Projektstatusbericht: Vorlage, die man in zwei Minuten liest.
Der Statusbericht ist das Dokument, das der Auftraggeber vor dem Termin liest – oft zwischen zwei anderen Terminen. Deshalb steht oben, was er wissen und entscheiden muss, und darunter erst die Details zu Terminen, Kosten und Risiken.
PROJEKTSTATUSBERICHT KOPF Projekt: … Berichtszeitraum: … bis … Erstellt von: … · am: … Verteiler: … GESAMTSTATUS [ ] grün [ ] gelb [ ] rot · Trend: [ ] besser [ ] gleich [ ] schlechter Kurzfassung in drei Sätzen: … TEILAMPELN (mit je einem Satz Begründung) Termine: … – … Kosten: … – … Umfang / Qualität: … – … Personal / Ressourcen: … – … WAS DER AUFTRAGGEBER TUN MUSS Entscheidung bis …: … Unterstützung: … Nichts nötig: [ ] MEILENSTEINE Meilenstein – Plan – Prognose – Trend seit letztem Bericht … – … – … – … … – … – … – … ERREICHT IM BERICHTSZEITRAUM - … GEPLANT FÜR DEN NÄCHSTEN ZEITRAUM - … BUDGET Plan: … · Ist bisher: … · Prognose bis Ende: … · Abweichung: … TOP-RISIKEN UND PROBLEME Risiko / Problem – Auswirkung – Maßnahme – verantwortlich … – … – … – … ÄNDERUNGEN AM PROJEKT Change Requests offen / genehmigt / abgelehnt: …
- Monatlicher Bericht an Auftraggeber oder Geschäftsführung
- Unterlage, die vor jeder Lenkungsausschuss-Sitzung verschickt wird
- Projekte, deren Auftraggeber nicht an den laufenden Besprechungen teilnimmt
- Mehrere Projekte, die einheitlich berichtet werden sollen
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Kosten grün, Termine gelb, Personal rot.
Erfundenes Beispiel: Eine Hausverwaltung führt ein Online-Portal für Eigentümer:innen ein. Der Bericht zeigt, warum eine einzelne Ampel zu wenig sagt.
Berichtszeitraum 1. bis 31. Oktober · erstellt von Sabine Fuchs am 3. November · an Gerhard Brandstätter, Projektteam
Das Portal ist technisch fertig eingerichtet und im Budget. Die Übernahme der Eigentümerdaten hängt, weil unsere Key-Userin seit drei Wochen krank ist. Ohne Ersatz verschiebt sich der Start um rund vier Wochen.
Termine: gelb – Datenübernahme zwei Wochen hinter Plan.
Kosten: grün – 21.400 € von 32.000 € verbraucht, Prognose 31.000 €.
Umfang / Qualität: grün – alle Funktionen wie beauftragt.
Personal: rot – Key-Userin bis voraussichtlich Mitte November ausgefallen, keine Vertretung.
Entscheidung bis 10. November: Herr Pammer (Buchhaltung) für 15 Arbeitstage zu 50 % ins Projekt abstellen – oder Start auf 1. Februar verschieben.
Portal eingerichtet – 15. Oktober – erledigt
Datenübernahme abgeschlossen – 14. November – Prognose 28. November – schlechter
Start für alle Liegenschaften – 8. Jänner – Prognose 8. Jänner nur mit Ersatz
Erreicht: Portal mit Logo und Dokumentenablage eingerichtet, 3 von 41 Liegenschaften testweise übernommen.
Geplant: restliche Liegenschaften übernehmen, Einladungsbrief an die Eigentümer:innen abstimmen.
Eigentümer:innen ohne E-Mail-Adresse bekommen keinen Zugang → Briefversand bleibt parallel nötig → Sabine Fuchs erhebt die Zahl bis 20. November.
Keine offenen Change Requests.
So wird der Bericht gelesen und nicht abgelegt.
- Dauergrün, bis das Projekt plötzlich rot ist
- Lange Aufzählung, was alle gemacht haben, statt Abweichungen
- Bitte an den Auftraggeber im Fließtext versteckt
- Meilensteinliste ändert sich still von Bericht zu Bericht
- Kein Berichtszeitraum, kein Erstelldatum
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Projektstatusbericht und Projektstatus-Meeting?
Der Bericht ist das schriftliche Dokument, das vorab verschickt wird. Im Projektstatus-Meeting wird darüber gesprochen und entschieden. Wer beides hat, kann den Termin kurz halten.
Wie oft schreibt man einen Projektstatusbericht?
Üblich ist monatlich, bei kurzen oder kritischen Projekten alle zwei Wochen. Wichtiger als der Rhythmus ist, dass er eingehalten wird.
Wann ist ein Projekt gelb, wann rot?
Eine verbreitete Faustregel: gelb, wenn das Ziel gefährdet ist, das Team es aber selbst wieder einfangen kann; rot, wenn es ohne Entscheidung oder Hilfe von oben nicht mehr erreicht wird. Am besten legst du die Schwellen beim Start fest.
Wer bekommt den Statusbericht?
Auftraggeber und Lenkungsausschuss, meist auch das Projektteam. Für Betroffene außerhalb des Projekts reicht oft ein kurzer, verständlicher Auszug.
Protokoll schreiben?
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