Beiratssitzung: Protokoll-Vorlage für das Board-Meeting.
Ein Beirat berät – und darf manchmal auch zustimmen oder ablehnen. Genau diesen Unterschied muss das Protokoll sauber zeigen: Was war eine Empfehlung an die Geschäftsführung, und was war ein Beschluss, den der Gesellschaftsvertrag dem Beirat zuweist?
PROTOKOLL BEIRATSSITZUNG RAHMENDATEN Gesellschaft: … Sitzung Nr., Datum, Ort bzw. Videocall: … Einladung vom: … – Unterlagen versandt am: … Vorsitz: … Protokoll: … TEILNEHMENDE Beiratsmitglieder: … Geschäftsführung: … Gäste (ohne Stimmrecht): … Entschuldigt: … FORMALIA Ordnungsgemäß geladen: [ ] ja Beschlussfähig laut Gesellschaftsvertrag bzw. Beiratsordnung: [ ] ja Protokoll der letzten Sitzung genehmigt: [ ] ja [ ] mit Änderungen: … Interessenkonflikte angezeigt: … OFFENE PUNKTE AUS DER LETZTEN SITZUNG Punkt – zuständig – Stand BERICHT DER GESCHÄFTSFÜHRUNG Kennzahlen im Vergleich zum Plan: … Wichtige Entwicklungen, Risiken: … Fragen des Beirats und Antworten: … BERATUNG TOP …: Thema – wesentliche Argumente – Empfehlung des Beirats an die Geschäftsführung BESCHLÜSSE (FALLS VORGESEHEN) TOP …: Antrag (Wortlaut): „…“ Abstimmung: dafür … – dagegen … – Enthaltung … – Ergebnis: … Grundlage (z. B. Zustimmungsvorbehalt laut Gesellschaftsvertrag): … AUFGABEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann NÄCHSTE SITZUNG … ABSCHLUSS Vertraulich. Unterschrift Vorsitz: … – Protokoll: …
- Regelmäßige Sitzung des Beirats einer GmbH oder eines Familienunternehmens
- Board-Meeting eines Start-ups mit Investor:innen und externen Beiräten
- Beiratssitzung einer Stiftung oder Organisation
- Außerordentliche Sitzung vor einer großen Investition oder Finanzierung
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Familienunternehmen mit externem Beirat.
Erfundenes Beispiel: Eine Bäckerei-GmbH mit drei Filialen hat einen Beirat aus zwei externen Mitgliedern und einer Gesellschafterin. Eine Investition ist laut Gesellschaftsvertrag zustimmungspflichtig, alles andere ist Beratung.
8. Oktober, 16:00–18:30, Büro Hauptgeschäft · Einladung und Unterlagen am 24. September · Vorsitz: Dr. Elisabeth Haas · Protokoll: Thomas Fuchs (Geschäftsführer)
Beirat: Dr. Elisabeth Haas, Werner Stadler, Gertrude Fuchs (Gesellschafterin) · Geschäftsführung: Thomas Fuchs
Ordnungsgemäß geladen, beschlussfähig. Protokoll Nr. 10 genehmigt. Werner Stadler zeigt an, dass sein Sohn bei einem der Ofenanbieter arbeitet.
Umsatz Jänner bis September 3 % über Plan, Rohstoffkosten 6 % über Plan. Filiale Bahnhofstraße schreibt seit Juli schwarze Zahlen.
Frage Dr. Haas zur Personalsituation: zwei offene Stellen in der Backstube, eine Bäckerlehrstelle besetzt.
TOP 4 – Preise ab Jänner: Der Beirat empfiehlt, Brot um durchschnittlich 4 % anzuheben und Kleingebäck unverändert zu lassen, um die Stammkundschaft am Morgen zu halten. Entscheidung trifft die Geschäftsführung.
TOP 5 – Antrag: „Der Beirat stimmt der Anschaffung eines Etagenofens um bis zu 240.000 € netto zu.“
Abstimmung: 2 dafür, 0 dagegen, Werner Stadler nimmt wegen des angezeigten Interessenkonflikts nicht teil – angenommen. Grundlage: Zustimmungsvorbehalt für Investitionen über 100.000 € laut Gesellschaftsvertrag.
Thomas Fuchs holt ein drittes Ofenangebot ein und legt die Finanzierung fest – bis 15. November.
Dr. Elisabeth Haas stellt den Kontakt zu einer Personalberatung her – bis 22. Oktober.
14. Jänner, 16:00 – Schwerpunkt: Jahresplanung und Personal
So bleibt der Beirat wirksam.
- Empfehlungen und Beschlüsse nicht unterschieden
- Beschlussfähigkeit und Ladung nicht dokumentiert
- Interessenkonflikte nur mündlich erwähnt
- Antrag nicht im Wortlaut, Abstimmung ohne Zahlen
- Keine Nachverfolgung, was aus den Empfehlungen geworden ist
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Beirat und Aufsichtsrat?
Der Aufsichtsrat ist gesetzlich geregelt und in bestimmten Fällen Pflicht. Ein Beirat ist in der Regel freiwillig; welche Rechte er hat, ergibt sich aus Gesellschaftsvertrag und Beiratsordnung. Bekommt ein Beirat weitreichende Überwachungsaufgaben, können je nach Land Regeln für Aufsichtsräte relevant werden – das sollte rechtlich geprüft werden.
Muss das Protokoll der Beiratssitzung unterschrieben werden?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es für freiwillige Beiräte meist nicht; maßgeblich ist die Beiratsordnung. Üblich ist die Unterschrift des Vorsitzes und die Genehmigung in der nächsten Sitzung.
Was ist ein Board-Meeting?
So nennen vor allem Start-ups die Sitzungen ihres Beirats bzw. Boards, oft mit Investor:innen. Inhaltlich gleicht es einer Beiratssitzung: Bericht der Geschäftsführung, Beratung, eventuell Zustimmungen.
Wie oft tagt ein Beirat?
Häufig drei- bis viermal im Jahr, bei Start-ups oft öfter. Die Beiratsordnung legt meist eine Mindestzahl fest.
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