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Urlaubsübergabe: Vorlage, damit du wirklich abschalten kannst.

Eine gute Urlaubsübergabe passt auf eine Seite und beantwortet die Fragen, die deine Vertretung sonst per Nachricht an den Strand schicken würde: Was läuft, was ist fällig, was darf sie selbst entscheiden – und was kann einfach warten.

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Urlaubsübergabe 
URLAUBSÜBERGABE

ABWESENHEIT
Wer: …
Abwesend von … bis … · zurück am: …
Vertretung: … (für Thema …) / … (für Thema …)
Rückübergabe am: …

LAUFENDE THEMEN
Thema | Stand | nächster Schritt | bis wann | Unterlagen unter
… | … | … | … | …

FRISTEN UND TERMINE WÄHREND DER ABWESENHEIT
- Datum: … – was: … – übernimmt: …
- Termine, die abgesagt oder verschoben sind: …

WAS DIE VERTRETUNG ENTSCHEIDEN DARF
Selbst entscheiden: …
Nur nach Rücksprache mit: …
Darf bis zu meiner Rückkehr warten: …

WICHTIGE KONTAKTE
Name | wofür | Hinweis
… | … | …

POSTFACH UND ERREICHBARKEIT
Abwesenheitsnotiz aktiv ab: … · Text: …
Weiterleitung: [ ] keine [ ] an … für …
Erreichbar im Urlaub: [ ] nein [ ] nur im Notfall über … – Notfall heißt: …
Wann du sie brauchst
  • Vor jedem Urlaub ab etwa einer Woche
  • Vor Weiterbildung, Kur oder geplanter Abwesenheit
  • Wenn mehrere Kolleg:innen gleichzeitig weg sind, etwa im Sommer oder zwischen den Feiertagen
  • Als Rückübergabe nach dem Urlaub – dieselbe Liste, umgekehrt
Lieber gar nicht mehr tippen?

noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.

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Ausgefülltes Beispiel

Zwei Wochen, eine Seite.

Erfundenes Beispiel aus einer Social-Media-Agentur. Die Projektleiterin ist zwei Wochen im Urlaub, zwei Kolleg:innen teilen sich die Vertretung. Erreichbar ist sie nicht – und das steht so auch drin.

Urlaubsübergabe · Sarah Wallner · 3. bis 14. August
Abwesenheit

Zurück am 17. August · Vertretung: Tobias Reiter (Kunde Möbel Haas, Sporthaus Kogler), Lisa Brandstätter (Tourismusverband) · Rückübergabe 17. August, 9:30

Laufende Themen

Möbel Haas: Herbstkampagne, 6 von 10 Posts freigegeben – restliche 4 am 6. August zur Freigabe schicken. Unterlagen: Kunden/Haas/Herbst.

Sporthaus Kogler: Influencer-Kooperation, Vertrag liegt beim Kunden – nur nachfassen, wenn bis 11. August keine Antwort.

Tourismusverband: Sommerreels laufen, wöchentlicher Report am Montag (Vorlage im Ordner Reports).

Fristen

7. August: Monatsrechnung Möbel Haas an die Buchhaltung – übernimmt Tobias.

12. August: Call mit Tourismusverband zur Wintersaison – auf 19. August verschoben, Kunde informiert.

Entscheidungsspielraum

Selbst entscheiden: Textänderungen an Posts, Verschieben einzelner Posts um bis zu drei Tage.

Nur mit Geschäftsführung (Claudia Lindner): alles, was das Budget betrifft.

Darf warten: Angebot für das neue Content-Paket Sporthaus Kogler.

Kontakte

Frau Haas – gibt nur per Mail frei, nie am Telefon.

Herr Kogler junior – ab 16:00 schwer erreichbar, besser vormittags.

Postfach und Erreichbarkeit

Abwesenheitsnotiz ab 31. Juli, 18:00, mit Verweis auf Tobias und Lisa.

Keine Weiterleitung. Im Urlaub nicht erreichbar.

Tipps

Damit die Vertretung nicht anrufen muss.

Zwei Tage vorher, nicht am letzten AbendÜbergib spätestens zwei Arbeitstage vor dem Urlaub. Dann bleibt Zeit für Rückfragen, und am letzten Tag erledigst du nur noch, was wirklich fertig werden muss.
Nächster Schritt statt Stand„In Arbeit“ hilft niemandem. Schreib zu jedem Thema, was die Vertretung konkret als Nächstes tun soll – oder ausdrücklich, dass sie nichts tun muss.
Entscheidungen vorab freigebenDie häufigste Urlaubsstörung ist die Frage „Darf ich das selbst entscheiden?“. Leg vorher fest, was die Vertretung allein entscheidet und was warten kann.
Erreichbarkeit ehrlich regelnUrlaub dient der Erholung. Wenn du nicht erreichbar bist, schreib das so hin. Wenn es eine Notfallregel gibt, definiere, was ein Notfall ist – sonst ist alles einer.
Abwesenheitsnotiz mit NamenNenne in der Notiz, an wen man sich wofür wenden kann, und das Datum deiner Rückkehr. „Ich bin bis … nicht im Büro“ allein lässt die Absender:innen ratlos zurück.
Rückübergabe einplanenBlocke dir am ersten Tag nach dem Urlaub eine halbe Stunde mit der Vertretung. Geht die Liste gemeinsam durch – das ist schneller als 200 Mails nachzulesen.
Typische Fehler
  • Übergabe per Zuruf am letzten Nachmittag
  • Stand statt nächster Schritt: „läuft“, „in Arbeit“, „bei Kunde“
  • Kein Entscheidungsspielraum geklärt – die Vertretung wartet oder ruft an
  • Fristen während der Abwesenheit übersehen
  • Keine Rückübergabe – Ergebnisse der Vertretung gehen unter

Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.

Häufige Fragen
Was gehört in eine Urlaubsübergabe?

Abwesenheitszeitraum, Vertretung, laufende Themen mit nächstem Schritt, Fristen in der Abwesenheit, Entscheidungsspielraum, wichtige Kontakte und die Regelung für Postfach und Erreichbarkeit.

Muss ich im Urlaub erreichbar sein?

In der Regel nicht – der Urlaub dient der Erholung. Abweichende Vereinbarungen sind heikel und sollten die Ausnahme sein; im Zweifel klärt das deine Interessenvertretung oder HR.

Wie lang sollte eine Urlaubsübergabe sein?

So kurz wie möglich – meist reicht eine Seite. Längere Erklärungen gehören in Anleitungen im Ablagesystem, auf die du nur verweist.

Brauche ich nach dem Urlaub eine Rückübergabe?

Ja, kurz. Die Vertretung erzählt, was erledigt ist, was neu dazugekommen ist und wo sie etwas zugesagt hat. Dieselbe Liste hilft dabei.

Weitere Vorlagen und Ratgeber
VorlageVorlage: Übergabeprotokoll bei JobwechselLesen VorlageVorlage: Offene-Punkte-ListeLesen VorlageVorlage: To-do-Liste / MaßnahmenplanLesen

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