Lenkungsausschuss: Vorlage für Sitzungen, die entscheiden.
Der Lenkungsausschuss ist das Gremium, das über das Projekt entscheidet: Budget, Umfang, Phasenfreigaben, Eskalationen. Seine Sitzung ist kein ausführlicher Statustermin – sie braucht vorbereitete Entscheidungsvorlagen und ein Protokoll, in dem jeder Beschluss eine Nummer hat.
LENKUNGSAUSSCHUSS-SITZUNG RAHMENDATEN Projekt: … Sitzung Nr.: … · Datum / Ort: … Mitglieder anwesend: … Entschuldigt: … Gäste (ohne Stimme): … Vorsitz: … · Protokoll: … TAGESORDNUNG 1. Protokoll der letzten Sitzung und offene Beschlüsse 2. Status in Kürze (Statusbericht vom … liegt vor) 3. Entscheidungsvorlagen 4. Change Requests 5. Eskalationen und Top-Risiken 6. Allfälliges / Sonstiges 7. Nächste Sitzung 1. LETZTE SITZUNG Protokoll vom … genehmigt: [ ] ja [ ] mit Änderung: … Offene Aufgaben aus Beschlüssen: … 2. STATUS (nur Abweichungen) Gesamt: … · Termine: … · Kosten: … · Umfang: … 3. ENTSCHEIDUNGSVORLAGEN Vorlage – Frage – Optionen – Empfehlung – Beschluss … – … – A: … / B: … – … – … 4. CHANGE REQUESTS CR-… – Kosten / Termin: … – [ ] genehmigt [ ] abgelehnt [ ] zurückgestellt 5. ESKALATIONEN UND RISIKEN Thema: … · Lösung / Beschluss: … · wer: … BESCHLÜSSE B-… : … (einstimmig / mehrheitlich / Entscheidung des Vorsitzes) B-… : … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann NÄCHSTE SITZUNG …
- Regelmäßige Sitzung des Lenkungsausschusses (Steering Committee), etwa monatlich oder quartalsweise
- Vor dem Übergang in die nächste Projektphase
- Wenn ein Change Request die Befugnisse der Projektleitung übersteigt
- Bei Eskalationen, die das Projektteam nicht selbst lösen kann
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Phasenfreigabe mit einer teuren Zusatzfrage.
Erfundenes Beispiel: Ein Fensterbauer führt ein neues ERP-System ein. Die Konzeptphase ist fertig, und die Schnittstelle zum Webshop ist teurer als gedacht.
12. November, 9:00–10:00, Besprechungsraum Werk 1
Mitglieder: Helmut Kogler (Vorsitz, Geschäftsführung), Sonja Riegler (Finanzen), Bernhard Leitner (Produktion), Thomas Auer (Projektleitung)
Gast: Iris Pointner (ERP-Partner) für TOP 3 · Protokoll: Thomas Auer
Protokoll vom 8. Oktober genehmigt. Aufgabe aus B-07 (Key-User Produktion benennen) erledigt.
Status gelb: Konzept fertig, Termine halten, Budget durch Webshop-Schnittstelle gefährdet.
Konzept liegt seit 4. November allen Mitgliedern vor. Empfehlung der Projektleitung: freigeben.
Beschluss B-10: Umsetzungsphase freigegeben, einstimmig.
Bisher geplant: Bestellungen aus dem Webshop werden täglich per Datei importiert. Gewünscht vom Vertrieb: Übernahme in Echtzeit mit Lagerstand.
Mehrkosten 18.000 €, Go-live verschiebt sich nicht.
Option A: Echtzeit sofort · Option B: täglicher Import zum Start, Echtzeit nach sechs Monaten neu bewerten. Empfehlung: B.
Beschluss B-11: Option B, mehrheitlich (Gegenstimme Bernhard Leitner, der den Lagerstand im Webshop für dringend hält).
Produktion kann für die Testphase im Februar keine Key-User freistellen (Hochsaison). Beschluss B-12: Test auf 9. März verschoben, Go-live bleibt 1. Juni.
Thomas Auer passt Plan und Projektauftrag an (Version 1.2) – bis 19. November.
Sonja Riegler reserviert 18.000 € als Rücklage für die Echtzeit-Schnittstelle im nächsten Budget – bis 15. Dezember.
14. Jänner, 9:00 · Statusbericht bis 9. Jänner an alle Mitglieder
So bleibt der Lenkungsausschuss ein Entscheidungsgremium.
- Die Sitzung wird zum ausführlichen Statusvortrag
- Entscheidungsvorlagen ohne Optionen oder Empfehlung
- Beschlüsse nur sinngemäß im Fließtext
- Unklar, wer stimmberechtigt ist und wer nur Gast
- Vertagte Fragen tauchen in der nächsten Sitzung nicht wieder auf
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was macht ein Lenkungsausschuss?
Er steuert ein Projekt von oben: gibt Phasen und Budget frei, entscheidet über größere Änderungen und löst Konflikte, die die Projektleitung nicht selbst lösen kann. Meist sitzen Auftraggeber und Führungskräfte der betroffenen Bereiche darin.
Was ist der Unterschied zum Projektstatus-Meeting?
Im Projektstatus-Meeting bespricht die Projektleitung den Fortschritt, oft mit dem Team. Der Lenkungsausschuss trifft die Entscheidungen, die darüber hinausgehen – seltener, kürzer und mit Beschlüssen.
Wie oft tagt ein Lenkungsausschuss?
Meist monatlich bis quartalsweise und zusätzlich vor wichtigen Meilensteinen. Bei dringenden Entscheidungen ist auch ein kurzer Sondertermin oder ein Umlaufbeschluss üblich.
Muss das Protokoll genehmigt werden?
Üblich ist, dass es in der nächsten Sitzung genehmigt wird oder bis zu einer Frist Einwände möglich sind. Wie das geht, beschreibt der Ratgeber Protokoll genehmigen.
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