Kostenlose Vorlage · zum Kopieren

Besprechungsprotokoll: Vorlage zum Kopieren.

Eine schlanke Vorlage für Team- und Kundenbesprechungen. Sie zwingt dich zu dem, was zählt: Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und offene Punkte.

Zur VorlageAutomatisch ausfüllen lassen
Besprechungsprotokoll 
BESPRECHUNGSPROTOKOLL

RAHMENDATEN
Thema: …
Datum / Uhrzeit: …
Ort / Tool: …
Teilnehmende: …
Entschuldigt: …
Protokoll: …

ZIEL DER BESPRECHUNG
…

ERGEBNISSE
1. Tagesordnungspunkt: …
   Ergebnis: …
2. Tagesordnungspunkt: …
   Ergebnis: …

ENTSCHEIDUNGEN
- …
- …

AUFGABEN
[ ] Aufgabe – wer – bis wann
[ ] Aufgabe – wer – bis wann

OFFENE FRAGEN
- … (klärt: …)

NÄCHSTER TERMIN
…
Wann du sie brauchst
  • Regelmäßige Teambesprechungen und Jour fixes
  • Kundentermine, bei denen etwas vereinbart wird
  • Projektbesprechungen mit mehreren Beteiligten
  • Abstimmungen, die du später belegen können willst
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Ausgefülltes Beispiel

So sieht es ausgefüllt aus.

Ein erfundenes Beispiel aus einer Agentur: 35 Minuten Besprechung, eine Minute Lesezeit.

Besprechungsprotokoll · Social-Media-Paket Studio Berger
Rahmendaten

14. Oktober, 10:00–10:35 · Zoom

Lisa Berger (Studio Berger), Ben, Paul · Protokoll: Paul

Ziel

Umfang und Start des Social-Media-Pakets festlegen.

Entscheidungen

Start mit Instagram, LinkedIn frühestens im Frühjahr.

Zwei Beiträge pro Woche, vorerst ohne Werbebudget.

Aufgaben

Ben gestaltet drei Beispiel-Posts – bis Montag.

Lisa Berger schickt Fotos vom Studio – bis Freitag.

Paul schickt das Angebot – bis Mittwoch.

Offene Fragen

Gibt das Studio jeden Post vor Veröffentlichung frei? (klärt: Lisa Berger)

Nächster Termin

21. Oktober, 10:00, Zoom

Tipps

So wird dein Protokoll gelesen.

Vorher ausfüllenThema, Teilnehmende und Tagesordnung trägst du schon vor dem Meeting ein. Dann schreibst du währenddessen nur noch Ergebnisse.
Eine Person pro Aufgabe„Team“ ist niemand. Jede Aufgabe bekommt genau einen Namen und eine Frist.
Am selben Tag verschickenEin Protokoll, das zwei Tage später kommt, liest kaum noch jemand – und Fehler fallen nicht mehr auf.
Ergebnisse statt VerlaufWer was gesagt hat, ist selten wichtig. Was entschieden wurde, immer.
Offene Fragen mit BesitzerAuch eine offene Frage braucht jemanden, der sie klärt – sonst steht sie im nächsten Protokoll wieder.
Gleiche Struktur, jedes MalWenn alle Protokolle gleich aufgebaut sind, findet jeder sofort, was ihn betrifft.
Typische Fehler
  • Aufgaben ohne Frist („bald“, „zeitnah“)
  • Seitenlange Mitschrift statt klarer Ergebnisse
  • Entscheidungen im Fließtext versteckt
  • Protokoll erst Tage später verschickt

Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.

Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Besprechungsprotokoll und Ergebnisprotokoll?

Ein Besprechungsprotokoll ist der Oberbegriff. Meist wird es als Ergebnisprotokoll geführt, also nur mit Beschlüssen, Aufgaben und offenen Punkten. Mehr dazu im Ratgeber.

Kann ich die Vorlage in Word oder Google Docs nutzen?

Ja. Kopiere den Text oder lade ihn als .txt herunter und füge ihn in dein Dokument ein. Die Gliederung bleibt erhalten.

Wer sollte das Besprechungsprotokoll schreiben?

Am besten jemand, der nicht gleichzeitig moderiert. Oder du lässt es von noteit vorschreiben und liest nur noch gegen.

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