Erstgespräch: Vorlage, um Neukunden wirklich zu verstehen.
Im Erstgespräch entscheiden beide Seiten, ob eine Zusammenarbeit Sinn ergibt. Die Vorlage hilft dir, mehr zu fragen als zu erzählen – und am Ende ehrlich festzuhalten, ob der Auftrag zu dir passt.
ERSTGESPRÄCH KONTAKT Name, Funktion: … Firma, Branche, Größe: … Wie auf uns aufmerksam geworden: … Datum, Art des Gesprächs: … AUSGANGSLAGE Wie läuft es heute? … Was hat den Anstoß gegeben, sich jetzt zu melden? … ANLIEGEN Was soll danach anders sein? … Was wäre ein gutes Ergebnis in einem halben Jahr? … BISHERIGE ERFAHRUNGEN Schon selbst versucht / anderer Anbieter: … Was hat gefehlt oder gestört? … RAHMEN Zeitrahmen: … Budgetvorstellung: … Entscheidung trifft: … ERWARTUNGEN AN UNS … PASST ES? [ ] passt [ ] passt teilweise [ ] passt nicht Weil: … NÄCHSTER SCHRITT [ ] Angebot bis … [ ] Unterlagen vom Kunden: … bis … [ ] Zweiter Termin am … [ ] Absage / Empfehlung an: …
- Erster Termin mit einer Anfrage von Website, Empfehlung oder Netzwerk
- Kennenlerngespräch vor einem Angebot
- Beratungs- und Kanzleimandate, die erst eingeschätzt werden müssen
- Wenn mehrere im Team Erstgespräche führen und vergleichbar notieren sollen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Ein Erstgespräch, nach dem das Angebot fast von selbst entsteht.
Erfundenes Beispiel: Ein Lohnverrechnungsbüro (in Deutschland: Lohnbüro) spricht mit einer Gärtnerei, die ihre Personalabrechnung abgeben will.
Florian Aigner, Inhaber · Gärtnerei mit Hofladen, 14 Mitarbeitende, im Frühjahr bis zu 8 Saisonkräfte
Empfehlung seiner Steuerberaterin · 21. Oktober, 40 Minuten, Video
Seine Frau macht die Lohnverrechnung bisher abends selbst. Anstoß: Sie übernimmt ab Jänner (Januar) den Hofladen.
Abrechnung komplett abgeben, auch An- und Abmeldungen der Saisonkräfte.
Gutes Ergebnis: „Ich will im März nicht mehr an Lohnzettel denken müssen.“
Vor drei Jahren bei einem anderen Büro, zu langsame Rückmeldungen bei Fragen.
Start mit der Abrechnung Jänner · Budget: Preis pro Abrechnung, keine Vorstellung zur Höhe · Entscheidet: Florian Aigner allein
Passt. Saisonbetriebe kennen wir gut. Erreichbarkeit ist ihm wichtig, deshalb feste Ansprechperson anbieten.
Sabine Ortner schickt das Angebot – bis 23. Oktober.
Florian Aigner schickt die Lohnkonten der letzten drei Monate – bis 28. Oktober.
Damit aus dem Erstgespräch ein gutes Angebot wird.
- Das halbe Gespräch ist Selbstdarstellung
- Budget und Entscheider werden aus Höflichkeit nicht angesprochen
- Die Passung wird nicht bewertet – jedes Erstgespräch führt automatisch zum Angebot
- Angebot geht raus, ohne die Notizen noch einmal zu lesen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was fragt man in einem Erstgespräch?
Wie es heute läuft, was der Anstoß war, was danach anders sein soll, was schon versucht wurde, bis wann es fertig sein muss, wer entscheidet und was der Kunde von dir erwartet.
Wie lange sollte ein Erstgespräch dauern?
Meist 30 bis 45 Minuten. Länger lohnt sich selten, weil ohne Unterlagen und Angebot noch nicht alles geklärt werden kann.
Ist ein Erstgespräch dasselbe wie ein Verkaufsgespräch?
Es überschneidet sich. Das Erstgespräch prüft, ob es grundsätzlich passt. Im Vertrieb mit mehreren Beteiligten und längeren Entscheidungen hilft der strukturiertere Leitfaden fürs Verkaufsgespräch.
Soll ich während des Erstgesprächs mitschreiben?
Ja, aber nur Stichworte – der Blickkontakt ist wichtiger. Bei Video-Calls kann noteit das Mitschreiben übernehmen, wenn dein Gegenüber einverstanden ist.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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