Verlaufsprotokoll: Vorlage für nachvollziehbare Sitzungen.
Im Verlaufsprotokoll steht nicht nur, was beschlossen wurde, sondern auch, wer welche Argumente gebracht hat. Die Vorlage gibt jedem Tagesordnungspunkt dieselbe Ordnung: Bericht, Diskussion, Antrag, Abstimmung.
VERLAUFSPROTOKOLL SITZUNG Bezeichnung: … Datum: … Beginn: … Uhr · Ende: … Uhr Ort / Tool: … Vorsitz: … Protokoll: … Anwesend: … Entschuldigt: … Beschlussfähigkeit festgestellt: [ ] ja [ ] nein TAGESORDNUNG TOP 1: … TOP 2: … TOP 3: Allfälliges / Verschiedenes VERLAUF – TOP 1: … Beginn: … Uhr Bericht: … berichtet, dass … Diskussion: - … weist darauf hin, dass … - … entgegnet, man könne … - … fragt, ob …; … antwortet, … Antrag (Wortlaut): „…“ – gestellt von … Abstimmung: dafür … · dagegen … · Enthaltungen … Ergebnis: Antrag [ ] angenommen [ ] abgelehnt VERLAUF – TOP 2: … Beginn: … Uhr Bericht: … Diskussion: … Ergebnis: … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann SCHLUSS Sitzung geschlossen um … Uhr Ort, Datum: … Vorsitz: …………… Protokoll: ……………
- Eigentümer- und Mitgliederversammlungen mit strittigen Punkten
- Gremien- und Ausschusssitzungen, deren Entscheidungen begründet sein müssen
- Konfliktgespräche, bei denen später jede Position belegbar sein soll
- Prüfungs- und Abnahmetermine, in denen Einwände festgehalten werden
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Ein strittiger Punkt, sauber nachgezeichnet.
Personen und Haus sind erfunden. Gezeigt ist nur der Tagesordnungspunkt einer Eigentümerversammlung, um den gerungen wurde.
12. November, 18:30–20:05 · Gemeinschaftsraum
Vorsitz: Hausverwaltung Kern (Daniel Kern) · Protokoll: Sandra Fink
Anwesend oder vertreten: 9 von 12 Wohnungen · beschlussfähig
Herr Kern berichtet, das günstigere von zwei Angeboten liege bei 84.000 €, die Rücklage betrage 51.000 €.
Herr Pichler (Wohnung 2) weist darauf hin, dass die Rücklage nicht reiche und eine Sonderzahlung für viele Eigentümer schwierig sei.
Frau Novak (Wohnung 7) entgegnet, die Schäden an der Westseite würden jedes Jahr teurer. Sie schlägt vor, in zwei Etappen zu sanieren.
Herr Weber (Wohnung 5) fragt, ob es eine Förderung gebe. Herr Kern antwortet, er habe das noch nicht geprüft.
Antrag Frau Novak (Wortlaut): „Die Westfassade wird im Frühjahr saniert, die übrigen Seiten im Folgejahr.“
Abstimmung: dafür 6 · dagegen 2 · Enthaltung 1 → angenommen.
Daniel Kern prüft Fördermöglichkeiten und holt ein Angebot nur für die Westseite ein – bis 15. Dezember.
So bleibt dein Verlaufsprotokoll neutral und belastbar.
- Direkte und indirekte Rede wild gemischt
- Abstimmungsergebnis ohne Zahlen
- Anträge nur sinngemäß notiert
- Eigene Meinung der Protokollführung schleicht sich ein
- Verlaufsprotokoll für Routinetermine, bei denen ein Ergebnisprotokoll reichen würde
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll?
Ein Wortprotokoll gibt alles wörtlich wieder, wie im Parlament. Das Verlaufsprotokoll fasst die Wortmeldungen sinngemäß in indirekter Rede zusammen und ist deshalb deutlich kürzer.
In welcher Zeitform schreibt man ein Verlaufsprotokoll?
Im Präsens, Wortmeldungen in indirekter Rede mit Konjunktiv I: „Er sagt, er habe das Angebot geprüft.“ Mehr zum Unterschied der Protokollarten im Ratgeber.
Darf ich die Sitzung aufnehmen, um das Protokoll später zu schreiben?
Nur, wenn alle Anwesenden Bescheid wissen und einverstanden sind. Wie das in Österreich und Deutschland geregelt ist, steht in unseren Ratgebern – das ist keine Rechtsberatung.
Wie lang darf ein Verlaufsprotokoll sein?
So lang, wie es für die Nachvollziehbarkeit nötig ist – bei einer zweistündigen Sitzung oft drei bis fünf Seiten. Routinepunkte ohne Diskussion bekommen nur ihr Ergebnis.
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