Kündigungsgespräch: Gesprächsnotiz und Checkliste für Arbeitgeber.
Ein Kündigungsgespräch ist kurz, klar und für die betroffene Person einer der schwersten Momente im Berufsleben. Die Vorlage hilft dir, vorher nichts zu übersehen, im Gespräch respektvoll zu bleiben und danach sachlich festzuhalten, was übergeben und vereinbart wurde.
KÜNDIGUNGSGESPRÄCH – GESPRÄCHSNOTIZ VOR DEM GESPRÄCH ERLEDIGT [ ] Betriebsrat verständigt (AT, § 105 ArbVG) bzw. angehört (DE, § 102 BetrVG) am: … · Stellungnahme / Frist: … [ ] Besonderer Kündigungsschutz geprüft (z. B. Schwangerschaft, Karenz / Elternzeit, Behinderung, Betriebsratsmitglied) [ ] Kündigungsfrist und Termin berechnet (Gesetz, Kollektiv- bzw. Tarifvertrag, Dienstvertrag): … [ ] Kündigungsschreiben vorbereitet (DE: im Original, eigenhändig unterschrieben – § 623 BGB) [ ] Freistellung ja / nein, Resturlaub, Rückgabe von Arbeitsmitteln geklärt [ ] Formulierung für das Team abgestimmt RAHMENDATEN Mitarbeiter:in: … Funktion / Team: … Gesprächsführung: … Zweite Person (Zeug:in, Protokoll): … Auf Wunsch der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters dabei: … Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer: … MITGETEILT Art der Beendigung: … Beendigungstermin: … Kurze Begründung, wie mitgeteilt: … ÜBERGABE DER KÜNDIGUNG Schreiben übergeben um: … · Empfang bestätigt: [ ] ja [ ] verweigert (übergeben in Anwesenheit von …) Hinweis gegeben: Die Unterschrift bestätigt nur den Erhalt, nicht das Einverständnis. FRAGEN DER MITARBEITERIN / DES MITARBEITERS - Frage: … → Antwort / wird geklärt bis: … NÄCHSTE SCHRITTE Freistellung ab: … / Arbeit bis: … Resturlaub, Zeitguthaben: … Freizeit zur Jobsuche angesprochen (AT: Postensuchtage, § 22 AngG; DE: § 629 BGB): … DE: Hinweis auf Meldung bei der Agentur für Arbeit gegeben (§ 2 Abs. 2 SGB III): … Rückgabe Arbeitsmittel (Laptop, Schlüssel, Karten) bis: … Arbeitszeugnis / Dienstzeugnis: … Übergabe der Aufgaben an: … bis: … Information an Team / Kund:innen am: … durch: … SACHLICHE NOTIZEN ZUM VERLAUF … (Nur Fakten und Aussagen, keine Bewertungen der Reaktion) ABSCHLUSS Notiz erstellt von: … am: … Ablage: Personalakt, Zugriff nur HR und Geschäftsführung.
- Kündigung durch den Arbeitgeber, aus betrieblichen oder persönlichen Gründen
- Beendigung während oder zum Ende der Probezeit
- Gespräch über eine einvernehmliche Auflösung bzw. einen Aufhebungsvertrag
- Wenn eine zweite Person aus Führung oder HR dabei ist und mitschreibt
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Zwölf Minuten, sachlich festgehalten.
Erfundenes Beispiel aus einer Druckerei in Österreich, betriebsbedingte Kündigung nach Auftragsrückgang. Die Notiz schreibt die Personalleiterin unmittelbar nach dem Gespräch.
Betriebsrat am 22. September verständigt, Stellungnahme am 26. September abgegeben (kein Widerspruch).
Kein besonderer Kündigungsschutz bekannt. Kündigungsfrist laut Dienstvertrag und Angestelltengesetz berechnet: Ende 31. Dezember.
Druckerei Haider · Gespräch: Johann Haider (Geschäftsführung) · Notiz: Eva Lechner (Personal) · auf Wunsch von Herrn Ebner dabei: Betriebsrat Karl Moser · 30. September, 9:00, Besprechungsraum 1, Dauer 12 Minuten
Kündigung durch den Arbeitgeber zum 31. Dezember. Grund: Die Druckvorstufe wird mit der Filiale Linz zusammengelegt, eine von zwei Stellen fällt weg.
Schreiben um 9:04 übergeben, Erhalt von Herrn Ebner unterschrieben. Hinweis gegeben, dass die Unterschrift nur den Erhalt bestätigt.
Abfertigung und Endabrechnung → Eva Lechner schickt eine schriftliche Aufstellung bis 7. Oktober.
Ob er bis Dezember arbeiten muss → Arbeit bis 30. November, danach Freistellung.
Postensuchtage: Anspruch erklärt, Termine stimmt Herr Ebner mit Eva Lechner ab.
Resturlaub 9 Tage, Verbrauch im November nach Absprache.
Übergabe der Kundenprojekte an Sabine Gruber bis 28. November, Dienstzeugnis bis 15. Dezember.
Team wird heute um 11:00 von Johann Haider informiert, Wortlaut mit Herrn Ebner abgestimmt.
Herr Ebner bat nach der Mitteilung um eine kurze Pause (5 Minuten). Danach Fragen wie oben. Gespräch um 9:12 beendet.
Klar, kurz und mit Würde.
- Termin am Freitagnachmittag oder vor dem Urlaub der betroffenen Person
- Betriebsrat erst nach dem Gespräch informiert
- In Deutschland nur per E-Mail oder als Scan gekündigt
- Bewertungen wie „reagierte uneinsichtig“ in der Notiz
- Das Team erfährt es vor der betroffenen Person oder über Gerüchte
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Wer sollte beim Kündigungsgespräch dabei sein?
Üblich sind die Führungskraft oder Geschäftsführung und eine zweite Person aus HR, die mitschreibt. Möchte die betroffene Person ein Betriebsratsmitglied dabeihaben, sollte das möglich sein.
Wie lange dauert ein Kündigungsgespräch?
Meist 10 bis 20 Minuten. Die Entscheidung steht fest; Details wie Endabrechnung oder Zeugnis lassen sich besser in einem zweiten Termin oder schriftlich klären.
Muss die Mitarbeiterin den Erhalt der Kündigung unterschreiben?
Sie ist dazu in der Regel nicht verpflichtet. Verweigert sie die Unterschrift, notiere Zeitpunkt und Anwesende der Übergabe – die zweite Person bezeugt den Zugang. Das ist keine Rechtsberatung.
Was muss ich in Deutschland nach der Kündigung beachten?
Unter anderem sollst du die Person frühzeitig auf ihre Pflicht hinweisen, sich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden (§ 2 Abs. 2 SGB III in Verbindung mit § 38 SGB III), und auf Verlangen Zeit für die Stellensuche gewähren (§ 629 BGB).
Gibt es in Österreich bezahlte Zeit für die Jobsuche?
Ja: Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber haben Angestellte während der Kündigungsfrist auf Verlangen Anspruch auf bezahlte Freizeit von mindestens einem Fünftel der wöchentlichen Arbeitszeit (§ 22 AngG). Kollektivverträge können Abweichendes regeln.
Protokoll schreiben?
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