Lessons Learned: Vorlage, damit das nächste Projekt besser läuft.
Lessons Learned halten fest, was ein Projekt für künftige Projekte lehrt – nicht für dieses Team im nächsten Sprint, sondern für alle, die so etwas wieder machen. Die Vorlage übersetzt jede Beobachtung in eine Empfehlung und legt fest, wo sie landet, damit sie beim nächsten Mal tatsächlich gefunden wird.
LESSONS LEARNED PROJEKT Projekt: … Zeitraum: … bis … Projektleitung: … Teilnehmende am Lessons-Learned-Termin: … Moderation: … (möglichst nicht die Projektleitung) ZIEL UND ERGEBNIS Geplant: … (Termin: …, Budget: …, Umfang: …) Erreicht: … (Termin: …, Budget: …, Umfang: …) Wichtigste Abweichung: … WAS WIR WIEDER SO MACHEN WÜRDEN - Beobachtung: … – Warum hat es funktioniert? … WAS WIR ANDERS MACHEN WÜRDEN - Beobachtung: … – Ursache: … – Auswirkung: … EMPFEHLUNGEN FÜR KÜNFTIGE PROJEKTE L-1: Beim nächsten Mal … , weil … . L-2: Beim nächsten Mal … , weil … . L-3: … WOHIN DIE ERKENNTNISSE GEHEN L-… → Checkliste / Vorlage / Prozessbeschreibung: … – ändert: … bis … L-… → Info an: … – durch: … bis … Ablage dieses Dokuments: … OFFEN - … (klärt: …)
- Zum Ende eines Projekts, bevor sich das Team auflöst
- Nach einer Projektphase oder einem Meilenstein in langen Projekten
- Nach Einmal-Vorhaben wie Umzug, Softwareeinführung, Messeauftritt oder Jubiläum
- Wenn ähnliche Projekte bevorstehen, etwa die nächste Filiale oder der nächste Kunde dieser Art
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Nach der Einführung einer neuen Warenwirtschaft.
Erfunden: Ein Elektrofachhändler mit fünf Filialen hat sein Kassen- und Warenwirtschaftssystem getauscht. Vier Wochen nach dem Start sitzen Projektleitung, Filialleitungen und Buchhaltung zwei Stunden zusammen.
März bis September · Projektleitung: Christian Pichler · Moderation: Verena Aigner (Buchhaltung)
Dabei: fünf Filialleitungen, Lagerleiter, IT-Dienstleister
Geplant: Start in allen Filialen am 1. Juli. Erreicht: Start am 7. September, drei Wochen Doppelbetrieb mit dem alten System.
Budget um rund ein Fünftel überschritten, vor allem durch zusätzliche Schulungstage.
Pilotfiliale vier Wochen vor allen anderen – dort fielen die meisten Fehler auf, ohne dass Kund:innen es merkten.
Eine feste Ansprechperson je Filiale für Fragen in den ersten Wochen.
Artikeldaten wurden erst im Juni bereinigt – Ursache: niemand war dafür zuständig. Folge: zwei Monate Verzug.
Schulung in der Woche vor dem Start – zu spät, um noch nachzuschulen.
L-1: Datenbereinigung als eigenes Arbeitspaket mit eigener Verantwortlichen einplanen, weil sie den Zeitplan bestimmt.
L-2: Schulungen spätestens drei Wochen vor dem Start abschließen, weil Nachschulungen Zeit brauchen.
L-3: Pilotfiliale beibehalten, weil sie Fehler vor dem großen Start sichtbar macht.
L-1 und L-2 → Projekt-Checkliste „Systemumstellung“ – Christian Pichler ergänzt sie bis 30. Oktober.
L-3 → Info an die Geschäftsführung für die geplante Kassenumstellung im Webshop – Verena Aigner.
Ablage: Projektordner „Warenwirtschaft 2026 / Abschluss“.
Damit Erkenntnisse nicht im Ordner verstauben.
- Die Runde wird zur Abrechnung mit einzelnen Personen
- Nur Probleme, keine Ursachen und keine Empfehlungen
- Erkenntnisse landen in einem Ordner, den niemand öffnet
- Lessons Learned erst Monate nach Projektende
- Nur das Kernteam ist dabei, Betroffene aus Fachbereichen fehlen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Lessons Learned und Retrospektive?
Die Retrospektive verbessert die Zusammenarbeit desselben Teams, meist am Ende jedes Sprints. Lessons Learned richten sich an künftige Projekte und andere Teams – sie werden deshalb als Empfehlung formuliert und abgelegt.
Und was ist ein Post-Mortem?
Ein Post-Mortem untersucht einen einzelnen Vorfall, etwa einen Systemausfall, und seine Ursachen. Lessons Learned betrachten ein ganzes Projekt oder eine Phase.
Wer sollte beim Lessons-Learned-Meeting dabei sein?
Das Projektteam, wichtige Beteiligte aus den Fachbereichen und, wenn möglich, eine neutrale Moderation. Auftraggeber:innen können für einen Teil dazukommen.
Wie halte ich die Erkenntnisse aus vielen Projekten auffindbar?
Mit einer festen Ablage und Nummern wie L-1, L-2. Wenn eure Projekttermine mit noteit protokolliert sind, kannst du Claude über die Anbindung fragen, was in früheren Projekten zu einem Thema besprochen wurde – das Lessons-Learned-Dokument ersetzt das aber nicht.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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