Gesprächsnotiz: Vorlage für Gespräche unter vier Augen.
Nach einem Gespräch weißt du noch genau, wer was gesagt hat – drei Wochen später nicht mehr. Die Gesprächsnotiz hält Aussagen und Zusagen beider Seiten getrennt fest, dazu deinen Eindruck, klar als solchen markiert.
GESPRÄCHSNOTIZ GESPRÄCH Mit: … (Funktion / Firma) Datum, Dauer: … Art: [ ] persönlich [ ] Telefon [ ] Video Anlass: … KERNAUSSAGEN Gegenüber: … Ich / wir: … Wörtlich wichtig: „…“ ZUSAGEN Vom Gegenüber: … – bis … Von mir / uns: … – bis … NOCH OFFEN - … MEIN EINDRUCK (persönliche Einschätzung) … NÄCHSTER KONTAKT Wann, wie, wer meldet sich: … Bestätigung ans Gegenüber geschickt: [ ] ja, am …
- Verhandlungen mit Vermietern, Lieferanten oder Dienstleistern
- Vier-Augen-Gespräche mit Kolleg:innen oder Vorgesetzten
- Spontane Gespräche am Gang oder nach einem Termin, in denen etwas vereinbart wurde
- Telefonate, deren Inhalt du selbst später noch brauchst
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Ein Gespräch über die Büromiete, kurz festgehalten.
Erfundenes Beispiel: Ein kleines Planungsbüro will seinen Mietvertrag verlängern und hat mit der Hausverwaltung telefoniert.
Mit Thomas Mayr (Hausverwaltung Mayr & Söhne) · 15. Oktober, 25 Minuten, Telefon
Notiert von Katharina Leitner
Herr Mayr: Verlängerung um drei Jahre ist möglich, die Eigentümerin möchte die Miete aber um 4 % anheben.
Wir: Verlängerung gern, aber nur mit Klimagerät im Besprechungsraum, der im Sommer kaum nutzbar ist.
Wörtlich Herr Mayr: „Beim Klima sehe ich Spielraum, bei der Miete eher nicht.“
Thomas Mayr klärt das Klimagerät mit der Eigentümerin – bis 24. Oktober.
Katharina Leitner schickt eine Liste der Mängel und Wünsche – bis 19. Oktober.
Wer zahlt Wartung und Strom für das Klimagerät?
Die Eigentümerin will uns halten, der Leerstand im Haus ist gestiegen. Bei einer Laufzeit von fünf Jahren wäre vermutlich mehr drin.
Herr Mayr ruft bis 24. Oktober an · Bestätigung per Mail am 15. Oktober geschickt
So bleibt die Notiz auch später belastbar.
- Zusagen beider Seiten in einem Satz vermischt
- Eigene Vermutungen stehen zwischen den Fakten
- Kein Datum für den nächsten Kontakt
- Notiz im privaten Notizbuch statt beim Vorgang
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist eine Gesprächsnotiz?
Eine kurze schriftliche Zusammenfassung eines Gesprächs: wer beteiligt war, was gesagt und zugesagt wurde und wie es weitergeht. Sie ist knapper und persönlicher als ein Protokoll.
Worin unterscheiden sich Gesprächsnotiz und Aktennotiz?
Die Gesprächsnotiz bezieht sich immer auf ein Gespräch und darf deinen Eindruck enthalten. Die Aktennotiz dokumentiert beliebige Vorgänge möglichst neutral für die Akte.
Muss das Gegenüber die Gesprächsnotiz unterschreiben?
Nein, sie ist deine eigene Aufzeichnung. Wenn eine Absprache wichtig ist, schick dem Gegenüber eine kurze Zusammenfassung per Mail – dann gibt es eine Gelegenheit zum Widerspruch.
Geht das auch automatisch?
Für Gespräche per Video oder über ein Telefonie-Programm am Computer kann noteit das übernehmen: Transkript, Zusammenfassung und To-dos mit Verantwortlichen. Deinen Eindruck ergänzt du selbst.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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