Memo: Vorlage für interne Mitteilungen, die gelesen werden.
Ein Memo (Memorandum) informiert intern über eine Entscheidung, eine Änderung oder einen Sachstand – kurz, an einen klaren Empfängerkreis. Die Vorlage stellt die Kernaussage an den Anfang, damit sie auch ankommt, wenn nur der erste Absatz gelesen wird.
MEMO KOPF An: … Kopie an: … Von: … Datum: … Betreff: … (Thema + was sich ändert) DAS WICHTIGSTE IN ZWEI SÄTZEN … HINTERGRUND Warum? Was ist passiert oder wurde entschieden? … WAS SICH ÄNDERT - Bisher: … - Ab … : … WAS DU / IHR TUN SOLLT [ ] … bis … [ ] … RÜCKFRAGEN UND ANLAGEN Fragen an: … Anlagen: …
- Eine Entscheidung aus dem Leitungsmeeting an alle Betroffenen weitergeben
- Eine neue Regel oder einen geänderten Ablauf ankündigen
- Der Geschäftsführung kurz einen Sachstand oder ein Problem schildern
- Informationen festhalten, die nicht in ein Meeting-Protokoll gehören
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Eine neue Freigaberegel auf einer halben Seite.
Erfunden: Nach der Leitungsrunde informiert die Geschäftsführerin eines Messebauers das Vertriebsteam über eine Änderung bei Angeboten.
An: Vertrieb (Daniel Gruber, Nina Reiter, Patrick Aigner) · Kopie: Buchhaltung
Von: Elisabeth Haider, Geschäftsführung · 8. Oktober
Ab 1. November gehen Angebote über 5.000 € netto erst nach meiner Freigabe hinaus. Darunter bleibt alles wie bisher.
Bei zwei Aufträgen im Sommer waren Montagezeiten zu knapp kalkuliert, der Verlust lag zusammen bei rund 3.800 €. Eine zweite Sicht vor dem Versand soll das künftig verhindern.
Bisher: Angebote gehen direkt vom Vertrieb an Kund:innen.
Ab 1. November: Angebote ab 5.000 € netto bitte mit Kalkulationsblatt an mich. Freigabe innerhalb eines Arbeitstags.
Offene Angebote über 5.000 €, die noch im Oktober rausgehen, bitte trotzdem schon kurz mit mir abstimmen.
Das neue Kalkulationsblatt liegt im Ordner Vertrieb/Vorlagen.
Gern direkt an mich oder im Jour fixe am Montag.
Was ein Memo lesenswert macht.
- Die eigentliche Änderung steht im letzten Absatz
- Kein Datum, ab dem die Regel gilt
- Empfängerkreis unklar – alle bekommen es, niemand fühlt sich gemeint
- Ton wie ein Rundschreiben einer Behörde
- Mehrere Themen vermischt
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist ein Memo?
Eine kurze, interne schriftliche Mitteilung an einen bestimmten Empfängerkreis, meist zu einer Entscheidung, Änderung oder einem Sachstand. Der Begriff kommt von „Memorandum“, also etwas, an das erinnert werden soll.
Was ist der Unterschied zwischen Memo und Aktennotiz?
Ein Memo richtet sich an Leser:innen, die etwas wissen oder tun sollen. Eine Aktennotiz hält einen Vorgang für die Akte fest, damit er später nachvollziehbar ist – sie muss niemand sofort lesen.
Wie lang darf ein Memo sein?
Eine Seite ist die Obergrenze, eine halbe Seite oft besser. Alles, was darüber hinausgeht, gehört in eine Anlage oder in ein eigenes Dokument.
Memo als Mail oder als Dokument?
Für die meisten internen Mitteilungen ist eine Mail mit klarem Betreff das Memo. Ein eigenes Dokument lohnt sich, wenn es abgelegt, ausgehängt oder später zitiert werden soll.
Protokoll schreiben?
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