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RACI-Matrix: Vorlage, damit „wer macht das?“ geklärt ist.

Eine RACI-Matrix ordnet jeder Aufgabe zu, wer sie erledigt (R), wer dafür geradesteht (A), wer vorher gefragt (C) und wer danach informiert wird (I). Sie ist schnell erstellt – nützlich wird sie aber erst, wenn du jede Zeile nach ein paar einfachen Regeln prüfst.

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RACI-Matrix 
RACI-MATRIX

PROJEKT / ABLAUF
Bezeichnung: …
Stand vom: … · abgestimmt mit: …

LEGENDE
R = Responsible: führt die Aufgabe aus
A = Accountable: trägt die Verantwortung, entscheidet, gibt ab – genau eine Person pro Aufgabe
C = Consulted: wird vorher gefragt, Austausch in beide Richtungen
I = Informed: wird über das Ergebnis informiert

MATRIX
Aufgabe / Entscheidung     | Rolle 1 | Rolle 2 | Rolle 3 | Rolle 4 | Rolle 5
…                          |         |         |         |         |
…                          |         |         |         |         |
…                          |         |         |         |         |
…                          |         |         |         |         |

PRÜFUNG PRO ZEILE
[ ] Genau ein A
[ ] Mindestens ein R
[ ] Nicht mehr C als nötig
[ ] Wer I ist, erfährt es wirklich (wie: …)

PRÜFUNG PRO SPALTE
[ ] Niemand hat so viele R, dass es zeitlich nicht geht
[ ] Niemand hat nur I – braucht die Rolle die Matrix überhaupt?
[ ] Jede Rolle kennt ihre Einträge und hat zugestimmt
Wann du sie brauchst
  • Projekte, in denen mehrere Abteilungen oder Firmen zusammenarbeiten
  • Wenn Aufgaben liegen bleiben, weil sich alle für „mitzuständig“ halten
  • Neue Abläufe, bei denen Freigaben und Entscheidungen festgelegt werden müssen
  • Nach einer Umstrukturierung, wenn Rollen neu verteilt werden
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Ausgefülltes Beispiel

Ein Messeauftritt, Zeile für Zeile.

Erfundenes Beispiel: Ein Landtechnik-Hersteller stellt auf einer Fachmesse aus. Bei der letzten Messe hat niemand die Kontakte nachgefasst – darum gibt es diesmal eine RACI-Matrix.

RACI-Matrix · Messeauftritt · Hofer Landtechnik
Rollen

GF = Geschäftsführung (Johann Hofer) · MK = Marketing (Eva Lackner) · VK = Vertriebsleitung (Peter Schaller) · TE = Technik (Manuel Pühringer) · AG = Messebau-Agentur

Messebudget freigeben

A = GF · R = MK · C = VK · I = TE

Standkonzept und Grafik

A = MK · R = AG · C = VK, TE · I = GF

Exponate auswählen und transportieren

A = TE · R = TE · C = VK · I = MK, AG

Standdienst einteilen

A = VK · R = VK · C = TE · I = GF, MK

Kontakte nach der Messe nachfassen

A = VK · R = Außendienst · C = TE (bei technischen Fragen) · I = GF

Ergebnis der Prüfung

Erster Entwurf hatte beim Standkonzept zwei A (MK und GF) – geklärt: Marketing entscheidet, die Geschäftsführung wird informiert.

Außendienst ergänzt: Er war vorher gar nicht in der Matrix, obwohl er das Nachfassen erledigt.

Tipps

Die Regeln, die eine RACI-Matrix brauchbar machen.

Genau ein AZwei Verantwortliche bedeuten keinen. Wenn sich zwei Personen das A teilen wollen, ist die Aufgabe meist zu grob und lässt sich in zwei Zeilen aufteilen.
A und R dürfen dieselbe Person seinBei kleinen Aufgaben erledigt die verantwortliche Person die Arbeit selbst. Dann steht in der Zeile einfach A und R bei derselben Rolle.
C sparsam vergebenJedes C ist eine Abstimmung mehr. Wer nur Bescheid wissen muss, ist I – das spart Zeit und Termine.
Aufgaben als Tätigkeit formulieren„Budget freigeben“ statt „Budget“. Ein Verb zeigt, was genau zu tun ist – und für wen das A gilt.
Rollen statt Namen, Namen dazuschreibenDie Matrix arbeitet mit Rollen, damit sie Personalwechsel übersteht. Eine Zeile mit den aktuellen Namen darunter verhindert Rätselraten.
Gemeinsam abstimmenEine Matrix, die eine Person allein ausfüllt, ist ein Vorschlag. Erst wenn alle Rollen ihre Einträge gesehen und bestätigt haben, gilt sie.
Typische Fehler
  • Zwei oder mehr A in einer Zeile
  • Zeilen ohne R – niemand erledigt die Arbeit
  • Fast überall C – jede Entscheidung braucht fünf Abstimmungen
  • Die Matrix wird einmal erstellt und nie wieder aktualisiert
  • Wichtige Beteiligte fehlen als Spalte

Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.

Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen R und A?

R erledigt die Arbeit, A trägt die Verantwortung für das Ergebnis und gibt es ab. Es kann mehrere R geben, aber nur ein A pro Aufgabe.

Was ist eine RASCI-Matrix?

Eine Erweiterung um S für „Supportive“: Personen, die das R bei der Arbeit unterstützen, ohne selbst verantwortlich zu sein. Sinnvoll, wenn viele Helfer:innen beteiligt sind.

Wie viele Zeilen sollte eine RACI-Matrix haben?

So wenige wie möglich. Zehn bis zwanzig gut gewählte Aufgaben oder Entscheidungen sind meist übersichtlicher als eine vollständige Liste aller Tätigkeiten.

Wo wird die RACI-Matrix festgehalten?

Am besten dort, wo das Projekt dokumentiert ist, etwa als Anhang zum Projektauftrag. Wird sie im Termin geändert, gehört die Änderung ins Protokoll.

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