Besuchsbericht: Vorlage für Kundenbesuche, die der Innendienst versteht.
Ein Besuchsbericht ist für die Leute geschrieben, die nicht beim Kunden waren: Innendienst, Vertriebsleitung, die Vertretung im Urlaub. Die Vorlage hält fest, was du erreichen wolltest, was herausgekommen ist und was jetzt jemand anderer erledigen muss.
BESUCHSBERICHT BESUCH Kunde, Ort: … Datum, Dauer: … Gesprächspartner:innen / Funktion: … Besucht von: … ZIEL DES BESUCHS … Erreicht? [ ] ja [ ] teilweise [ ] nein BESPROCHEN - … - … BESTELLUNGEN UND POTENZIAL Bestellt / zugesagt: … Angebot gewünscht für: … Geschätztes Potenzial (Menge, Umsatz, Zeitraum): … WETTBEWERB Wer liefert sonst, zu welchen Bedingungen? … BEOBACHTUNGEN VOR ORT Was ist dir aufgefallen (Lager, Umbau, neue Leute, Stimmung)? … AUFGABEN Außendienst: … bis … Innendienst: … bis … Kunde: … bis … NÄCHSTER KONTAKT Wann, wie, mit welchem Ziel: … Bericht geht an: …
- Nach jedem geplanten Kundenbesuch im Außendienst
- Bei Handelsvertretungen, die Gesprächsberichte an Hersteller liefern
- Nach Besuchen bei Neukunden, um Potenzial einzuschätzen
- Wenn ein Kollege oder eine Kollegin das Gebiet übernimmt
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Ein Routinebesuch, aus dem ein Großauftrag werden kann.
Erfunden: Der Außendienst eines Gastronomie-Großhändlers besucht einen Landgasthof, der eigentlich nur seine Bestellmengen besprechen wollte.
Gasthof Moosbrugger, 60 Sitzplätze, 14 Zimmer · 7. Oktober, 45 Minuten
Johann Moosbrugger (Wirt), Petra Moosbrugger (Küche) · besucht von Andreas Leitner
Wintersortiment und Liefertage abstimmen · erreicht, und mehr
Ab November Lieferung dienstags statt montags, Montag ist Ruhetag.
Wildsaison: Staffelpreis für Preiselbeeren und Rotkraut im Großgebinde gewünscht.
Frau Moosbrugger beklagt, dass Spülmittel und Reinigung von einem anderen Lieferanten kommen und doppelt bestellt werden muss.
Bestellt: Wintersortiment wie Vorjahr, plus 20 % bei Wildbeilagen.
Angebot gewünscht: Reinigungs- und Spülmittel für Küche und Zimmer.
Potenzial Reinigung grob 3.500 € im Jahr.
Reinigungsmittel derzeit von einem Hygienespezialisten, inklusive Wartung der Dosieranlage – das müssten wir mit abdecken.
Saal wird umgebaut, ab Frühjahr Hochzeiten bis 120 Personen geplant. Tochter steigt in den Betrieb ein.
Innendienst (Sabine Hauser) stellt die Tour auf Dienstag um – ab 3. November.
Andreas Leitner klärt mit dem Einkauf, ob wir Dosieranlagen warten können, und schickt das Angebot – bis 17. Oktober.
Johann Moosbrugger schickt die Mengen der letzten drei Monate Reinigung – bis 14. Oktober.
Anruf am 20. Oktober zum Angebot · Besuch im Februar zum Thema Hochzeitssaison · Bericht an Innendienst und Vertriebsleitung
Damit der Bericht nicht nur fürs Archiv entsteht.
- Bericht erst Tage später aus dem Gedächtnis geschrieben
- Kein Besuchsziel – „war wieder mal dort“
- Aufgaben für den Innendienst im Fließtext versteckt
- Beobachtungen zu Wachstum oder Wechsel beim Kunden fehlen
- Bericht bleibt beim Außendienst und erreicht niemanden
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was schreibt man in einen Besuchsbericht?
Wer, wann und wo, das Ziel des Besuchs, die besprochenen Punkte, Bestellungen und Potenzial, Hinweise zum Wettbewerb, Beobachtungen vor Ort sowie Aufgaben mit Namen und Frist.
Wie lang sollte ein Besuchsbericht sein?
Meist reicht eine halbe bis eine Seite. Wichtiger als die Länge ist, dass Aufgaben und nächster Kontakt sofort zu finden sind.
Wer bekommt den Besuchsbericht?
Alle, die mit dem Kunden arbeiten: Innendienst, Vertriebsleitung, bei Handelsvertretungen der Hersteller. Lege ihn dort ab, wo das Team zum Kunden nachschaut, etwa im CRM.
Hilft noteit auch bei Besuchen vor Ort?
Ja, über die Browser-Aufnahme „Gespräch vor Ort“ am Laptop oder Handy-Browser – wenn dein Gegenüber einverstanden ist. Für Video-Calls mit dem Kunden schreibt die Desktop-App mit.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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