Projektstatus-Meeting: Vorlage mit Ampel und Entscheidungsbedarf.
Im Statustermin geht es nicht darum, was alle gemacht haben, sondern ob das Projekt sein Ziel noch erreicht – und was dafür entschieden werden muss. Die Vorlage stellt genau diese Fragen, in fester Reihenfolge.
PROJEKTSTATUS PROJEKT Projekt: … Berichtszeitraum: … bis … Statustermin am: … · Teilnehmende: … Berichtet von: … GESAMTSTATUS [ ] grün [ ] gelb [ ] rot Begründung in einem Satz: … Veränderung seit letztem Termin: [ ] besser [ ] gleich [ ] schlechter MEILENSTEINE (Plan → Prognose) … – geplant … → Prognose … – Status … … – geplant … → Prognose … – Status … SEIT DEM LETZTEN TERMIN Erledigt: … Nicht geschafft, weil: … RISIKEN UND PROBLEME - … → Auswirkung: … → Gegenmaßnahme: … – wer BUDGET / AUFWAND Geplant: … · Verbraucht: … · Prognose bis Ende: … ENTSCHEIDUNGSBEDARF Frage: … · Optionen: A … / B … · Empfehlung: … Entscheidung im Termin: … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann NÄCHSTER STATUSTERMIN …
- Regelmäßiger Statustermin mit Auftraggeber oder Lenkungskreis
- Monatlicher Projektbericht an die Geschäftsführung
- Statusrunde bei mehreren parallelen Projekten
- Wenn ein Projekt in Verzug gerät und Entscheidungen braucht
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Gelb, mit Begründung und einer klaren Frage.
Erfundenes Beispiel: Ein IT-Dienstleister stellt bei einem Großhändler die Warenwirtschaft um. Die Datenübernahme hängt eine Woche hinterher.
Gelb – die Datenübernahme liegt eine Woche zurück, der Go-live ist gefährdet. Seit letztem Termin: schlechter.
Schulung Lager – geplant 16. Oktober → erledigt
Testübernahme Artikeldaten – geplant 23. Oktober → Prognose 30. Oktober
Go-live – geplant 2. November → Prognose 9. November
Rund 1.200 Artikel ohne Lieferantennummer → Übernahme bricht ab → Einkauf ergänzt die Nummern, Ansprechperson: Monika Pichler.
Geplant 90 Personentage · verbraucht 62 · Prognose 96
Go-live auf 9. November verschieben oder am 2. November mit unvollständigen Artikeldaten starten? Empfehlung: verschieben.
Entschieden: Go-live am 9. November. Mehraufwand von sechs Tagen wird freigegeben.
Monika Pichler ergänzt die fehlenden Lieferantennummern – bis 27. Oktober.
Tobias Hager informiert das Lager über den neuen Termin – bis 23. Oktober.
Damit der Status auch stimmt.
- Wassermelonen-Status: außen grün, innen längst rot
- Aufzählung von Tätigkeiten statt Blick auf Meilensteine
- Risiken ohne Gegenmaßnahme und Verantwortliche
- Kein Entscheidungsbedarf formuliert – der Lenkungskreis nickt nur ab
- Budget wird erst erwähnt, wenn es aufgebraucht ist
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was gehört in ein Projektstatus-Meeting?
Gesamtstatus mit Begründung, Meilensteine mit Plan und Prognose, Risiken, Budget und vor allem die Fragen, die entschieden werden müssen. Erledigte Aufgaben im Detail gehören nicht hinein.
Wann ist ein Projekt gelb und wann rot?
Eine verbreitete Faustregel: Gelb, wenn das Ziel gefährdet ist, das Team es aber selbst wieder einfangen kann. Rot, wenn es ohne Entscheidung von außen – mehr Budget, mehr Zeit, weniger Umfang – nicht mehr erreichbar ist.
Wie oft sollte ein Statustermin stattfinden?
Bei laufenden Projekten meist alle zwei bis vier Wochen. Für die Abstimmung im Team dazwischen eignet sich ein kurzer Jour fixe.
Protokoll schreiben?
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