Gesprächsprotokoll: Vorlage, die beide Seiten unterschreiben können.
Ein Gesprächsprotokoll hält fest, was zwei Parteien miteinander besprochen und vereinbart haben – so, dass beide Seiten es bestätigen können. Anders als eine persönliche Notiz ist es von Anfang an zum Teilen gedacht.
GESPRÄCHSPROTOKOLL GESPRÄCH Anlass / Thema: … Datum, Uhrzeit: … Ort / Tool: … Protokoll: … GESPRÄCHSPARTNER Seite A (Organisation): … – vertreten durch: … Seite B (Organisation): … – vertreten durch: … THEMA 1: … Seite A: … Seite B: … Ergebnis: [ ] Einigung: … [ ] offen, weil: … THEMA 2: … Seite A: … Seite B: … Ergebnis: … VEREINBARUNGEN 1. … 2. … NÄCHSTE SCHRITTE [ ] … – wer (Seite A / B) – bis wann BESTÄTIGUNG Entwurf an beide Seiten am: … Änderungswünsche bis: … Seite A: …………… Seite B: ……………
- Gespräche mit Kooperationspartnern, Vermieter:innen oder Auftraggebern
- Abstimmungen zwischen zwei Abteilungen oder Organisationen
- Gespräche, deren Ergebnis beide Seiten schriftlich haben wollen
- Klärungsgespräche nach Unstimmigkeiten
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Zwei Partner, eine Lesereihe, keine Missverständnisse.
Erfunden: Eine Buchhandlung und die örtliche Volkshochschule planen eine gemeinsame Lesereihe. Das Protokoll geht an beide und wird per Mail bestätigt.
7. Oktober, 15:00–15:50 · Buchhandlung Wagner
Buchhandlung: Claudia Wagner · VHS: Markus Eder · Protokoll: Markus Eder
Buchhandlung: drei Abende, nur Donnerstage, weil der Laden dann bis 19:00 offen hat.
VHS: möchte die Reihe im Kursprogramm ab Jänner/Januar bewerben, Saal der VHS wäre frei.
Ergebnis: Einigung – drei Donnerstage (15. Jänner/Januar, 12. Februar, 12. März), jeweils im VHS-Saal.
Buchhandlung: übernimmt Honorare der Autor:innen, möchte am Abend Bücher verkaufen.
VHS: stellt Saal und Technik kostenlos, Eintritt soll für Kursteilnehmende ermäßigt sein.
Ergebnis: Eintritt 12 €, ermäßigt 8 €. Offen: wer die Einnahmen bekommt.
1. Beide Logos auf allen Plakaten und im Kursprogramm.
2. Büchertisch der Buchhandlung an jedem Abend.
Claudia Wagner fragt die drei Autor:innen an – bis 24. Oktober.
Markus Eder klärt intern die Aufteilung der Eintrittsgelder – bis 17. Oktober.
Entwurf an beide am 7. Oktober, von Claudia Wagner per Mail am 8. Oktober bestätigt.
Was ein Gesprächsprotokoll fair macht.
- Nur die Zusagen der anderen Seite notiert, nicht die eigenen
- Einigung und Wunsch einer Seite nicht unterscheidbar
- Protokoll wird nie an die Gegenseite geschickt
- Keine Frist für Änderungswünsche
- Wertende Formulierungen statt sachlicher Wiedergabe
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Gesprächsprotokoll und Gesprächsnotiz?
Die Gesprächsnotiz ist eine eigene Aufzeichnung, gern auch mit persönlichem Eindruck. Das Gesprächsprotokoll ist neutral formuliert und soll von beiden Seiten bestätigt werden.
Muss ein Gesprächsprotokoll unterschrieben werden?
In der Regel nicht. Eine schriftliche Bestätigung per Mail zeigt, dass beide Seiten den Inhalt kennen. Bei wichtigen Vereinbarungen ist ein unterschriebener Vertrag trotzdem der bessere Weg.
Was mache ich, wenn die andere Seite das Protokoll nicht bestätigt?
Frag nach, welche Stellen sie anders sieht, und halte Abweichungen als Ergänzung fest. Ein Protokoll mit vermerkten Abweichungen ist mehr wert als gar keins.
Kann ich ein Gesprächsprotokoll aus einem Call automatisch erstellen?
Bei Online-Gesprächen schreibt noteit mit und fasst Entscheidungen, offene Fragen und To-dos zusammen. Die Gegenüberstellung der Positionen und die Bestätigung bleiben deine Aufgabe.
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