Beratungsprotokoll: Vorlage, die zeigt, warum du was empfohlen hast.
Ein Beratungsprotokoll hält fest, was der Kunde gebraucht hat, was du ihm geraten hast und warum – und wie er sich entschieden hat. In der Versicherungsvermittlung ist diese Dokumentation gesetzlich vorgesehen, in anderen Beratungsberufen schützt sie dich, wenn später jemand sagt, er sei falsch beraten worden.
BERATUNGSPROTOKOLL RAHMENDATEN Kunde (Name, Anschrift, Geburtsdatum bzw. Firma): … Beratende Person, Funktion / Status: … Datum, Uhrzeit, Ort / Art: … Anlass der Beratung: … Erstinformation (Status, Vergütung) übergeben am: … AUSGANGSLAGE UND ANGABEN DES KUNDEN Persönliche / berufliche Situation: … Bestehende Verträge / Lösungen: … Finanzieller Rahmen: … WÜNSCHE UND BEDÜRFNISSE Was will der Kunde absichern bzw. erreichen? … Was ist ihm besonders wichtig? … Was will er ausdrücklich nicht? … BESPROCHENE VARIANTEN Variante A: … – Vorteile: … – Nachteile: … – Kosten: … Variante B: … – Vorteile: … – Nachteile: … – Kosten: … EMPFEHLUNG UND BEGRÜNDUNG Empfohlen: … Weil (Bezug auf die Wünsche und Bedürfnisse): … HINWEISE AN DEN KUNDEN Risiken, Ausschlüsse, Wartezeiten, Selbstbehalte: … Nicht abgedeckt / nicht empfohlen trotz Wunsch: … ENTSCHEIDUNG DES KUNDEN [ ] folgt der Empfehlung [ ] weicht ab: … [ ] entscheidet später bis … Begründung des Kunden bei Abweichung: … Verzicht auf Beratung / Teile davon: [ ] nein [ ] ja, gesonderte Erklärung vom … UNTERLAGEN UND ÜBERMITTLUNG Übergebene Unterlagen: … Protokoll an den Kunden übermittelt am, wie (Papier / Mail / Portal): … Nächster Beratungstermin: … UNTERSCHRIFTEN (falls vorgesehen) Kunde: ____________ Beratende Person: ____________
- Versicherungsberatung durch Makler:innen und Agent:innen
- Finanz-, Kredit- und Vorsorgeberatung
- Fachberatung mit Empfehlung, etwa Energie-, Förder- oder Technikberatung
- Jede Beratung, bei der der Kunde auf Basis deines Rats eine größere Entscheidung trifft
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Eine Grafikdesignerin macht sich selbständig.
Erfunden: Eine Versicherungsmaklerin berät eine Designerin, die gerade ihr eigenes Studio gegründet hat. Versicherer und Tarife sind anonymisiert.
Lisa Leitner, Studio Leitner (Grafikdesign, Einzelunternehmen) · beraten von Petra Hofbauer, Versicherungsmaklerin
6. Oktober, 10:00–11:10 Uhr, Video-Call · Anlass: Gründung zum 1. September · Erstinformation am 29. September per Mail übermittelt
Arbeitet allein in einem gemieteten Büro, Kundentermine auch vor Ort bei Kunden. Laptop, Kamera und Monitor zusammen rund 6.500 € Neuwert.
Bisher nur private Haushalts- und Haftpflichtversicherung. Budget: höchstens 80 € im Monat für alle betrieblichen Versicherungen.
Absicherung, wenn bei einem Kunden durch sie etwas kaputt geht oder ein Fehler von ihr einen Schaden verursacht, etwa eine falsch gedruckte Auflage.
Geräte sollen auch unterwegs versichert sein. Rechtsschutz will sie vorerst nicht.
A: Betriebshaftpflicht ohne Vermögensschäden – günstig, deckt aber die falsch gedruckte Auflage nicht.
B: Betriebshaftpflicht mit Vermögensschäden – deckt auch Fehler in Entwürfen und Druckdaten, rund 18 € im Monat mehr.
Zusätzlich: Elektronikversicherung für Geräte, auch außerhalb des Büros.
Variante B plus Elektronikversicherung, zusammen 67 € im Monat (Tarif 2 von 3 verglichenen Angeboten).
Begründung: Ihr größtes Risiko sind laut eigener Aussage Fehler in Druckdaten – das deckt nur B. Die Geräte sind ihr wichtigstes Arbeitsmittel und oft unterwegs.
Selbstbehalt 250 € je Schaden in der Elektronikversicherung. Diebstahl aus dem unbeaufsichtigten Auto ist nur unter Bedingungen versichert – erklärt.
Rechtsschutz trotz Empfehlung nicht gewünscht, Hinweis auf Kostenrisiko bei Streit mit Kunden über Honorare gegeben.
Folgt der Empfehlung für Haftpflicht und Elektronik. Rechtsschutz: abgelehnt, Wiedervorlage in einem Jahr.
Vergleichsübersicht, Versicherungsbedingungen und Produktinformationsblätter per Mail am 6. Oktober.
Protokoll am 6. Oktober per Mail übermittelt, Antrag erst nach Bestätigung durch Frau Leitner · Jahresgespräch im Oktober nächsten Jahres.
So hält das Beratungsprotokoll, was es soll.
- Nur das gewählte Produkt notiert, keine Begründung
- Wünsche und Bedürfnisse allgemein statt auf den Kunden bezogen
- Abgelehnte Empfehlungen nicht dokumentiert
- Protokoll erst nach dem Vertragsabschluss übermittelt
- Vorgefertigte Textbausteine statt individueller Beratung
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Ist ein Beratungsprotokoll Pflicht?
In der Versicherungsvermittlung ja: In Deutschland verlangt § 61 VVG, Wünsche und Bedürfnisse zu erfragen, den Rat zu begründen und zu dokumentieren. In Österreich regeln das die Standesregeln für Versicherungsvermittlung. Für andere Berater:innen gibt es meist keine allgemeine Pflicht, die Dokumentation ist aber als Nachweis sinnvoll.
Wann muss der Kunde das Beratungsprotokoll bekommen?
Bei Versicherungen in Deutschland nach § 62 VVG grundsätzlich vor Vertragsschluss in Textform, mit Ausnahmen etwa bei vorläufiger Deckung. In Österreich sehen die Standesregeln Papier oder einen dauerhaften Datenträger vor. Die Einzelheiten solltest du für deinen Bereich prüfen lassen.
Kann der Kunde auf Beratung und Protokoll verzichten?
In Deutschland nur durch eine gesonderte schriftliche Erklärung, in der er ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass ihm der Verzicht bei späteren Schadenersatzansprüchen schaden kann. Auch in Österreich ist ein Verzicht nur unter Bedingungen möglich. Ein Kreuzchen im Antrag genügt dafür nicht.
Gilt das auch für Anlage- und Finanzberatung?
Dort gelten eigene Regeln. In Deutschland muss Privatkunden bei der Anlageberatung vor Vertragsschluss eine Geeignetheitserklärung zur Verfügung gestellt werden (§ 64 Abs. 4 WpHG). Mehr im Ratgeber Aufzeichnungspflicht in der Anlageberatung.
Ersetzt eine KI-Zusammenfassung das Beratungsprotokoll?
Nein. Die gesetzlich vorgesehene Dokumentation schreibst und verantwortest du selbst, oft im Maklerprogramm. Eine Zusammenfassung von noteit kann dir aber helfen, nichts zu vergessen – KI kann Fehler machen, also gegenlesen.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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