Mitarbeitergespräch: Protokoll-Vorlage für beide Seiten.
Ein gutes Protokoll vom Mitarbeitergespräch gehört beiden: der Führungskraft und der Person, um die es geht. Die Vorlage hält fest, was vereinbart wurde – nicht, wer wie gewirkt hat.
MITARBEITERGESPRÄCH RAHMENDATEN Mitarbeiter:in: … Funktion / Team: … Führungskraft: … Datum: … Rückblick auf den Zeitraum: … RÜCKBLICK Ziele aus dem letzten Gespräch: … → erreicht / teilweise / nicht erreicht Was gut lief – Sicht Mitarbeiter:in: … Was gut lief – Sicht Führungskraft: … Was schwierig war: … ZUSAMMENARBEIT UND RAHMENBEDINGUNGEN Zusammenarbeit im Team: … Was die Führungskraft anders machen kann: … Arbeitsmittel, Arbeitszeit, Belastung: … ZIELE FÜR DEN NÄCHSTEN ZEITRAUM 1. … – messbar an: … – bis: … 2. … – messbar an: … – bis: … ENTWICKLUNG Stärken, die ausgebaut werden: … Weiterbildung / Schulung: … Perspektive (Aufgaben, Rolle): … VEREINBARUNGEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann [ ] Aufgabe – wer – bis wann ANMERKUNGEN DER MITARBEITERIN / DES MITARBEITERS … ABSCHLUSS Protokoll gelesen und erhalten – Mitarbeiter:in: … / Führungskraft: … Nächstes Gespräch: … Vertraulich. Ablage und Zugriff nach interner Regelung bzw. Betriebsvereinbarung.
- Jährliches Mitarbeiter- oder Entwicklungsgespräch
- Zielvereinbarung für das kommende Jahr
- Gespräch zum Ende der Probezeit
- Nach einem Rollenwechsel oder einer neuen Teamzuordnung
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Konkret statt wertend.
Erfundenes Beispiel aus einer Steuerberatungskanzlei. Beachte: Es stehen Beobachtungen und Vereinbarungen drin, keine Urteile über die Person.
Kanzlei Pichler · Führungskraft: Michael Pichler · 6. Oktober · Rückblick: Oktober bis September
Ziel „zwölf Jahresabschlüsse selbstständig“ → erreicht, es wurden 14.
Schwierig: März und April mit vielen Überstunden, weil drei Abschlüsse gleichzeitig fällig waren.
Wunsch an die Führungskraft: Rückfragen von Mandant:innen früher weitergeben, nicht erst kurz vor der Frist.
Personalverrechnung bzw. Lohnabrechnung für drei kleinere Mandant:innen übernehmen – bis Juni.
Michael Pichler verteilt die Abschlussfristen im Frühjahr auf zwei Personen – bis Ende Jänner.
Anna Leitner sucht einen passenden Lehrgang Personalverrechnung aus, die Kanzlei übernimmt die Kosten – bis 15. November.
Wünscht sich einen fixen Homeoffice-Tag – wird in der nächsten Teambesprechung geklärt.
So bleibt das Gespräch fair – auch auf Papier.
- Bewertungen der Persönlichkeit statt konkretem Verhalten
- Ziele ohne Messgröße und ohne Termin
- Das Protokoll schreibt nur die Führungskraft, die Mitarbeiterin sieht es nie
- Aufnahme ohne ausdrückliches Einverständnis
- Zusagen der Führungskraft fehlen im Protokoll
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Muss das Protokoll vom Mitarbeitergespräch unterschrieben werden?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es dafür in der Regel nicht. Viele Unternehmen lassen den Erhalt bestätigen und geben Raum für eigene Anmerkungen – maßgeblich sind interne Regeln oder eine Betriebsvereinbarung.
Darf man ein Mitarbeitergespräch aufnehmen?
Nur mit ausdrücklichem Einverständnis beider Seiten; heimliche Aufnahmen können in Österreich (§ 120 StGB) und Deutschland (§ 201 StGB) strafbar sein. Gibt es einen Betriebsrat, kläre den Einsatz solcher Tools vorher – mehr im Ratgeber zu KI-Tools und Betriebsrat. Das ist keine Rechtsberatung.
Wo wird das Protokoll aufbewahrt?
Meist in der Personalakte, mit eingeschränktem Zugriff. Es enthält personenbezogene Daten, also nur so lange aufbewahren, wie es tatsächlich gebraucht wird.
Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?
Für ein Jahresgespräch sind 60 bis 90 Minuten üblich. Plan danach Zeit ein, um das Protokoll gleich fertigzuschreiben.
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