Übergabeprotokoll bei Jobwechsel: Wissen bleibt, wenn du gehst.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder intern die Stelle wechselt, geht mit ihr oft mehr Wissen, als in irgendeinem Ordner steht. Das Übergabeprotokoll hält fest, was läuft, was drängt, wen man fragen muss und wo alles liegt – damit die Nachfolge nicht bei null beginnt.
ÜBERGABEPROTOKOLL BEI JOBWECHSEL RAHMENDATEN Übergebende Person: … · letzter Arbeitstag / Wechsel am: … Übernehmende Person(en): … Führungskraft: … Übergabegespräche am: … AUFGABEN – DAUERHAFT Aufgabe | Rhythmus | Wie (Kurzbeschreibung / Anleitung liegt unter …) | übernimmt … | täglich / wöchentlich / monatlich / jährlich | … | … LAUFENDE VORGÄNGE Vorgang | Stand | nächster Schritt | Frist | übernimmt … | … | … | … | … FRISTEN UND TERMINE IN DEN NÄCHSTEN 3 MONATEN - Datum: … – was: … ZUSAGEN AN KUND:INNEN, PARTNER, KOLLEG:INNEN - Wem: … – was zugesagt: … – bis: … KONTAKTE Name | Organisation | Wofür zuständig | Besonderheiten … | … | … | … ABLAGE UND WISSEN Wo liegen Unterlagen (Laufwerk, Ordner, System): … Anleitungen, Checklisten, Vorlagen: … Was nur im Kopf ist und hier aufgeschrieben wird: … ZUGÄNGE UND BERECHTIGUNGEN Systeme / Rollen, die neu vergeben werden müssen: … Postfach, Weiterleitung, Abwesenheitsnotiz: … Keine Passwörter in dieses Protokoll – Zugänge über IT neu vergeben. OFFENE FRAGEN UND ERREICHBARKEIT Offene Fragen: … Rückfragen nach dem Wechsel möglich: [ ] ja, bis … über … [ ] nein BESTÄTIGUNG Übergeben: …… · Übernommen: …… · Führungskraft: …… · Datum: …
- Kündigung oder Pensionierung, in den letzten Wochen vor dem Austritt
- Interner Wechsel in eine andere Abteilung oder Rolle
- Längere Abwesenheit wie Karenz bzw. Elternzeit oder Sabbatical
- Neuverteilung von Aufgaben nach einer Umstrukturierung
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Vom Kopf in die Liste.
Erfundenes Beispiel aus dem Einkauf eines Maschinenbauers. Der Einkäufer wechselt in die Produktionsplanung und übergibt an eine Kollegin – mit allem, was in keinem System steht.
Maschinenbau Aigner · Wechsel in die Produktionsplanung am 1. November · Führungskraft: Herbert Aigner · Übergabegespräche am 20., 22. und 27. Oktober
Bestellvorschläge aus dem ERP prüfen und auslösen – täglich bis 10:00 – Anleitung unter Einkauf/Abläufe.
Lieferantenbewertung – quartalsweise, nächste im Jänner.
Preisverhandlung Hydraulikzylinder mit Firma Lechner: Angebot liegt vor, Gegenangebot 6 % darunter vorbereitet – Termin 5. November.
Reklamation Dichtungssätze (Charge 0924): Ersatzlieferung zugesagt für KW 45, Wareneingang informiert.
15. November: Rahmenvertrag Normteile läuft aus – Verlängerung oder Ausschreibung entscheiden.
Ende Dezember: Jahresmengen an die Hauptlieferanten melden.
Produktion (Herr Schwarz): Lieferterminliste für Projekt 2311 jeden Montag per Mail.
Frau Pichler, Firma Lechner, Verkaufsinnendienst – reagiert schneller per Telefon als per Mail.
Herr Kern, Spedition Wolf – einziger, der Expressfahrten am selben Tag zusagt.
ERP-Rolle „Einkauf Freigabe bis 20.000 €“ für Nina beantragt (IT, 23. Oktober). Lieferantenportal Firma Lechner: neuer Benutzer für Nina, Markus' Zugang wird gelöscht.
Markus bleibt im Haus und ist für Rückfragen bis Ende Jänner erreichbar, dienstags 14:00 als fester Termin.
Damit nach dem Abschied nichts brennt.
- Übergabe erst in der letzten Woche vor dem Austritt
- Nur Aufgaben aufgelistet, aber keine Fristen und keine Zusagen
- Passwörter im Übergabedokument
- Keine klare Nachfolge – „das Team übernimmt“
- Kontakte ohne Hinweis, wofür sie zuständig sind
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Wer erstellt das Übergabeprotokoll bei einem Jobwechsel?
Die übergebende Person schreibt den Entwurf, die Nachfolge ergänzt ihre Fragen, die Führungskraft prüft, ob Fristen und Zuständigkeiten vollständig sind. Am Ende bestätigen alle drei.
Was mache ich, wenn es noch keine Nachfolge gibt?
Dann übergibst du an die Führungskraft oder an eine vorübergehende Vertretung. Das Protokoll ist umso wichtiger, weil die spätere Nachfolge es ohne dich lesen muss.
Wie unterscheidet sich das vom allgemeinen Übergabeprotokoll?
Das allgemeine Übergabeprotokoll dokumentiert Gegenstände wie Laptop oder Schlüssel. Beim Jobwechsel geht es um Aufgaben, Vorgänge und Wissen – Arbeitsmittel kannst du zusätzlich dort festhalten.
Wie lange dauert eine gute Übergabe?
Das hängt von der Rolle ab. Für eine Sachbearbeitung reichen oft zwei bis drei Wochen mit mehreren Terminen, für Schlüsselrollen mit vielen Kontakten eher länger.
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