Geschäftsleitungssitzung: Protokoll, das Entscheidungen begründet.
In der Geschäftsleitungssitzung fallen Entscheidungen über Geld, Personal und Richtung. Das Protokoll sollte deshalb nicht nur festhalten, was beschlossen wurde, sondern auch, auf welcher Grundlage – welche Informationen vorlagen, welche Alternativen geprüft wurden, ob jemand befangen war. Genau dafür hat diese Vorlage Felder.
PROTOKOLL DER GESCHÄFTSLEITUNGSSITZUNG SITZUNG Gesellschaft: … Sitzung Nr.: … Datum: … Beginn: … Ende: … Ort / Tool: … Anwesend: … Gäste (zu TOP …): … Leitung: … Protokoll: … Vertraulichkeit: [ ] intern Geschäftsleitung [ ] Auszug für … TAGESORDNUNG 1. Protokoll der letzten Sitzung, offene Punkte 2. Zahlen: Umsatz, Liquidität, Auftragsstand 3. Entscheidung: … 4. Entscheidung: … 5. Informationen aus den Bereichen 6. Allfälliges / Verschiedenes TOP 1 – LETZTE SITZUNG Protokoll vom … : [ ] genehmigt [ ] mit Änderung: … Offene Punkte: … – Stand: … TOP 2 – ZAHLEN Umsatz: … Liquidität: … Auftragsstand: … Abweichungen und Folgerungen: … TOP 3 – ENTSCHEIDUNG: … Fragestellung: … Entscheidungsgrundlagen: … (Unterlagen, Angebote, Gutachten, Beratung durch …) Geprüfte Alternativen: … Risiken und wie wir sie begrenzen: … Interessenkonflikte: [ ] keine [ ] angezeigt von … – Umgang: … Beschluss: … Abstimmung: einstimmig / … dafür, … dagegen Umsetzung: … – wer – bis wann Kommunikation an: … durch … bis … TOP 5 – INFORMATIONEN - … AUFGABEN [ ] … – wer – bis wann ABSCHLUSS Nächste Sitzung: … Beilagen: … Protokoll geprüft: …………… ……………
- Regelmäßige Sitzungen einer Geschäftsführung mit mehreren Geschäftsführer:innen
- Leitungskreis aus Geschäftsführung, Prokura und Bereichsleitungen
- Investitionen, Personalentscheidungen oder Verträge, die später nachvollziehbar sein sollen
- Wenn die Geschäftsordnung der Geschäftsführung ein Protokoll verlangt
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Eine Investition, nachvollziehbar dokumentiert.
Erfunden: eine Metallbau-GmbH mit 45 Leuten, zwei Geschäftsführern und einer Prokuristin. Gezeigt sind der Kopf und der Entscheidungspunkt – der Teil, nach dem in zwei Jahren jemand fragen könnte.
Mittwoch, 21. Oktober, 8:00–9:40 · Büro Geschäftsführung
Anwesend: Markus Brunner (GF), Thomas Leitner (GF), Elisabeth Huber (Prokura, Finanzen) · Gast zu TOP 3: Fertigungsleiter Johann Mayr
Protokoll: Elisabeth Huber · Vertraulichkeit: intern, Auszug TOP 3 an Fertigungsleitung
Fragestellung: Ersetzen wir die 22 Jahre alte Abkantpresse jetzt oder reparieren wir sie ein weiteres Mal?
Grundlagen: Drei Angebote für Neumaschinen (liegen bei), Reparaturkostenvoranschlag des Herstellers, Stillstandszeiten der letzten zwölf Monate (Aufstellung Johann Mayr), Finanzierungsangebot der Hausbank.
Alternativen: Reparatur plus Weiterbetrieb zwei Jahre; Kauf; Leasing über fünf Jahre.
Risiken: Lieferzeit 16 Wochen – Überbrückung mit der alten Maschine; Schulung von vier Mitarbeitern nötig.
Interessenkonflikte: angezeigt von Thomas Leitner – Anbieter C wird von seinem Schwager vertreten. Angebot C kam nicht in die engere Wahl, sonst keine Konflikte.
Beschluss: Kauf der Maschine laut Angebot B, Finanzierung über Kredit der Hausbank.
Abstimmung: einstimmig.
Elisabeth Huber schließt den Kreditvertrag ab – bis 6. November.
Markus Brunner bestellt die Maschine nach Kreditzusage.
Johann Mayr informiert die Fertigung und plant die Schulungen – bis 30. Oktober.
Nächste Sitzung: 4. November, 8:00 · Beilagen: drei Angebote, Kostenvoranschlag, Stillstandsliste
Protokoll geprüft: Markus Brunner, Thomas Leitner
Was ein GL-Protokoll später wert ist.
- Nur der Beschluss steht im Protokoll, nicht die Grundlagen
- Beilagen werden erwähnt, aber nicht abgelegt
- Interessenkonflikte werden informell besprochen, aber nicht festgehalten
- Vertrauliche Personalthemen landen im Protokoll für die Bereichsleitungen
- Zustimmungspflichtige Geschäfte werden beschlossen, ohne die nötige Zustimmung einzuholen
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Muss eine Geschäftsleitungssitzung protokolliert werden?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es für Sitzungen der Geschäftsführung meist nicht – oft verlangt sie aber die Geschäftsordnung oder der Gesellschaftsvertrag. Sinnvoll ist ein Protokoll fast immer, weil es zeigt, wie Entscheidungen zustande kamen.
Warum die Entscheidungsgrundlagen festhalten?
Geschäftsleiter:innen müssen sorgfältig handeln. In Österreich gilt die Sorgfalt nach § 25 Abs. 1a GmbHG jedenfalls als erfüllt, wenn ohne sachfremde Interessen auf Grundlage angemessener Information entschieden wurde; in Deutschland steht das für den Vorstand in § 93 Abs. 1 AktG und wird auf GmbH-Geschäftsführer übertragen. Das Protokoll hilft, das später zu belegen.
Was ist der Unterschied zur Gesellschafterversammlung?
In der Geschäftsleitungssitzung beraten die Geschäftsführer:innen über das laufende Geschäft. In der Gesellschafterversammlung beschließen die Eigentümer:innen, etwa über den Jahresabschluss oder die Bestellung der Geschäftsführung – mit eigenen Formvorschriften.
Wer schreibt das Protokoll?
Oft eine Assistenz der Geschäftsführung oder ein Mitglied der Runde im Wechsel. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden den Entwurf vor der Ablage prüfen.
Kann man eine GL-Sitzung mit KI protokollieren?
Ja, wenn alle einverstanden sind. noteit speichert Transkripte in Frankfurt und löscht das Audio nach der Transkription; die Beschlüsse und Grundlagen solltest du trotzdem selbst gegenlesen, weil KI Fehler machen kann.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos testen