Bedarfsanalyse: Vorlage, aus der sich das Angebot fast selbst schreibt.
Eine Bedarfsanalyse hält fest, was der Kunde heute hat, woran es hakt und was eine Lösung unbedingt können muss. Die Vorlage trennt Muss von Wunsch – genau die Unterscheidung, an der Angebote sonst zu teuer oder zu dünn werden.
BEDARFSANALYSE KUNDE UND TERMIN Firma, Branche, Größe: … Gesprächspartner:innen / Funktion: … Datum, Art des Termins: … Von unserer Seite: … IST-ZUSTAND Wie läuft es heute (Ablauf, Werkzeuge, Personen)? … Zahlen, die den Umfang zeigen (Mengen, Standorte, Nutzer:innen): … PROBLEME UND AUSLÖSER Was kostet heute Zeit, Geld oder Nerven? … Konkreter letzter Fall: … Warum gerade jetzt? … ZIELE Was soll in 6–12 Monaten anders sein? … Woran merkt der Kunde, dass es funktioniert? … ANFORDERUNGEN MUSS (sonst kein Auftrag): … SOLL (wichtig, aber verhandelbar): … KANN (schön zu haben): … AUSDRÜCKLICH NICHT gewünscht: … RAHMEN Budget / Budgetrahmen: … Zeitplan, Starttermin, Fristen: … Technik, Schnittstellen, Vorgaben: … ENTSCHEIDUNG Wer entscheidet, wer redet mit? … Nach welchen Kriterien wird verglichen? … Andere Anbieter im Gespräch: … UNSERE EINSCHÄTZUNG Passt unser Angebot? [ ] ja [ ] teilweise [ ] nein – weil: … Offene Fragen vor dem Angebot: … NÄCHSTE SCHRITTE [ ] … – wer – bis wann [ ] Angebot bis …
- Zweiter Termin nach dem Erstgespräch, bevor ein Angebot entsteht
- Erklärungsbedürftige Produkte wie Software, Anlagen oder Maschinen
- Dienstleistungen, die auf den Kunden zugeschnitten werden
- Ausschreibungen und Anfragen mit vielen Beteiligten auf Kundenseite
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Drei Filialen, eine Stempeluhr aus Papier.
Erfunden: Ein Anbieter von Zeiterfassungssystemen analysiert den Bedarf einer Bäckerei mit drei Filialen, die ihre Stundenlisten bisher auf Papier führt.
Bäckerei Moser, Backstube und drei Filialen, 34 Mitarbeitende, davon 12 Teilzeit
Claudia Moser (Geschäftsführung), Robert Lang (Backstubenleiter) · 14. Oktober, 60 Minuten vor Ort · von uns: Stefan Kraus
Stundenzettel auf Papier je Filiale, Frau Moser tippt sie am Monatsende in Excel und schickt sie ans Lohnbüro.
Backstube beginnt um 2 Uhr, Filialen um 6 Uhr – Nachtzuschläge werden händisch berechnet.
Monatsabschluss kostet sie rund zwei Abende.
Letzter Fall: Im September fehlten zwei Zettel aus der Filiale am Stadtplatz, eine Mitarbeiterin bekam Stunden zu wenig ausbezahlt.
Jetzt, weil im Frühjahr eine vierte Filiale dazukommt.
Stunden laufend sehen statt erst am Monatsende. Gut ist es, wenn das Lohnbüro eine fertige Datei bekommt und Frau Moser nichts mehr abtippt.
MUSS: Stempeln mit Chip in jeder Filiale, Nachtzuschläge automatisch, Export fürs Lohnbüro.
SOLL: Urlaubsanträge im selben System.
KANN: Dienstplan für die Filialen.
NICHT gewünscht: Stempeln am privaten Handy der Mitarbeitenden.
Budget: einmalig bis ca. 4.000 € plus monatliche Gebühr, Obergrenze noch nicht genannt · Start bis Ende Februar · WLAN in zwei von drei Filialen
Entscheidet Claudia Moser, Robert Lang muss mit der Bedienung in der Backstube einverstanden sein.
Vergleicht mit einem zweiten Anbieter, wichtigstes Kriterium: „Es muss um 2 Uhr früh ohne Erklärung funktionieren.“
Passt. Filiale ohne WLAN braucht ein Terminal mit Mobilfunk – im Angebot berücksichtigen.
Claudia Moser schickt die Exportvorgaben ihres Lohnbüros – bis 17. Oktober.
Stefan Kraus schickt das Angebot mit zwei Varianten (mit und ohne Urlaubsmodul) – bis 22. Oktober.
So wird aus Notizen ein treffendes Angebot.
- Schon während der Analyse das eigene Produkt vorführen
- Alle Anforderungen gleich gewichtet
- Budget und Entscheidungsweg nicht angesprochen
- Nur mit der Geschäftsführung gesprochen, nicht mit den späteren Nutzer:innen
- Angebot geschrieben, ohne die Analyse noch einmal zu lesen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in eine Bedarfsanalyse?
Der Ist-Zustand, die konkreten Probleme und der Auslöser, die Ziele, die Anforderungen nach Muss, Soll und Kann, der Rahmen aus Budget und Zeitplan sowie die Frage, wer nach welchen Kriterien entscheidet.
Was ist der Unterschied zwischen Erstgespräch und Bedarfsanalyse?
Das Erstgespräch klärt, ob es grundsätzlich passt. Die Bedarfsanalyse geht danach in die Tiefe und liefert die Details, die du für ein genaues Angebot brauchst. Bei kleinen Aufträgen fällt beides oft in einen Termin.
Wie lange dauert eine Bedarfsanalyse?
Bei überschaubaren Aufträgen 45 bis 60 Minuten. Bei größeren Projekten mit mehreren Abteilungen eher mehrere kurze Gespräche als ein langer Workshop.
Kann ich die Bedarfsanalyse im Video-Call machen?
Ja. Wenn alle einverstanden sind, kann noteit den Call mitschreiben – du konzentrierst dich aufs Nachfragen und überträgst danach nur noch die Punkte in die Vorlage.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos testen