Exit-Interview: Vorlage, damit Abgänge etwas lehren.
Wer geht, sagt oft offener als je zuvor, was im Unternehmen gut läuft und was nicht. Die Vorlage gibt dem Exit-Interview eine feste Struktur – damit sich Antworten über mehrere Gespräche vergleichen lassen und am Ende jemand etwas daraus macht.
EXIT-INTERVIEW RAHMENDATEN Ausscheidende Person: … (oder Kennung für anonyme Auswertung) Funktion / Abteilung: … Betriebszugehörigkeit: … Jahre Gespräch geführt von: … (nicht die direkte Führungskraft) Datum / Form: [ ] persönlich [ ] Video [ ] Telefon Freiwilligkeit erklärt: [ ] ja · Einverständnis zu anonymen Zitaten: [ ] ja [ ] nein GRÜNDE FÜR DEN WECHSEL Hauptgrund in eigenen Worten: … Wann der Gedanke zum ersten Mal aufkam: … Was hätte dich halten können: … AUFGABEN UND ENTWICKLUNG Haben die Aufgaben der Stellenbeschreibung entsprochen: … Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildung: … FÜHRUNG UND ZUSAMMENARBEIT Unterstützung durch die Führungskraft: … Zusammenarbeit im Team und mit anderen Abteilungen: … RAHMENBEDINGUNGEN Arbeitszeit, Arbeitsort, Arbeitsbelastung: … Gehalt und Leistungen im Vergleich: … Werkzeuge, Abläufe, Bürokratie: … BLICK NACH VORN Was sollten wir unbedingt beibehalten: … Was sollten wir als Erstes ändern: … Würdest du uns als Arbeitgeber weiterempfehlen – warum (nicht): … Rückkehr später denkbar: [ ] ja [ ] vielleicht [ ] nein AUSWERTUNG (HR) Kategorie Hauptgrund: [ ] Entwicklung [ ] Führung [ ] Gehalt [ ] Arbeitszeit / Ort [ ] Arbeitsbelastung [ ] privat [ ] Sonstiges Weitergabe an: … (nur zusammengefasst, ohne Rückschluss auf die Person)
- Nach einer Eigenkündigung, in den letzten Wochen vor dem Austritt
- Bei Abgängen in Schlüsselrollen, die schwer nachzubesetzen sind
- Wenn sich Kündigungen in einem Team oder einer Abteilung häufen
- Bei Pensionierungen – mit Blick auf Wissen und Erfahrungen
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Ehrlich, weil es nichts mehr kostet.
Erfundenes Beispiel aus einem Softwareunternehmen. Die Entwicklerin geht nach vier Jahren zu einem anderen Arbeitgeber. Das Gespräch führt HR, nicht ihr Teamleiter – und die Auswertung geht nur zusammengefasst weiter.
Softwarehaus Brunner · Betriebszugehörigkeit 4 Jahre · Gespräch: Katharina Lang (HR) · 23. September, Video · Freiwilligkeit erklärt, anonyme Zitate erlaubt
Hauptgrund: Seit eineinhalb Jahren fast nur Wartung des Altsystems, keine neuen Projekte.
Erster Gedanke an einen Wechsel: nach dem abgesagten Umstieg auf die neue Plattform im Frühjahr.
Halten hätte sie: eine klare Zusage, ab Herbst im neuen Produktteam mitzuarbeiten.
Teamleiter fachlich sehr geschätzt, aber kaum Zeit für 1:1-Gespräche (zuletzt im März).
Zusammenarbeit mit dem Support sehr gut.
Homeoffice-Regelung gut. Gehalt fair, aber Gehaltsgespräche nur auf eigene Initiative.
Beibehalten: Wissensaustausch am Freitag, flexible Arbeitszeit.
Ändern: Wartung im Team rotieren lassen, damit nicht immer dieselben Personen festhängen.
Rückkehr später: vielleicht.
Kategorie: Entwicklung. Zweiter Abgang in der Backend-Entwicklung mit diesem Grund seit Jänner.
Katharina Lang bringt das Muster „Wartung ohne Rotation“ zusammengefasst in die Geschäftsleitungssitzung am 14. Oktober.
Damit Antworten ehrlich und nützlich sind.
- Das Gespräch führt die Führungskraft, über die gesprochen werden soll
- Exit-Interview am letzten Arbeitstag zwischen Laptop-Rückgabe und Abschiedskuchen
- Antworten werden gesammelt, aber nie ausgewertet
- Einzelaussagen mit Namen an das Team weitergegeben
- Versuch, die Person im Exit-Interview doch noch umzustimmen
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Ist ein Exit-Interview Pflicht?
Nein, weder für das Unternehmen noch für die ausscheidende Person. Gerade weil es freiwillig ist, sollte es angeboten und nicht angeordnet werden.
Welche Fragen gehören in ein Exit-Interview?
Fragen zu Gründen, Aufgaben, Entwicklung, Führung, Zusammenarbeit und Rahmenbedingungen – und was das Unternehmen behalten oder ändern sollte. Mehr Fragen im Ratgeber Exit-Interview.
Wie lange werden die Notizen aufbewahrt?
Nur so lange, wie sie für die Auswertung gebraucht werden. Viele Unternehmen anonymisieren die Antworten nach der Auswertung und löschen die personenbezogene Fassung.
Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Exit-Interview?
Meist zwei bis drei Wochen vor dem Austritt. Manche Unternehmen fragen zusätzlich einige Monate später noch einmal nach, wenn der Abstand größer ist.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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