Protokoll einer Telefonkonferenz: Vorlage für Runden ohne Bild.
Bei einer Telefonkonferenz sieht niemand, wer nickt, wer gerade weg ist und wer eigentlich zustimmt. Diese Vorlage fängt genau das auf: Einwahlzeiten, Abbrüche und eine ausdrückliche Zustimmung bei jedem Ergebnis.
PROTOKOLL TELEFONKONFERENZ KONFERENZ Thema: … Datum: … Beginn: … Uhr Ende: … Uhr Einwahl / Tool: … Leitung: … Protokoll: … TEILNAHME Name (Standort) | dabei von – bis | Hinweis … | … – … | … … | … – … | z. B. Verbindung abgebrochen … Eingeladen, nicht dabei: … PUNKTE 1. … Ergebnis: … Zustimmung per Rundruf: [ ] alle einverstanden [ ] Einwand von: … Nicht dabei, als entschieden wurde: … 2. … Ergebnis: … Zustimmung per Rundruf: … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann NACHINFORMATION Wer muss über welchen Punkt noch informiert werden? … – informiert von: … bis: … NÄCHSTE KONFERENZ Termin: … Einwahl: …
- Regelmäßige Telefonrunden mit Standorten, Filialen oder Außendienst
- Kurzfristige Abstimmungen, zu denen sich mehrere Personen einwählen
- Videocalls, in denen viele ohne Kamera oder nur per Telefon dabei sind
- Konferenzen mit wackeligen Verbindungen, etwa von unterwegs
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Vier Standorte, eine Verbindung bricht ab.
Erfunden: die wöchentliche Telefonkonferenz der Standortleitungen eines Gartencenters. Eine Leiterin fällt mitten im zweiten Punkt aus der Leitung – und das Protokoll zeigt, was sie verpasst hat.
7. Oktober, 8:00–8:25 · Telefonkonferenz · Leitung und Protokoll: Josef Brunner
Josef Brunner (Zentrale) 8:00–8:25 · Maria Leitner (Freistadt) 8:00–8:25 · Klaus Ortner (Perg) 8:03–8:25 · Sabine Haas (Gallneukirchen) 8:00–8:12, Verbindung abgebrochen
1. Frostschutz: Kübelpflanzen kommen ab 14. Oktober über Nacht ins Glashaus. Rundruf: alle einverstanden.
2. Christbaumverkauf: Start am 28. November an allen Standorten, Preise wie im Vorjahr plus 2 €. Rundruf: Brunner, Leitner, Ortner einverstanden – Sabine Haas war nicht mehr in der Leitung.
3. Personal Dezember: Perg bekommt eine zusätzliche Aushilfe für die Samstage. Rundruf: alle Anwesenden einverstanden.
Klaus Ortner meldet den Aushilfsbedarf an die Personalverrechnung – bis 10. Oktober.
Maria Leitner bestellt Frostschutzvlies für alle Standorte – bis 9. Oktober.
Josef Brunner ruft Sabine Haas zu Punkt 2 und 3 an – heute Vormittag. Einwände von ihr werden im nächsten Call besprochen.
14. Oktober, 8:00, gleiche Einwahl
Was am Telefon anders ist.
- „Alle einverstanden“ notiert, obwohl jemand gar nicht mehr in der Leitung war
- Keine Einwahlzeiten – niemand weiß, wer welchen Punkt gehört hat
- Verpasste Ergebnisse werden nicht nachkommuniziert
- Ergebnisse nicht laut zusammengefasst, Verbindungsfehler bleiben unbemerkt
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was muss in ein Protokoll einer Telefonkonferenz?
Datum, Uhrzeit und Einwahl, wer von wann bis wann dabei war, die Ergebnisse je Punkt mit Zustimmung der Anwesenden, Aufgaben und wer noch nachinformiert werden muss.
Gelten Beschlüsse aus einer Telefonkonferenz?
In Teams und Projekten in der Regel ja, wenn alle Beteiligten dabei waren und zugestimmt haben. Für Vereine, Gesellschaften und Gremien hängt es von Gesetz, Statuten oder Gesellschaftsvertrag ab, ob Beschlüsse telefonisch gefasst werden dürfen.
Kann ich eine Telefonkonferenz automatisch mitschreiben lassen?
Wenn du über eine Desktop-App am Computer telefonierst, etwa Teams, Zoom oder Webex, kann noteit mitschreiben und erkennt den Call in der Pro-Version automatisch. Normale Handytelefonate nimmt noteit nicht auf.
Wie halte ich fest, wer gesprochen hat, wenn ich die Stimmen nicht kenne?
Bitte alle, vor dem Beitrag den Namen zu sagen. Bei noteit liegen die Stimmen der Gegenseite getrennt als Stimme 1, 2, 3 vor; Namen trägst du unter „Wer spricht?“ nach, und wenn sich jemand vorstellt, übernimmt die KI den Namen selbst.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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