Onboarding-Call: Vorlage für die ersten 90 Tage mit neuen Kunden.
Der Vertrag ist unterschrieben, jetzt zählt der Start. Im Onboarding-Call klärst du, was der Kunde erreichen will, wer auf beiden Seiten zuständig ist und welche Zugänge und Unterlagen du bis wann brauchst.
ONBOARDING-CALL KUNDE UND VERTRAG Firma: … Leistung / Paket: … Vertragsbeginn: … Übergabe vom Vertrieb durch: … (Notizen gelesen [ ]) TEILNEHMENDE Kunde: … Wir: … ZIELE DES KUNDEN Warum hat er sich für uns entschieden? … Was soll in 90 Tagen besser sein? … Woran messen wir das? … ANSPRECHPARTNER Kunde – Entscheidungen: … (E-Mail, Telefon) Kunde – fachlich / täglich: … Kunde – Rechnungen: … Wir – Betreuung: … Wir – bei Problemen / Eskalation: … ZUGÄNGE UND UNTERLAGEN [ ] Zugang zu … – von wem – bis wann [ ] Unterlage … – von wem – bis wann Übergabe von Passwörtern: nur über … (nicht per Mail, nicht ins Protokoll) ERSTE MEILENSTEINE Nach 30 Tagen: … Nach 60 Tagen: … Nach 90 Tagen: … ZUSAMMENARBEIT Kanal für Anfragen: … Reaktionszeit: … Regeltermin: … Nächster Check-in: … OFFENE FRAGEN - … (klärt: …) NÄCHSTE SCHRITTE [ ] … – wer – bis wann
- Erster Termin nach Vertragsabschluss
- Übergabe eines Kunden vom Vertrieb an die Betreuung
- Start eines laufenden Betreuungs- oder Wartungsvertrags
- Einführung einer Software oder Dienstleistung beim Kunden
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Ein Onboarding, nach dem jeder weiß, was zu tun ist.
Namen und Firmen sind erfunden: Ein IT-Dienstleister übernimmt die laufende Betreuung einer Anwaltskanzlei mit zwölf Arbeitsplätzen.
Kanzlei Hartl, 12 Arbeitsplätze · Betreuungsvertrag ab 1. November · Übergabe vom Vertrieb: Oliver Prem
27. Oktober, 50 Minuten, Teams · Dr. Johanna Hartl, Stefan Danner (Kanzleileitung) · Nadine Kurz, Oliver Prem
Gewechselt, weil der bisherige Betreuer bei Ausfällen oft erst am nächsten Tag erreichbar war.
In 90 Tagen: tägliche Datensicherung, die nachweislich funktioniert, und keine Ausfälle länger als einen halben Tag.
Entscheidungen: Dr. Johanna Hartl · täglich und Rechnungen: Stefan Danner
Wir: Nadine Kurz (Betreuung) · Eskalation: Oliver Prem
Stefan Danner lädt Nadine Kurz als Administratorin in das Mailsystem ein – bis 30. Oktober.
Stefan Danner schickt die Geräteliste und die Verträge mit dem Internetanbieter – bis 30. Oktober.
Zugangsdaten zur Firewall übergibt der bisherige Betreuer direkt über den Passwortmanager, nicht per Mail.
30 Tage: Bestandsaufnahme fertig, Datensicherung umgestellt und einmal testweise zurückgespielt.
60 Tage: alle Arbeitsplätze in der Überwachung.
90 Tage: Rückblick mit Dr. Hartl, Ziele gemeinsam prüfen.
Anfragen per Mail ans Support-Postfach, bei Ausfällen per Telefon · Reaktion innerhalb von zwei Stunden an Werktagen
Check-in alle zwei Wochen, 15 Minuten, mit Stefan Danner
Damit der Start sitzt.
- Der Kunde muss Ausgangslage und Wünsche ein zweites Mal erklären
- Ziele werden nicht abgefragt, nur Technik und Termine
- Passwörter stehen im Protokoll oder in der Mail
- Keine Meilensteine – nach drei Monaten weiß niemand, ob der Start gelungen ist
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist ein Onboarding-Call?
Der erste Termin nach Vertragsabschluss, in dem Ziele, Zuständigkeiten, Zugänge und die ersten Schritte der Zusammenarbeit festgelegt werden. Er ist der Übergang vom Verkauf zur eigentlichen Arbeit.
Wer sollte beim Onboarding-Call dabei sein?
Auf Kundenseite die Person, die entscheidet, und die, die täglich mit dir zu tun haben wird. Auf deiner Seite die künftige Betreuung – und idealerweise kurz die Person aus dem Vertrieb, damit nichts verloren geht.
Wie unterscheidet sich der Onboarding-Call vom Kickoff?
Der Onboarding-Call startet eine laufende Kundenbeziehung, etwa einen Betreuungsvertrag. Ein Kickoff startet ein Projekt mit festem Ende und klarem Umfang. Bei Projektkunden fallen beide oft zusammen.
Wie halte ich fest, was im Onboarding-Call versprochen wurde?
Mit dieser Vorlage und einer Zusammenfassung per Mail am selben Tag. Läuft der Call online, kann noteit die Zusagen mit Verantwortlichen und Fristen herausschreiben – kurz gegenlesen, dann verschicken.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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