Change Request: Vorlage für Änderungen, die später niemand bestreitet.
Ein Change Request hält fest, was sich gegenüber dem vereinbarten Umfang ändern soll, was das an Zeit und Geld kostet und wer es genehmigt hat. Damit wird aus „Könnt ihr nicht noch schnell …?“ eine klare Entscheidung mit Preis.
CHANGE REQUEST KOPF CR-Nr.: … Titel: … Projekt / Vertrag: … Eingebracht von: … · am: … Dringlichkeit: [ ] hoch [ ] mittel [ ] niedrig BISHER VEREINBART … (Fundstelle: Angebot / Projektauftrag / Protokoll vom …) GEWÜNSCHTE ÄNDERUNG … BEGRÜNDUNG UND NUTZEN … Was passiert, wenn wir es nicht ändern? … AUSWIRKUNGEN Umfang: … Termine / Meilensteine: … Aufwand und Kosten: … Qualität / Risiken: … Andere Projekte, Verträge, Lieferanten: … ALTERNATIVEN A: … B: … Nicht ändern: … EMPFEHLUNG DER PROJEKTLEITUNG … ENTSCHEIDUNG [ ] genehmigt [ ] genehmigt mit Auflage: … [ ] abgelehnt [ ] zurückgestellt bis … Begründung: … Entschieden von: … · am: … · Unterschrift / Bestätigung per Mail: … UMSETZUNG [ ] Plan und Meilensteine angepasst [ ] Angebot / Projektauftrag ergänzt (neue Version: …) [ ] Team und Betroffene informiert
- Der Kunde wünscht sich etwas, das nicht im Angebot oder Projektauftrag steht
- Eine Anforderung muss gestrichen oder ersetzt werden
- Ein Termin oder Budget lässt sich ohne Änderung nicht halten
- Gesetzliche oder technische Vorgaben ändern sich während des Projekts
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Ein Kundenwunsch, sauber bepreist.
Erfundenes Beispiel, das an die Kickoff-Vorlage anschließt: Im Website-Projekt der Tischlerei Wagner wünscht sich die Kundin nach dem ersten Entwurf eine Online-Terminbuchung für den Schauraum.
Eingebracht von Karin Wagner am 18. November · Dringlichkeit: mittel
Acht Seiten, Referenzgalerie, Anfrageformular, Umzug der Domain (Kickoff-Protokoll vom 22. Oktober, Angebot vom 10. Oktober).
Kund:innen können online einen Beratungstermin im Schauraum buchen, freie Zeiten kommen aus dem Kalender der Tischlerei.
Terminvereinbarungen laufen heute über Rückrufe, die oft erst Tage später klappen. Thomas Wagner schätzt, dass so regelmäßig Interessent:innen abspringen.
Umfang: zusätzliches Buchungsmodul, Anbindung an den bestehenden Kalender, Bestätigungsmail.
Aufwand: 3,5 Personentage, 2.450 € netto zusätzlich, laufend 9 € pro Monat für das Buchungsmodul.
Termin: Go-live 1. März bleibt, wenn die Entscheidung bis 25. November fällt.
Risiko: Datenschutzerklärung muss ergänzt werden – das übernimmt die Tischlerei.
A: volle Terminbuchung wie beschrieben.
B: nur ein Link auf einen externen Buchungsdienst – 0,5 Personentage, 350 €, aber anderes Design.
Nicht ändern: Anfrageformular bekommt ein Feld „Wunschtermin“.
Empfehlung Nina Fröhlich: A, weil Beratungstermine der Hauptgrund für Anfragen sind.
Genehmigt (Variante A) von Karin Wagner am 21. November, per Mail bestätigt.
Meilenstein „Buchung testen“ am 2. Februar ergänzt · Angebot Version 2 verschickt · Felix Rauch baut das Modul im Jänner.
Damit Änderungen nicht zum Streitpunkt werden.
- Änderung wird umgesetzt, bevor sie genehmigt ist
- Nur Kosten genannt, Termin und Risiken vergessen
- Keine Fundstelle – unklar, ob es wirklich eine Änderung ist
- Genehmigung nur mündlich im Meeting
- Projektauftrag oder Angebot wird nach der Genehmigung nicht angepasst
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist ein Change Request?
Ein schriftlicher Antrag, den vereinbarten Umfang, Termin oder das Budget eines Projekts zu ändern. Er beschreibt die Änderung und ihre Folgen und wird von der zuständigen Stelle genehmigt oder abgelehnt.
Ist ein Fehler ein Change Request?
Nein. Erfüllt das Ergebnis nicht, was vereinbart war, ist das in der Regel ein Mangel, der behoben wird – ohne Änderungsantrag. Ein Change Request betrifft Wünsche, die über die Vereinbarung hinausgehen oder davon abweichen.
Wer entscheidet über einen Change Request?
Das legt idealerweise der Projektauftrag fest: kleine Änderungen oft die Projektleitung, größere der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss.
Braucht man Change Requests in agilen Projekten?
Innerhalb von Scrum werden Änderungen über das Product Backlog gesteuert, ein formaler Antrag ist dafür nicht vorgesehen. Bei Festpreis- oder Budgetgrenzen kann ein Change Request trotzdem nötig sein, wenn der vereinbarte Rahmen überschritten wird.
Protokoll schreiben?
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