Sitzungsprotokoll: Vorlage für Ausschuss, Beirat und Arbeitskreis.
Ein Sitzungsprotokoll dokumentiert eine förmliche Sitzung von der Eröffnung bis zum Schluss: Formalien, für jeden Tagesordnungspunkt das Wichtigste aus der Beratung und das Ergebnis. Es liegt zwischen knappem Ergebnisprotokoll und ausführlichem Verlaufsprotokoll.
SITZUNGSPROTOKOLL SITZUNG Gremium: … Sitzung Nr.: … Datum: … Beginn: … Uhr Ende: … Uhr Ort / Tool: … Vorsitz: … Protokoll: … ANWESENHEIT Mitglieder anwesend: … Entschuldigt: … Unentschuldigt: … Gäste / Auskunftspersonen: … Einladung versandt am: … Beschlussfähig: [ ] ja [ ] nein TAGESORDNUNG 1. Eröffnung, Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit 2. Genehmigung des Protokolls der Sitzung Nr. … 3. … 4. … 5. Allfälliges / Verschiedenes TOP 2 – PROTOKOLL DER LETZTEN SITZUNG [ ] ohne Änderungen genehmigt [ ] mit folgenden Änderungen genehmigt: … TOP 3 – … Bericht / Vorlage: … stellt vor, dass … Beratung (Kernpunkte): - … - … Ergebnis / Beschluss: … Abstimmung: ja … · nein … · Enthaltung … TOP 4 – … Bericht / Vorlage: … Beratung (Kernpunkte): … Ergebnis / Beschluss: … TOP 5 – ALLFÄLLIGES / VERSCHIEDENES - … AUFGABEN BIS ZUR NÄCHSTEN SITZUNG [ ] … – wer – bis wann SCHLUSS Nächste Sitzung: … Beilagen: … Vorsitz: …………… Protokoll: ……………
- Regelmäßige Sitzungen eines Ausschusses, Beirats oder Arbeitskreises
- Gremien, die das Protokoll in der nächsten Sitzung genehmigen
- Runden, in denen Abwesende nachlesen müssen, warum etwas entschieden wurde
- Wenn ein reines Beschlussprotokoll zu dünn und ein Wortprotokoll zu viel wäre
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Eine Sitzung, nachlesbar für alle, die nicht dabei waren.
Erfunden: die dritte Sitzung eines Arbeitskreises zur Ortsentwicklung, in dem Gemeinde, Wirtschaft und Bürger:innen zusammensitzen. Zwei Seiten reichen für eineinhalb Stunden.
14. Oktober, 18:30–20:05 · Sitzungssaal Gemeindeamt
Vorsitz: Gerhard Pichler · Protokoll: Eva Schachner
Anwesend: 9 von 11 Mitgliedern, entschuldigt: Johann Reiter, Lisa Brunner · Gast: Ing. Martin Aigner (Verkehrsplanung)
Mit einer Änderung genehmigt: Bei TOP 4 lautet die Zahl der Parkplätze 24, nicht 42.
Bericht: Ing. Aigner stellt zwei Varianten vor – Begegnungszone oder Tempo 30 mit neuer Querungshilfe.
Beratung: Die Wirtschaftsvertretung befürchtet weniger Laufkundschaft, wenn Kurzparkplätze wegfallen. Der Elternverein betont den Schulweg über den Platz. Einigkeit, dass Lieferverkehr am Vormittag möglich bleiben muss.
Ergebnis: Der Arbeitskreis empfiehlt dem Gemeinderat die Begegnungszone mit sechs Kurzparkplätzen. ja 7 · nein 1 · Enthaltung 1
Bericht: Eva Schachner hat fünf leere Geschäftslokale erhoben, zwei Eigentümer sind zu Zwischennutzung bereit.
Ergebnis: Kein Beschluss. Eine Unterarbeitsgruppe sammelt bis zur nächsten Sitzung Ideen.
Gerhard Pichler übergibt die Empfehlung zu TOP 3 an den Bürgermeister – bis 21. Oktober.
Eva Schachner lädt die Unterarbeitsgruppe Leerstand ein – bis 18. Oktober.
Nächste Sitzung: 25. November, 18:30 · Beilage: Präsentation Verkehrsplanung
Gerhard Pichler · Eva Schachner
So bleibt das Sitzungsprotokoll lesbar.
- Die Beratung wird Wortmeldung für Wortmeldung nacherzählt
- Abstimmungsergebnisse fehlen oder stehen nur als „mehrheitlich“ da
- Genehmigung des Vorprotokolls wird nicht festgehalten
- Gäste und Mitglieder sind in der Anwesenheit nicht unterscheidbar
- Ende der Sitzung und nächster Termin fehlen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist ein Sitzungsprotokoll?
Die schriftliche Dokumentation einer förmlichen Sitzung eines Gremiums – mit Formalien, Tagesordnung, den wesentlichen Punkten der Beratung und allen Beschlüssen. Es wird meist in der nächsten Sitzung genehmigt.
Sitzungsprotokoll, Beschlussprotokoll, Kurzprotokoll – was nehme ich wann?
Das Sitzungsprotokoll, wenn Abwesende auch die Gründe nachlesen sollen. Das Beschlussprotokoll, wenn nur die Beschlüsse zählen. Das Kurzprotokoll für kurze, informelle Abstimmungen ohne Formalien.
Wer unterschreibt das Sitzungsprotokoll?
Üblich sind Vorsitz und Protokollführung. Ob weitere Unterschriften nötig sind, regeln Statuten, Satzung oder Geschäftsordnung des Gremiums.
Darf ich die Sitzung aufnehmen, um das Protokoll zu schreiben?
Wenn alle Anwesenden davon wissen und einverstanden sind, ist eine Aufnahme als Gedächtnisstütze üblich. Kündige sie zu Beginn an und halte fest, dass niemand widersprochen hat – mehr dazu im Ratgeber.
Geht das auch mit KI?
Bei Online- und Hybridsitzungen kann noteit mitschreiben und eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und To-dos liefern. Formalien wie Anwesenheit und genaue Abstimmungszahlen trägst du selbst ein und liest alles gegen.
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