Projektauftrag: Vorlage, die klärt, wer was entscheiden darf.
Der Projektauftrag ist die schriftliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung: was erreicht werden soll, bis wann, mit welchem Geld – und wo die Befugnisse der Projektleitung enden. Erst mit beiden Unterschriften ist das Projekt offiziell gestartet.
PROJEKTAUFTRAG PROJEKT Projektname / Nr.: … Auftraggeber: … Projektleitung: … Version / Datum: … AUSGANGSLAGE UND ANLASS Was ist heute das Problem? … Was passiert, wenn wir nichts tun? … PROJEKTZIELE (messbar) Sachziel: … Terminziel: … Kostenziel: … Woran erkennen wir den Erfolg? … NICHT-ZIELE - … - … UMFANG Liefergegenstände: … Nicht im Umfang: … Betroffene Bereiche / Standorte: … TERMINE Projektstart: … Meilenstein: … – bis … Meilenstein: … – bis … Projektende: … BUDGET UND RESSOURCEN Externe Kosten: … € Interner Aufwand: … Personentage Wer stellt wie viel Zeit zur Verfügung? … PROJEKTORGANISATION Auftraggeber: … Lenkungsausschuss: … Projektleitung: … Kernteam: … Ansprechpersonen im Fachbereich: … BEFUGNISSE DER PROJEKTLEITUNG Entscheidet selbst: … Braucht Freigabe bei: Budgetabweichung über … % / Terminverschiebung über … Wochen / Änderung des Umfangs RAHMENBEDINGUNGEN, ANNAHMEN, RISIKEN - Wir gehen davon aus, dass … - Größtes Risiko: … BERICHTSWESEN Statusbericht an: … · Rhythmus: … FREIGABE Ort, Datum: … Auftraggeber: ____________________ Projektleitung: ____________________
- Bevor ein internes Projekt Budget und Personal bekommt
- Wenn die Geschäftsführung ein Vorhaben an eine Projektleitung übergibt
- Bei Projekten über mehrere Abteilungen, in denen sonst jeder etwas anderes erwartet
- Als Grundlage für spätere Änderungsanträge und den Projektabschluss
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Ein internes Digitalisierungsprojekt, auf zwei Seiten beauftragt.
Erfunden: Eine Spedition mit rund 80 Mitarbeitenden will Eingangsrechnungen nicht mehr auf Papier durchs Haus tragen. Die Buchhaltungsleiterin übernimmt die Projektleitung.
Auftraggeber: Stefan Haider (Geschäftsführung) · Projektleitung: Anna Moser (Leitung Buchhaltung)
Beauftragt am 27. Oktober
Eingangsrechnungen kommen per Post und E-Mail, werden ausgedruckt und liegen für die Freigabe tagelang in Fächern der Disposition. Skonto geht regelmäßig verloren, Rückfragen der Steuerberatung kosten Zeit.
Sachziel: Alle Eingangsrechnungen werden digital erfasst, freigegeben und revisionssicher archiviert.
Terminziel: Echtbetrieb ab 1. April.
Kostenziel: höchstens 38.000 € extern.
Erfolg: Freigabe innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang, Skontofristen werden eingehalten.
Dazu gehören: Softwareauswahl, Freigabe-Workflow für Disposition und Werkstatt, Schulung, Übernahme der offenen Rechnungen.
Nicht dazu: Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnung, Umstellung der Lohnverrechnung.
Softwareauswahl – bis 15. Dezember · Pilot mit der Werkstatt – Februar · Echtbetrieb – 1. April · Projektende – 30. April
38.000 € extern (Software, Einrichtung, Schulung) · 60 Personentage intern
Buchhaltung stellt zwei Personen je einen Tag pro Woche frei, die Disposition einen Key-User.
Lenkungsausschuss: Stefan Haider, Andrea Lehner (Finanzen), Anna Moser
Anna Moser entscheidet Einzelausgaben bis 2.000 € und alles Fachliche zum Workflow selbst.
Freigabe durch den Lenkungsausschuss bei mehr als 10 % Budgetabweichung, mehr als drei Wochen Verzug oder Änderung des Umfangs.
Annahme: Die Steuerberatung kann auf das digitale Archiv zugreifen und braucht keine Papierbelege mehr.
Risiko: Die Disposition gibt in der Hauptsaison nichts frei → Vertretungsregel im Workflow von Anfang an.
Statusbericht monatlich an den Lenkungsausschuss, jeweils am ersten Montag.
Unterschrieben am 27. Oktober von Stefan Haider und Anna Moser.
Damit der Auftrag im Streitfall trägt.
- Ziele wie „Prozesse verbessern“ ohne Messgröße
- Kein Wort dazu, wer Mitarbeitende fürs Projekt freistellt
- Budget nur extern gerechnet, interne Personentage vergessen
- Projektleitung ohne festgelegte Befugnisse
- Auftrag wird nach Projektstart nie wieder angesehen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Projektauftrag und Projektsteckbrief?
Der Projektauftrag ist verbindlich und wird unterschrieben, er regelt Ziele, Budget und Befugnisse. Der Projektsteckbrief ist eine einseitige Kurzinfo, die über das Projekt informiert. In manchen Firmen wird beides vermischt – entscheidend ist, dass es ein unterschriebenes Dokument gibt.
Wer schreibt den Projektauftrag?
Meist entwirft ihn die künftige Projektleitung, weil sie die Details kennt. Verantwortet und freigegeben wird er vom Auftraggeber.
Ist ein Projektauftrag dasselbe wie ein Lastenheft?
Nein. Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen an das Ergebnis, oft sehr ausführlich. Der Projektauftrag regelt den Rahmen: Ziele, Termine, Budget, Organisation.
Braucht man in agilen Projekten einen Projektauftrag?
Den Rahmen braucht es trotzdem: Budget, Zeitraum, wer entscheidet. Der Umfang wird dann bewusst offener formuliert, etwa als Produktziel, und im Backlog laufend konkretisiert.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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