Protokoll per E-Mail versenden: vier Mustertexte mit Betreff.
Die Begleitmail entscheidet, ob ein Protokoll gelesen wird. Sie nennt im Betreff, worum es geht, holt die zwei, drei wichtigsten Punkte nach oben, zeigt allen ihre Aufgaben und setzt eine Frist für Einwände. Hier sind vier Varianten.
E-MAILS ZUM PROTOKOLLVERSAND VARIANTE 1 – INTERN Betreff: Protokoll … vom … – Ergebnisse und Aufgaben Hallo zusammen, anbei das Protokoll von … . Das Wichtigste in Kürze: - … - … Eure Aufgaben: - … : … bis … - … : … bis … Ergänzungen oder Korrekturen bitte bis … als Antwort auf diese Mail. Danke und viele Grüße … VARIANTE 2 – AN KUND:INNEN ODER PARTNER Betreff: Protokoll unseres Termins am … – bitte kurz bestätigen Guten Tag Frau / Herr …, danke für den Termin. Im Anhang finden Sie das Protokoll, die wichtigsten Vereinbarungen sind: 1. … 2. … Für Sie vorgemerkt: … bis … Wir kümmern uns um: … bis … Bitte geben Sie mir bis … kurz Bescheid, ob alles so passt oder ob Sie etwas ergänzen möchten. Freundliche Grüße … VARIANTE 3 – ENTWURF ZUR GENEHMIGUNG (VEREIN, GREMIUM) Betreff: Protokollentwurf … Sitzung vom … – Einwände bis … Liebe Mitglieder des … , im Anhang findet ihr / finden Sie den Entwurf des Protokolls der Sitzung vom … . Gefasste Beschlüsse: - Nr. … : … - Nr. … : … Bitte schickt / schicken Sie Korrekturen bis … an mich. Das Protokoll wird in der nächsten Sitzung am … genehmigt. Der Entwurf ist nur für den internen Gebrauch bestimmt und bitte nicht weiterzuleiten. Viele Grüße … (Schriftführung) VARIANTE 4 – KORRIGIERTE FASSUNG Betreff: KORRIGIERT: Protokoll … vom … (ersetzt Fassung vom …) Hallo zusammen, im Protokoll vom … war ein Fehler: … stand als …, richtig ist … . Die korrigierte Fassung hängt an. Bitte die alte Version nicht mehr verwenden. Sonst hat sich nichts geändert. Viele Grüße …
- Nach internen Besprechungen, wenn das Protokoll als Anhang oder Link rausgeht
- Nach Kundenterminen, wenn die Gegenseite die Ergebnisse bestätigen soll
- Im Verein oder Gremium, wenn der Protokollentwurf vor der Genehmigung verteilt wird
- Wenn ein bereits verschicktes Protokoll korrigiert werden muss
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Variante 3, ausgefüllt.
Erfunden: Die Schriftführerin eines Musikvereins schickt zwei Tage nach der Vorstandssitzung den Protokollentwurf an den Vorstand.
Protokollentwurf Vorstandssitzung vom 6. Oktober – Einwände bis 17. Oktober
Liebe Vorstandsmitglieder,
im Anhang findet ihr den Entwurf des Protokolls unserer Sitzung vom 6. Oktober.
Nr. 2026/11: Das Herbstkonzert findet am 22. November im Pfarrsaal statt, Eintritt freiwillige Spende.
Nr. 2026/12: Für die Jugendkapelle werden zwei gebrauchte Tenorhörner um zusammen höchstens 1.400 € gekauft.
Korrekturen bitte bis 17. Oktober an mich. Genehmigt wird das Protokoll in der Sitzung am 3. November.
Der Entwurf ist nur für den Vorstand bestimmt – bitte nicht weiterleiten.
Liebe Grüße, Martina Leitner (Schriftführerin)
Damit das Protokoll nicht ungelesen im Postfach liegt.
- Leere Mail mit Anhang und dem Betreff „Protokoll“
- Keine Frist für Korrekturen
- Interne Kommentare im Protokoll an Externe verschickt
- Korrigierte Fassung ohne Hinweis, was sich geändert hat
- Protokoll erst eine Woche nach dem Termin verschickt
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was schreibe ich in die E-Mail, wenn ich ein Protokoll verschicke?
Einen Betreff mit Anlass und Datum, zwei, drei wichtige Ergebnisse, die Aufgaben der Empfänger:innen und eine Frist für Korrekturen. Das Protokoll selbst hängt als PDF an oder ist verlinkt.
Wie schnell sollte das Protokoll verschickt werden?
Am besten am selben oder am nächsten Tag. Je später es kommt, desto weniger fallen Fehler noch jemandem auf.
Was mache ich, wenn ich das Protokoll an die falschen Personen geschickt habe?
Sofort die Empfänger:innen bitten, die Mail zu löschen, und prüfen, ob personenbezogene Daten betroffen sind – dann kann eine Meldepflicht bestehen. Mehr dazu im Ratgeber.
Ist das dasselbe wie eine Follow-up-Mail?
Nicht ganz. Die Follow-up-Mail ersetzt oft das Protokoll und fasst das Gespräch selbst zusammen. Die Mail hier begleitet ein fertiges Protokoll und regelt Bestätigung und Korrekturen.
Geht der Versand auch direkt aus noteit?
noteit verschickt keine Mails. Du kannst die Zusammenfassung aber kopieren oder als PDF, Markdown oder Text herunterladen und in deine Mail einfügen bzw. anhängen.
Protokoll schreiben?
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