Follow-up-Mail nach dem Meeting: vier Vorlagen zum Anpassen.
Die beste Follow-up-Mail kommt am selben Tag, ist kürzer als das Meeting vermuten lässt und endet mit einem klaren nächsten Schritt. Hier sind vier Varianten für die häufigsten Situationen – nimm die passende und streich, was nicht gebraucht wird.
FOLLOW-UP-MAILS VARIANTE 1 – NACH EINEM KUNDENTERMIN Betreff: Unser Gespräch am … – Ergebnisse und nächste Schritte Guten Tag Frau / Herr …, danke für das Gespräch heute. Kurz zusammengefasst: - … - … Vereinbart haben wir: [ ] … – wer – bis wann [ ] … – wer – bis wann Noch offen ist: … Falls ich etwas anders verstanden habe als Sie, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Freundliche Grüße … VARIANTE 2 – INTERN NACH DER BESPRECHUNG Betreff: Ergebnisse … vom … Hallo zusammen, hier das Wichtigste von heute: Entschieden: … Aufgaben: [ ] … – wer – bis wann Nächster Termin: … Ergänzungen bitte bis … direkt als Antwort auf diese Mail. Danke und bis bald … VARIANTE 3 – NACH DEM ERSTGESPRÄCH (ANGEBOT FOLGT) Betreff: Danke für das Gespräch – Angebot folgt bis … Guten Tag Frau / Herr …, vielen Dank für Ihre Zeit und den Einblick in … – das habe ich mitgenommen: - Ausgangslage: … - Ziel: … - Rahmen (Budget, Zeitplan): … Mein Angebot schicke ich Ihnen bis … – dafür brauche ich noch: … Freundliche Grüße … VARIANTE 4 – FREUNDLICHE ERINNERUNG Betreff: Kurze Erinnerung: … aus unserem Termin am … Hallo …, in unserem Gespräch am … hatten wir vereinbart, dass … bis … kommt. Passt das noch, oder sollen wir einen neuen Termin festlegen? Eine kurze Rückmeldung reicht. Viele Grüße …
- Nach Kundenterminen, bei denen etwas vereinbart wurde
- Nach internen Besprechungen ohne förmliches Protokoll
- Nach einem Erstgespräch, wenn ein Angebot folgt
- Wenn eine Zusage überfällig ist und du nachfassen willst
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Variante 1, ausgefüllt.
Erfundenes Beispiel: Eine Webdesignerin schreibt nach dem Abstimmungstermin an eine Tischlerei. Verschickt eine Stunde nach dem Call.
Unser Gespräch am 6. Oktober – Ergebnisse und nächste Schritte
Guten Tag Herr Brandstätter,
danke für das Gespräch heute. Kurz zusammengefasst: Die neue Website bekommt eine eigene Seite für Küchen, das Referenzen-Archiv fällt weg, Start ist Mitte November.
Sie schicken mir zehn Fotos von fertigen Küchen – bis 16. Oktober.
Ich schicke Ihnen den Entwurf der Startseite – bis 23. Oktober.
Soll das Kontaktformular auch Terminwünsche für die Ausstellung abfragen? Ich bereite beide Varianten vor.
Falls ich etwas anders verstanden habe als Sie, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.
Freundliche Grüße, Julia Kastner
Was eine Follow-up-Mail wirksam macht.
- Das ganze Gespräch nacherzählt statt Ergebnisse zusammengefasst
- Nur „Danke für das nette Gespräch“, ohne Inhalt
- Zusagen der Gegenseite ohne Datum
- Anhang erwähnt, aber vergessen
- Erst eine Woche nach dem Termin verschickt
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Wann sollte ich die Follow-up-Mail schicken?
Am besten am selben Tag, spätestens am nächsten Vormittag. Je später sie kommt, desto weniger wird sie gelesen und desto eher gehen Korrekturen unter.
Wie lang sollte eine Follow-up-Mail sein?
So kurz, dass sie ohne Scrollen auf einen Bildschirm passt: drei bis fünf Punkte Zusammenfassung, die Aufgaben und ein nächster Schritt. Details gehören in einen Anhang oder ein Protokoll.
Wie oft darf ich nachfassen, wenn keine Antwort kommt?
Eine freundliche Erinnerung nach etwa einer Woche ist üblich, eine zweite nach weiteren ein bis zwei Wochen. Danach lieber anrufen als eine dritte Mail schreiben.
Geht das auch schneller?
Wenn du deine Calls mit noteit mitschreibst, liegen Zusammenfassung und To-dos nach dem Gespräch bereit. Du kopierst sie in die Vorlage und passt nur noch Anrede und Ton an. Mehr Tipps im Ratgeber zur Follow-up-Mail.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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