Lieferantengespräch: Protokoll-Vorlage für den Einkauf.
Im Lieferantengespräch wird bewertet, reklamiert und verhandelt – oft alles im selben Termin. Die Vorlage hält das getrennt, damit du später weißt, was fest zugesagt war und was nur angedeutet.
LIEFERANTENGESPRÄCH RAHMENDATEN Lieferant: … Lieferantennummer: … Anlass: Jahresgespräch / Reklamation / Neuverhandlung / … Datum / Ort / Tool: … Teilnehmende Lieferant: … Teilnehmende Einkauf / Fachabteilung: … Protokoll: … LEISTUNG SEIT DEM LETZTEN GESPRÄCH Liefertreue: … % (Ziel: … %) Qualität / Reklamationen: … Erreichbarkeit und Reaktionszeit: … Gesamtbewertung: A / B / C OFFENE REKLAMATIONEN Nr. … – Artikel / Charge: … – Stand: … – Lösung bis: … KONDITIONEN Preise / angekündigte Anpassung: … Zahlungsbedingungen: … Lieferbedingungen (Lieferzeit, Mindestmenge, Incoterms): … Rahmenvertrag / Laufzeit: … FORDERUNGEN UND ZUSAGEN Wir fordern: … Lieferant sagt zu: … (verbindlich / unter Vorbehalt von …) Wir sagen zu: … (Forecast, Abnahmemenge, Vorlaufzeit) RISIKEN UND AUSBLICK Rohstoffe, Kapazität, Personal: … Geplante Änderungen beim Lieferanten: … AUFGABEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann [ ] Aufgabe – wer – bis wann BESTÄTIGUNG Protokoll an Lieferant geschickt am: … Bestätigt / Einwände: …
- Jahresgespräch und Konditionsverhandlung
- Nach Reklamationen oder Lieferverzug
- Lieferantenbewertung und Nachbereitung eines Audits
- Neue Artikel, neuer Rahmenvertrag oder Preisanpassung
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Ein Jahresgespräch, ausgefüllt.
Erfundenes Beispiel: Ein Metallbaubetrieb trifft seinen Lieferanten für Kunststoffteile. Preiserhöhung, eine offene Reklamation, zwei Zusagen.
Jahresgespräch · 2. Oktober, 9:00–10:20 · vor Ort bei Metallbau Steiner
Andreas Mayr (Vertrieb) · Sabine Fuchs (Einkauf), Markus Bauer (Qualität) · Protokoll: Sabine Fuchs
Liefertreue 91 % (Ziel: 95 %) · drei Reklamationen · Bewertung B
Nr. 2026-14 – Abdeckkappen mit Grat, Charge 0824 – Werkzeug wird überarbeitet, fertig bis 31. Oktober
Mayr kündigt 4 % Preiserhöhung ab Jänner an (Granulatpreise). Unser Gegenvorschlag: 2 % bei zwölf Monaten Preisbindung.
Mayr prüft 2 % mit Preisbindung – unter Vorbehalt der Geschäftsführung, Antwort bis 15. Oktober.
Mayr hält für die zwei Hauptartikel einen Sicherheitsbestand – verbindlich ab November.
Wir liefern einen Forecast für 2027 – bis 17. Oktober.
Sabine Fuchs schickt Protokoll und Forecast – bis 17. Oktober.
Markus Bauer gibt den Prüfbericht nach der Werkzeugänderung frei – bis 7. November.
Was ein Lieferantenprotokoll belastbar macht.
- Mündliche Preiszusage ohne schriftliche Bestätigung
- Reklamationen ohne Nummer, Stand und Frist
- Nur über den Preis gesprochen, Liefertreue und Qualität vergessen
- Protokoll nur intern abgelegt – der Lieferant kennt es gar nicht
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in ein Lieferantengespräch?
Die Leistung seit dem letzten Termin (Liefertreue, Qualität, Erreichbarkeit), offene Reklamationen, Konditionen und die Pläne beider Seiten für die nächsten Monate.
Ist ein Protokoll vom Lieferantengespräch verbindlich?
Ein Protokoll ersetzt keinen Vertrag. Preisänderungen oder neue Rahmenbedingungen solltest du gesondert schriftlich vereinbaren – ein bestätigtes Protokoll hilft aber als Nachweis, was besprochen wurde.
Wie oft sollte man Lieferantengespräche führen?
Mit wichtigen Lieferanten meist einmal im Jahr, dazu anlassbezogen bei Reklamationen, Lieferproblemen oder Preisankündigungen.
Darf ich ein Lieferantengespräch aufnehmen?
Nur, wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind – heimliche Aufnahmen sind in Österreich (§ 120 StGB) und Deutschland (§ 201 StGB) strafbar. Formulierungen dafür findest du im Ratgeber zum Einverständnis.
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