Teambesprechung: Protokoll-Vorlage für alle, die nicht dabei waren.
Das Protokoll einer Teambesprechung lesen vor allem die, die gefehlt haben: Teilzeitkräfte, Urlauber, die Spätschicht. Die Vorlage trennt deshalb klar zwischen Informationen, Entscheidungen im Team und Organisatorischem.
TEAMBESPRECHUNG RAHMEN Team / Abteilung: … Datum, Uhrzeit: … Anwesend: … Nicht anwesend (bekommen das Protokoll): … Leitung: … · Protokoll: … INFORMATIONEN DER LEITUNG - … - … THEMEN AUS DEM TEAM 1. … (eingebracht von …) Ergebnis: … 2. … (eingebracht von …) Ergebnis: … ORGANISATORISCHES Urlaube und Abwesenheiten: … Vertretungen: … Dienstplan / Termine: … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann AN DIE LEITUNG WEITERGEGEBEN - … (Antwort bis …) NÄCHSTE TEAMBESPRECHUNG Datum: … Themen bitte bis … an … melden
- Monatliche Dienst- oder Teambesprechung
- Teams mit Schichtbetrieb oder vielen Teilzeitkräften
- Praxen, Kanzleien und Büros mit gemeinsamer Organisation
- Wenn Infos der Leitung schriftlich bei allen ankommen sollen
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Eine Teambesprechung, die auch die Spätschicht versteht.
Erfunden, aber nah am Alltag: die monatliche Besprechung einer Physiotherapie-Praxis mit sieben Mitarbeitenden, zwei davon im Urlaub.
4. November, 12:30–13:15 · Therapieraum 2
Anwesend: Claudia Lehner (Leitung), Martin Huber, Sarah Wimmer, Elif Kaya, Jonas Berger (Protokoll)
Nicht anwesend: Theresa Gruber, Markus Pfeiffer
Ab 1. Dezember läuft die Terminvergabe über die neue Software. Einschulung am 20. November, 12:30.
Die Praxis bleibt vom 24. Dezember bis 1. Jänner (Januar) geschlossen.
Wartebereich zu kalt (Elif Kaya) → Heizung wird geprüft, bis dahin Decken im Wartebereich.
Zu viele kurzfristige Absagen (Martin Huber) → Erinnerung per SMS am Vortag wird getestet.
Theresa Gruber ist bis 15. November im Urlaub, ihre Patient:innen übernimmt Sarah Wimmer.
Wunschtermine für Urlaub im Februar bis 30. November eintragen.
Claudia Lehner bestellt den Heizungstechniker – bis 8. November.
Jonas Berger richtet die SMS-Erinnerung ein – bis 13. November.
2. Dezember, 12:30 · Themen bis 27. November an Jonas Berger
So wird das Teamprotokoll wirklich gelesen.
- Das Protokoll setzt voraus, dass man dabei war
- Kritik an einzelnen Kolleg:innen landet im Protokoll für alle
- Urlaube und Vertretungen nur mündlich besprochen
- Anliegen an die Leitung bleiben ohne Antwort
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Teambesprechung und Jour fixe?
Der Jour fixe ist kurz, häufig und auf Arbeitsstand und Aufgaben fokussiert. Die Teambesprechung findet seltener statt und umfasst auch Informationen der Leitung und Organisatorisches. Für den wöchentlichen Termin passt die Jour-fixe-Vorlage besser.
Wer schreibt das Protokoll der Teambesprechung?
Am besten wechselt es reihum, aber nie die Person, die moderiert. Wer leitet, hat genug damit zu tun, das Gespräch zu führen.
Wie lange sollte man Protokolle von Teambesprechungen aufheben?
Eine feste Regel gibt es dafür nicht. Viele Teams heben sie ein bis zwei Jahre auf, damit sich nachvollziehen lässt, wann etwas eingeführt wurde. Personenbezogene Inhalte solltest du nicht länger als nötig speichern.
Darf eine Teambesprechung aufgenommen werden?
Nur, wenn alle Bescheid wissen und einverstanden sind. Wer dafür ein Tool im Betrieb einsetzt, muss unter Umständen auch den Betriebsrat einbinden – mehr dazu im Ratgeber.
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