Budgetbesprechung: Vorlage für Planung und Soll-Ist-Vergleich.
In Budgetbesprechungen wird viel über Zahlen geredet und wenig über das, was daraus folgt. Diese Vorlage hält zu jeder Abweichung die Ursache und eine Maßnahme fest und zu jeder Freigabe den Betrag und die Person, die sie erteilt hat.
BUDGETBESPRECHUNG RAHMENDATEN Bereich / Kostenstelle: … Zeitraum: … Art: [ ] Planung [ ] Soll-Ist-Vergleich [ ] Forecast [ ] Nachtragsbudget Datum, Teilnehmende: … Entscheidungsbefugt bis: … € ÜBERBLICK Budget gesamt: … Ist bis Stichtag: … Forecast Jahresende: … Abweichung (€ / %): … ABWEICHUNGEN Position – Plan – Forecast – Abweichung – Ursache – Maßnahme … – … – … – … – … – … ANTRÄGE UND NEUE POSITIONEN Antrag – Betrag – einmalig / laufend – Begründung – Entscheidung: genehmigt / abgelehnt / vertagt UMSCHICHTUNGEN Von – nach – Betrag – Begründung ANNAHMEN Preise, Personalstand, Auslastung, Wechselkurse: … ENTSCHEIDUNGEN Entscheidung – Betrag – freigegeben von AUFGABEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann NÄCHSTE BESPRECHUNG …
- Budgetplanung für das nächste Geschäftsjahr
- Monatlicher oder quartalsweiser Soll-Ist-Vergleich
- Forecast-Runde: Wo landen wir zum Jahresende?
- Antrag auf zusätzliches Budget oder Umschichtung
- Budgetrunde im Verein oder in einer Abteilung
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Marketingbudget im Quartals-Review.
Erfundenes Beispiel: Ein Getränkehersteller prüft sein Marketingbudget Ende September. Der Forecast liegt 12.000 € über Plan – nach einer Umschichtung bleibt eine Überschreitung, die bewusst freigegeben wird.
Kostenstelle 410 Marketing · Soll-Ist und Forecast · 5. Oktober · Geschäftsführer Robert Sonnleitner, Marketingleiterin Nina Eder, Controlling Paul Steiner · Marketing entscheidet bis 5.000 €
Budget 180.000 € · Ist bis 30. September 141.500 € · Forecast 192.000 € · Abweichung +12.000 € (+6,7 %)
Messen – 40.000 € – 48.500 € – +8.500 € – Standmiete und Aufbau teurer als angeboten – Angebote 2027 früher einholen
Sponsoring – 35.000 € – 39.500 € – +4.500 € – zusätzliches Stadtfest im August – künftig nur mit Freigabe vorab
Druck – 25.000 € – 28.000 € – +3.000 € – Papierpreise – Auflagen für Q4 prüfen
Online-Werbung – 60.000 € – 56.000 € – −4.000 € – Kampagne später gestartet – keine
Online-Werbung in Q4 um weitere 5.000 € gekürzt, neuer Forecast 187.000 €.
Verbleibende Überschreitung von 7.000 € freigegeben von Robert Sonnleitner – Begründung: Messe hat 14 neue Händlerkontakte gebracht.
Paul Steiner aktualisiert den Forecast im Controlling-Bericht – bis 9. Oktober.
Nina Eder holt drei Messeangebote für 2027 ein – bis 30. November.
Budgetplanung 2027: 12. November, 9:00
So wird die Budgetrunde kurz und klar.
- Abweichungen ohne Ursache, nur als Zahl
- Freigaben ohne Betrag und ohne Namen
- Zahlen erst im Meeting präsentiert
- Forecast fehlt – man sieht nur die Vergangenheit
- Laufende Kosten als einmalige Ausgabe genehmigt
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
Der Vergleich zwischen geplanten (Soll) und tatsächlichen Werten (Ist) zu einem Stichtag. Er zeigt, wo das Budget abweicht, und ist die Grundlage für Ursachen und Maßnahmen.
Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?
Das Budget ist der Plan vom Jahresanfang, der Forecast die aktuelle Erwartung, wo ihr zum Jahresende landet. Das Budget bleibt meist unverändert, der Forecast wird regelmäßig angepasst.
Wie oft sollte eine Budgetbesprechung stattfinden?
In vielen Unternehmen monatlich auf Bereichsebene und quartalsweise mit der Geschäftsführung. Kleine Betriebe und Vereine kommen oft mit einem Quartalstermin aus.
Wer sollte an der Budgetbesprechung teilnehmen?
Die budgetverantwortliche Person, jemand aus Controlling oder Buchhaltung und wer Abweichungen freigeben darf. Mehr braucht es selten.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos testen