Projektabschluss-Meeting: Vorlage, damit nichts im Projekt hängen bleibt.
Ein Projekt ist nicht zu Ende, wenn die Arbeit getan ist, sondern wenn jemand offiziell sagt: Das Projekt ist abgeschlossen, und für alles, was noch offen ist, ist jetzt jemand anderes zuständig. Genau das hält diese Vorlage fest.
PROJEKTABSCHLUSS RAHMENDATEN Projekt: … Datum / Ort: … Teilnehmende: Auftraggeber …, Projektleitung …, künftig Verantwortliche im Betrieb … Protokoll: … AGENDA 1. Ziele gegen Ergebnis 2. Abnahme und Übergabe 3. Restpunkte und neue Zuständigkeiten 4. Budget und Termine – Plan gegen Ist 5. Dokumentation und Ablage 6. Wichtigste Erkenntnisse 7. Entlastung der Projektleitung und Auflösung des Teams ZIELE GEGEN ERGEBNIS Ziel laut Projektauftrag – erreicht / teilweise / nicht – Anmerkung … – … – … … – … – … ABNAHME UND ÜBERGABE Abnahme erfolgt am: … durch: … Übergeben an (Betrieb / Fachbereich): … Schulung / Einweisung erledigt: [ ] ja [ ] nein RESTPUNKTE NACH PROJEKTENDE Restpunkt – neu verantwortlich – bis wann … – … – … BUDGET UND TERMINE Budget: Plan … · Ist … · Abweichung … · Grund: … Ende: Plan … · Ist … · Grund: … Offene Rechnungen / Verträge: … DOKUMENTATION Abgelegt unter: … Betriebshandbuch / Anleitungen: … Zugänge und Passwörter an: … übergeben WICHTIGSTE ERKENNTNISSE Beibehalten: … Nächstes Mal anders: … Ausführliche Lessons Learned am: … FORMALER ABSCHLUSS Projektleitung entlastet: [ ] ja [ ] mit Auflage: … Projektteam aufgelöst zum: … Projektkostenstelle geschlossen zum: …
- Nach dem Go-live oder der Übergabe des Ergebnisses
- Wenn ein Projekt vorzeitig gestoppt wird – auch das braucht einen sauberen Abschluss
- Am Ende einer Projektphase, wenn das Team wechselt
- Wenn Restarbeiten in den normalen Betrieb wandern sollen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Drei von vier Standorten fertig – und trotzdem abgeschlossen.
Erfundenes Beispiel: Ein Autohaus mit vier Standorten stellt auf Cloud-Telefonie um. Ein Standort wartet noch auf den Glasfaseranschluss – das Projekt wird trotzdem beendet und der Rest sauber übergeben.
18. November, 14:00–15:15, Besprechungsraum Perg
Christoph Lindner (Auftraggeber), Julia Reiter (Projektleitung), Daniel Wimmer (IT-Betrieb) · Protokoll: Julia Reiter
Alle Standorte auf Cloud-Telefonie – teilweise: Perg, Grein und Amstetten laufen, Freistadt wartet auf Glasfaser.
Rückrufbitte, wenn niemand abhebt – erreicht.
Alte Telefonanlage gekündigt – erreicht, Vertrag endet am 31. Dezember.
Abgenommen am 18. November durch Christoph Lindner, mit Vorbehalt Standort Freistadt.
Betrieb und Support ab sofort bei Daniel Wimmer. Alle 46 Mitarbeitenden eingeschult.
Daniel Wimmer stellt Freistadt um, sobald Glasfaser liegt – voraussichtlich Jänner.
Daniel Wimmer passt die Ansage für die Werkstatt im Winter an – bis 1. Dezember.
Plan 46.500 € · Ist 49.200 € · plus 2.700 € für zusätzliche Headsets in der Annahme (vom Lenkungsausschuss im September freigegeben).
Ende geplant 31. Oktober, tatsächlich 18. November – Verzug durch Lieferzeit der Tischtelefone.
Beibehalten: Umstellung jeweils an einem Montag, mit Projektleitung vor Ort.
Anders: Hardware sofort bei Auftrag bestellen, nicht erst nach dem Pilot.
Lessons-Learned-Runde mit dem ganzen Team am 25. November.
Julia Reiter ist als Projektleiterin entlastet. Projektteam aufgelöst zum 18. November, Kostenstelle geschlossen zum 31. Dezember.
Woran ein ehrlicher Abschluss erkennbar ist.
- Kein Abschlusstermin – das Projekt läuft einfach aus
- Restarbeiten bleiben bei der Projektleitung hängen, die längst etwas anderes macht
- Budgetabweichung ohne Begründung
- Dokumentation liegt verstreut in Mailpostfächern
- Der Betrieb erfährt erst im Abschluss, dass er etwas übernehmen soll
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Projektabschluss und Lessons Learned?
Im Projektabschluss wird formal beendet: Ergebnis, Abnahme, Restpunkte, Budget, Entlastung. Lessons Learned sammeln Erfahrungen für künftige Projekte und gehen meist tiefer – oft in einem eigenen Termin mit dem ganzen Team.
Ist das Projektabschluss-Meeting dasselbe wie eine Retrospektive?
Nein. Eine Retrospektive schaut auf die Zusammenarbeit und findet regelmäßig statt, etwa nach jedem Sprint. Der Abschluss findet einmal statt und klärt vor allem Verantwortung und Übergabe.
Wer sollte beim Projektabschluss dabei sein?
Auftraggeber, Projektleitung und die Personen, die Ergebnis und Restpunkte übernehmen. Das restliche Team ist bei den Lessons Learned wichtiger.
Was bedeutet Entlastung der Projektleitung?
Der Auftraggeber bestätigt, dass die Projektleitung ihren Auftrag erfüllt hat und aus der Verantwortung für das Projekt entlassen ist. Offene Punkte gehören ab dann anderen.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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