Übergabeprotokoll: Vorlage für Geräte, Fahrzeuge und Schlüssel.
Ein Übergabeprotokoll belegt, was du wann in welchem Zustand an wen übergeben hast. Diese allgemeine Vorlage passt für Arbeitsmittel, Leihgeräte, Fahrzeuge und Schlüssel – für Wohnungen, Bauleistungen und Aufgabenübergaben gibt es eigene Vorlagen.
ÜBERGABEPROTOKOLL ÜBERGABE Datum, Uhrzeit: … Ort: … Art: [ ] Ausgabe [ ] Rückgabe [ ] Leihe bis … [ ] Verkauf Bezug (Vertrag, Auftrag, Inventarnummer): … BETEILIGTE Übergeben von: … (Funktion / Firma) Übernommen von: … (Funktion / Firma) GEGENSTÄNDE Nr. | Gegenstand | Marke / Modell | Serien- / Inventarnummer | Anzahl 1 | … | … | … | … 2 | … | … | … | … ZUBEHÖR UND UNTERLAGEN [ ] Ladegerät / Kabel … [ ] Schlüssel / Karten: Anzahl … [ ] Bedienungsanleitung, Zugangsdaten-Brief, Servicebuch … ZUSTAND [ ] neu [ ] neuwertig [ ] gebraucht, funktionsfähig [ ] Mängel (siehe unten) Zähler- / Kilometerstand, Tankfüllung, Akkustand: … Funktion geprüft: [ ] ja, gemeinsam [ ] nein, weil … VORHANDENE MÄNGEL - … (Fotos Nr. …) VEREINBARUNGEN Rückgabe bis / Nutzung für: … Sonstiges (Privatnutzung, Versicherung, Kosten bei Schäden): … UNTERSCHRIFTEN Ort, Datum: … Übergeben: …………… Übernommen: ……………
- Dienstwagen, Laptop oder Handy an neue Mitarbeitende ausgeben – oder zurücknehmen
- Leihgeräte, Werkzeug oder Veranstaltungstechnik verleihen
- Schlüssel, Kassa oder Unterlagen an eine Nachfolge im Verein übergeben
- Gebrauchte Geräte oder Maschinen an Käufer:innen übergeben
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Der erste Arbeitstag im Außendienst.
Erfunden: Ein Haustechnik-Betrieb gibt einem neuen Servicetechniker Fahrzeug und Arbeitsmittel aus. Fünf Minuten am Parkplatz, gemeinsam um das Auto gegangen.
1. Oktober, 7:30 · Firmenparkplatz Ried · Ausgabe für die Dauer des Dienstverhältnisses
Übergeben: Robert Koller (Geschäftsführung) · Übernommen: Thomas Wimmer (Servicetechnik)
1 · Servicewagen, Kastenwagen weiß, Kennzeichen RI-482 KH · Kilometerstand 84.310, Tank voll
2 · Laptop, Inventar-Nr. KH-IT-017, mit Ladegerät
3 · Diensthandy, Inventar-Nr. KH-IT-022, mit Hülle
4 · Schlüsselbund: Fahrzeug (2 Stück), Werkstatt, Lager
Alles gemeinsam geprüft und funktionsfähig.
Fahrzeug: Kratzer an der hinteren rechten Tür, ca. 10 cm (Foto 1); Steinschlag Windschutzscheibe unten links (Foto 2).
Keine Privatnutzung des Fahrzeugs außer Heimfahrt bei Bereitschaft.
Schäden sofort an Robert Koller melden; Laptop-Passwort wurde getrennt übergeben.
Ried, 1. Oktober · Robert Koller · Thomas Wimmer · Fotos 1–2 als Anlage
Damit es bei der Rückgabe keinen Streit gibt.
- Mängel nur mündlich erwähnt, nicht aufgeschrieben
- Zubehör vergessen – bei der Rückgabe fehlt das Ladegerät, und niemand weiß, ob es je dabei war
- Nur eine Unterschrift, meist die der übernehmenden Person
- Kilometer- oder Zählerstand nicht notiert
- Passwörter im Klartext im Protokoll
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
Datum, beide Beteiligten, die Gegenstände mit Serien- oder Inventarnummer, Zubehör, der Zustand samt vorhandener Mängel, Vereinbarungen zur Nutzung und die Unterschriften beider Seiten.
Müssen beide Seiten unterschreiben?
Es ist dringend zu empfehlen. Erst mit beiden Unterschriften ist klar, dass auch die übernehmende Seite den beschriebenen Zustand bestätigt.
Brauche ich bei der Rückgabe ein neues Protokoll?
Am einfachsten nimmst du das Ausgabeprotokoll und ergänzt den Zustand bei Rückgabe, neue Mängel und Datum. So sieht man Veränderungen auf einen Blick.
Gilt die Vorlage auch für eine Wohnungsübergabe?
Für Wohnungen ist sie zu allgemein – dort kommen Räume, Zählerstände und Schlüssel je Raum dazu. Nimm dafür das eigene Wohnungsübergabeprotokoll.
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