Telefonnotiz: Vorlage, damit jeder Rückruf klappt.
Wenn du einen Anruf für eine Kollegin annimmst, entscheidet die Notiz, ob der Rückruf ein Erfolg wird oder ein Ratespiel. Die Vorlage fragt genau das ab, was die andere Person für den Rückruf braucht.
TELEFONNOTIZ FÜR … ANGENOMMEN Von: … Am: … um … Uhr ANRUFER:IN Name: … Firma / Funktion: … Rückrufnummer: … (zurückgelesen [ ]) E-Mail: … Am besten erreichbar: … ANLIEGEN Worum geht es? … Konkrete Frage / Bitte: … Bezug (Rechnung, Auftrag, Aktenzeichen): … WAS JETZT? [ ] Bitte zurückrufen bis: … [ ] Ruft selbst wieder an am / um: … [ ] Nur zur Information [ ] Dringend, weil: … SCHON GESAGT ODER ZUGESAGT … ERLEDIGT [ ] Zurückgerufen am … von … Ergebnis: …
- Am Empfang, im Sekretariat oder in der Telefonzentrale
- Wenn du das Telefon einer abwesenden Kollegin übernimmst
- Bei Anrufen, die du nicht selbst beantworten kannst
- Als Rückruf-Liste für Tage mit vielen Anrufen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Eine Notiz, mit der man sofort zurückrufen kann.
So könnte es in einem Steuerbüro aussehen (Namen erfunden): Die Chefin ist im Termin, die Assistenz nimmt den Anruf an.
von Lisa Pammer · Dienstag, 13. Oktober, 10:20
Gerhard Schuster, Geschäftsführer Schuster Bau
Rückruf: 0000 000 000 (Büro, Beispielnummer), Nummer zurückgelesen
Erreichbar heute bis 16:00, morgen ab 7:30
Hat den Bescheid über die Vorauszahlungen bekommen und hält den Betrag für deutlich zu hoch.
Frage: Kann man einen Antrag auf Herabsetzung stellen, und bis wann?
Bezug: Bescheid vom 6. Oktober, liegt seit heute früh als Scan in der Kanzlei-Mail.
Bitte zurückrufen bis Mittwoch, 12:00 – er will danach seine Bank informieren.
Habe gesagt, dass Frau Hofbauer bis 13:00 im Termin ist und den Bescheid vorher ansieht. Keine inhaltliche Aussage gemacht.
Kleine Handgriffe, die viel Rückfragen sparen.
- Nur Vorname oder nur Firma notiert
- Rückrufnummer fehlt oder hat einen Zahlendreher
- Keine Uhrzeit – unklar, wie lange die Person schon wartet
- Anliegen so vage, dass der Rückruf mit „Worum ging es denn?“ beginnt
- Notiz liegt auf dem Schreibtisch der Person, die gerade im Urlaub ist
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in eine Telefonnotiz?
Für wen sie ist, wer angerufen hat, eine geprüfte Rückrufnummer, das konkrete Anliegen, bis wann zurückgerufen werden soll, und wer den Anruf wann angenommen hat.
Was ist der Unterschied zwischen Telefonnotiz und Aktennotiz?
Die Telefonnotiz ist eine Nachricht an jemand anderen und soll einen Rückruf auslösen. Die Aktennotiz dokumentiert dagegen den Inhalt eines Gesprächs oder Vorgangs dauerhaft für die Akte.
Darf ich ein Telefonat aufnehmen, statt mitzuschreiben?
Nur, wenn dein Gegenüber Bescheid weiß und einverstanden ist. Formulierungen dafür findest du im Ratgeber zum Einverständnis.
Kann ich Telefonate automatisch mitschreiben lassen?
Normale Handy-Telefonate nicht. Anrufe über ein Programm am Computer, etwa Teams-Telefonie, ein Softphone oder WhatsApp am PC, schreibt noteit mit – mit Einverständnis des Gegenübers.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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