Verhandlungsprotokoll: Vorlage, die festhält, worauf ihr euch geeinigt habt.
Nach einer Verhandlung erinnert sich jede Seite am liebsten an ihre eigenen Erfolge. Das Verhandlungsprotokoll hält zu jedem Punkt fest, wo beide gestartet sind und wo sie gelandet sind – und was noch unter Vorbehalt steht. Unterschrieben wird es oft zur Grundlage des Vertrags.
VERHANDLUNGSPROTOKOLL PARTEIEN Auftraggeber / Käufer: … vertreten durch: … Auftragnehmer / Verkäufer: … vertreten durch: … Vertretungsbefugnis geklärt? [ ] ja [ ] nein, Vorbehalt: … VERHANDLUNG Gegenstand: … Datum, Ort / Tool, Runde Nr.: … Grundlage: Angebot / Leistungsverzeichnis / Entwurf vom … VERHANDELTE PUNKTE Punkt 1: … | Ausgang Auftraggeber: … | Ausgang Auftragnehmer: … | Ergebnis: … Punkt 2: … | Ausgang Auftraggeber: … | Ausgang Auftragnehmer: … | Ergebnis: … PREIS UND ZAHLUNG Preis / Pauschale / Einheitspreise: … Nachlass, Skonto: … Zahlungsplan: … TERMINE Beginn: … Fertigstellung / Lieferung: … Vertragsstrafe / Pönale: … SICHERHEITEN UND GEWÄHRLEISTUNG … OFFENE PUNKTE - … klärt: … bis … VORBEHALTE UND GELTUNG [ ] Ergebnis gilt verbindlich [ ] unter Vorbehalt der Zustimmung von … bis … [ ] nur Zwischenstand Rangfolge der Unterlagen: … UNTERSCHRIFTEN Ort, Datum: … Für …: ____________ Für …: ____________
- Preis- und Vertragsverhandlungen mit Kunden oder Lieferanten
- Vergabegespräche mit Nachunternehmern am Bau
- Verhandlungen über Rahmenverträge oder Jahreskonditionen
- Wenn mehrere Runden nötig sind und der Zwischenstand gesichert werden soll
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Ein Vergabegespräch am Bau, ausgefüllt.
Erfunden: Ein Generalunternehmer verhandelt mit einem Elektrobetrieb über die Elektroinstallation eines Wohnbaus mit 24 Wohnungen.
Auftraggeber: Baumeister Gruber GmbH, vertreten durch Ing. Christian Gruber und Eva Moser (Einkauf)
Auftragnehmer: Elektro Kainz GmbH, vertreten durch Manfred Kainz (Geschäftsführer, zeichnungsberechtigt)
Elektroinstallation Wohnbau Feldweg, 24 Wohnungen und Tiefgarage · 30. September, Büro Gruber, Runde 2
Grundlage: Leistungsverzeichnis vom 1. September, Angebot Kainz vom 15. September über 486.000 € netto
Preis | AG: 440.000 € | AN: 486.000 € | Ergebnis: Pauschale 462.000 € netto.
Ladestationen Tiefgarage | AG: Vorbereitung für alle 30 Plätze | AN: nur Leerverrohrung | Ergebnis: Leerverrohrung für alle Plätze plus 10 fertige Anschlüsse, im Preis enthalten.
Pönale | AG: 0,5 % pro Werktag | AN: keine | Ergebnis: 0,2 % pro Werktag, höchstens 5 % der Auftragssumme.
Pauschale 462.000 € netto · 3 % Skonto bei Zahlung binnen 14 Tagen · Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, monatlich
Beginn Rohinstallation KW 4, Fertigstellung bis 30. September nächsten Jahres.
Haftrücklass 3 % für die Dauer der Gewährleistung, ablösbar durch Bankgarantie.
Fabrikat der Wohnungsverteiler: Kainz schickt zwei gleichwertige Vorschläge – bis 7. Oktober.
Bauzeitplan Detail: Gruber schickt den Terminplan der Trockenbauarbeiten – bis 7. Oktober.
Verbindlich unter Vorbehalt der Freigabe durch den Bauherrn bis 14. Oktober.
Rangfolge: dieses Protokoll, Leistungsverzeichnis, Angebot. Es gelten keine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers.
Unterschrieben von Ing. Christian Gruber und Manfred Kainz am 30. September.
So hält das Protokoll, was die Verhandlung verspricht.
- Nur das Ergebnis notiert, nicht die Ausgangspositionen
- Unklar, welches Angebot oder welche Fassung Grundlage war
- Zustimmungsvorbehalte nicht festgehalten
- Protokoll ohne Unterschrift oder schriftliche Bestätigung der Gegenseite
- Offene Punkte ohne Verantwortliche und Frist
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Ist ein Verhandlungsprotokoll rechtlich verbindlich?
Das hängt vom Inhalt und vom Willen der Parteien ab. Unterschreiben beide und ist es als Vereinbarung gemeint, kann es Vertragsbestandteil werden. Steht „Zwischenstand“ oder ein Vorbehalt darin, eher nicht. Bei wichtigen Verträgen rechtlich beraten lassen.
Was ist der Unterschied zwischen Verhandlungsprotokoll und Vertrag?
Der Vertrag regelt das Verhältnis vollständig. Das Verhandlungsprotokoll hält fest, worauf man sich in einem Gespräch geeinigt hat – oft ergänzt oder ändert es Angebot und Leistungsverzeichnis und wird im Vertrag ausdrücklich einbezogen.
Reicht es, das Protokoll nur zu schicken, ohne Unterschrift?
Sicherer ist eine Unterschrift oder eine ausdrückliche schriftliche Bestätigung der Gegenseite. Ob Schweigen auf ein zugeschicktes Protokoll als Zustimmung gilt, hängt vom Einzelfall und vom anwendbaren Recht ab – verlass dich nicht darauf.
Wer schreibt das Verhandlungsprotokoll?
Meist die Seite, die eingeladen hat, oft der Einkauf des Auftraggebers. Wer schreibt, formuliert – deshalb lohnt es sich, das Protokoll selbst zu übernehmen oder es vor der Unterschrift genau zu lesen.
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