Bauherrengespräch: Protokoll, das Entscheidungen festhält.
„Das haben wir so nie besprochen“ – dieser Satz kostet Architekturbüros Zeit, Geld und Nerven. Das Protokoll vom Bauherrengespräch hält deshalb vor allem zwei Dinge fest: was die Bauherrschaft entschieden hat und was jede Änderung kostet.
PROTOKOLL BAUHERRENGESPRÄCH RAHMENDATEN Projekt: … Planungsphase (DE: Leistungsphase nach HOAI): … Gespräch Nr. / Datum / Ort oder Videocall: … Protokoll: … TEILNEHMENDE Bauherrschaft: … Entscheidungsbefugt für die Bauherrschaft: … Planung / Architektur: … Weitere (Fachplanung, Bauträger, Berater:in): … STAND SEIT DEM LETZTEN GESPRÄCH … WÜNSCHE UND ANFORDERUNGEN Raumprogramm, Nutzung, Gestaltung, Barrierefreiheit, Energie: … ENTSCHEIDUNGEN DER BAUHERRSCHAFT E-… | Entscheidung: … | Folge für Kosten / Termine: … | entschieden von: … ÄNDERUNGSWÜNSCHE Ä-… | Wunsch: … | geschätzte Mehr- / Minderkosten: … | Terminfolge: … | Freigabe: ja / nein / bis … HINWEISE UND BEDENKEN DER PLANUNG … KOSTEN Budget der Bauherrschaft: … Aktueller Kostenstand (Schätzung / Berechnung): … Abweichung und Gründe: … TERMINE Einreichung bzw. Bauantrag, Ausschreibung, Baubeginn: … OFFENE FRAGEN UND AUFGABEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann NÄCHSTES GESPRÄCH … Bitte Rückmeldung zum Protokoll bis: …
- Erstes Gespräch zur Grundlagenermittlung und zum Raumprogramm
- Regelmäßige Abstimmung während Entwurf und Einreichplanung bzw. Bauantrag
- Bemusterung: Fliesen, Böden, Fenster, Sanitär auswählen
- Änderungswünsche während der Bauphase besprechen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Entwurfsphase, drittes Gespräch.
Erfundenes Beispiel: Ein Paar plant ein Einfamilienhaus. Zwei Entscheidungen fallen, ein Änderungswunsch wird bewusst noch nicht freigegeben, weil das Budget knapp wird.
Entwurf · 2. Oktober, 18:00–19:30, Videocall · Protokoll: Julia Berger (Architekturbüro Berger)
Bauherrschaft: Anna und Markus Steininger – entscheiden gemeinsam, Ansprechpartnerin für Rückfragen: Anna Steininger
E-07 | Satteldach statt Flachdach | Kosten laut Schätzung neutral, Bebauungsplan erlaubt beides | Anna und Markus Steininger
E-08 | Luft-Wasser-Wärmepumpe mit Fußbodenheizung | Gasanschluss entfällt | Anna und Markus Steininger
Ä-03 | Garage statt Carport | ca. 18.000 € Mehrkosten, Entwurf verschiebt sich um eine Woche | Freigabe offen – Entscheidung bis 16. Oktober
Ä-04 | Speisekammer statt Abstellraum neben der Küche | kostenneutral | freigegeben
Mit Ä-03 liegt die Kostenschätzung bei rund 548.000 € und damit über dem Budget von 520.000 €. Einsparvorschläge kommen zum nächsten Termin.
Julia Berger schickt Grundriss Erdgeschoss mit Speisekammer, Index C – bis 9. Oktober.
Familie Steininger klärt mit der Bank den Finanzierungsrahmen – bis 14. Oktober.
16. Oktober, 18:00, Büro Berger · Rückmeldung zum Protokoll bitte bis 7. Oktober
Damit später niemand sagt, das war anders gemeint.
- Entscheidungen im Fließtext versteckt
- Änderungswünsche ohne Kosten- und Terminfolge
- Fachliche Bedenken nur mündlich geäußert
- Unklar, wer auf Bauherrenseite entscheiden darf
- Planstand ohne Index – niemand weiß, welcher Grundriss gemeint ist
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Wer schreibt das Protokoll beim Bauherrengespräch?
In der Regel das Architektur- oder Planungsbüro. Es lohnt sich, die Bauherrschaft um eine kurze Bestätigung zu bitten – gerade bei Entscheidungen mit Kostenfolge.
Ist das Protokoll vom Bauherrengespräch verbindlich?
Es ist vor allem ein Nachweis dafür, was besprochen und entschieden wurde. Wie verbindlich es ist, hängt vom Planungsvertrag und vom Einzelfall ab – wichtige Änderungen sollten zusätzlich schriftlich beauftragt werden.
Kann ich Bauherrengespräche automatisch protokollieren lassen?
Ja, wenn alle einverstanden sind: Bei Videocalls über Teams oder Zoom schreibt noteit mit, im Büro oder auf der Baustelle startest du „Gespräch vor Ort“ im Browser. Projekt- und Produktnamen trägst du einmal ins Wörterbuch (Pro) ein, Entscheidungsnummern ergänzt du selbst.
Wie oft finden Bauherrengespräche statt?
In der Planung meist alle zwei bis vier Wochen, in der Bemusterung und vor wichtigen Freigaben öfter. Während der Bauphase ersetzt oft die Baubesprechung einen Teil davon.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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