. Freundliche Grüße …
- Nach einer telefonischen Terminvereinbarung mit Kund:innen
- Bei Video-Calls, für die der Link und eine kurze Agenda gebraucht werden
- Bei Terminen in deinem Büro, zu denen Unterlagen mitgebracht werden müssen
- Wenn ein Termin verschoben wurde und alle das neue Datum sicher haben sollen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Variante 3, ausgefüllt.
Erfunden: Eine Steuerberatungskanzlei bestätigt einem Paar, das gerade einen kleinen Onlinehandel gegründet hat, das erste Beratungsgespräch.
Ihr Termin bei uns am 21. Oktober, 14 Uhr – bitte mitbringen: Gewerbeschein und Kontoauszüge
Guten Tag Frau Wagner, guten Tag Herr Wagner,
wir freuen uns auf Ihren Besuch am Mittwoch, 21. Oktober, um 14 Uhr. Wir planen eine Stunde ein.
Adresse: Hauptplatz 7, 2. Stock, Lift vorhanden · Parken in der Kurzparkzone oder in der Tiefgarage am Stadtplatz · Ansprechperson: Mag. Karin Huber
Gewerbeschein bzw. Gewerbeanmeldung
Kontoauszüge des Geschäftskontos seit der Gründung
Ihre Schätzung von Umsatz und Ausgaben für das erste Jahr – grobe Zahlen genügen
Wenn etwas dazwischenkommt, sagen Sie bitte bis Montag, 19. Oktober, telefonisch oder mit einer kurzen Antwort auf diese Mail ab.
Freundliche Grüße, Sabine Lang, Kanzleiassistenz
Damit der Termin stattfindet – und gut wird.
- Nur „Termin passt“ als Antwort, ohne Datum und Uhrzeit
- Video-Link fehlt oder kommt erst fünf Minuten vor Beginn
- Keine Angabe, welche Unterlagen gebraucht werden
- Bei Verschiebungen bleibt unklar, ob der alte Termin entfällt
- Datum und Wochentag passen nicht zusammen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in eine Terminbestätigung?
Datum mit Wochentag, Uhrzeit und Dauer, Ort oder Video-Link, die Teilnehmenden, kurz der Zweck des Termins, was vorzubereiten oder mitzubringen ist und wie man absagen kann.
Wie schnell sollte ich einen Termin bestätigen?
Am besten noch am selben Tag, solange das Telefonat frisch ist. Bei Terminen, die weit in der Zukunft liegen, hilft zusätzlich eine kurze Erinnerung ein, zwei Tage vorher.
Reicht eine Kalendereinladung als Terminbestätigung?
Für interne Termine oft ja. Bei Kund:innen ist eine Mail mit Mitbringliste und Ansprechperson besser, weil Einladungen je nach Programm unterschiedlich angezeigt werden.
Gibt es auch eine Vorlage für die Mail nach dem Termin?
Ja: Für einen kurzen Dank gibt es die Danke-Mail nach dem Kundengespräch, für Ergebnisse und Aufgaben die Follow-up-Mail.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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