Vorstandssitzung im Verein: Protokoll-Vorlage mit Beschlüssen.
Was der Vereinsvorstand beschließt, will später jemand nachvollziehen: die Rechnungsprüfung, die Mitglieder, der nächste Vorstand. Die Vorlage hält Beschlussfähigkeit, Anträge und Stimmen so fest, dass keine Frage offenbleibt.
PROTOKOLL DER VORSTANDSSITZUNG RAHMENDATEN Verein: … ZVR-Zahl (AT) / Registernummer (DE): … Sitzung Nr.: … Datum / Beginn / Ende: … Ort / Tool: … Sitzungsleitung: … Schriftführung: … ANWESENHEIT UND BESCHLUSSFÄHIGKEIT Anwesend (vor Ort / online): … Entschuldigt: … Gäste ohne Stimmrecht: … Einladung versandt am: … (Frist laut Statuten / Satzung eingehalten: ja / nein) Beschlussfähig laut Statuten / Satzung: ja / nein – anwesend … von … Vorstandsmitgliedern TAGESORDNUNG 1. Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit 2. Genehmigung des Protokolls vom … 3. … 4. … 5. Allfälliges / Verschiedenes BERICHTE Vorsitz (Obmann/Obfrau bzw. Vorsitzende:r): … Finanzen (Kassier:in bzw. Schatzmeister:in): Kontostand …, Ausgaben seit der letzten Sitzung … ANTRÄGE UND BESCHLÜSSE TOP …: Antrag von …: „…“ (Wortlaut) Abstimmung: ja … / nein … / Enthaltung … → angenommen / abgelehnt Wegen Befangenheit nicht mitgestimmt: … TOP …: Antrag von …: „…“ Abstimmung: ja … / nein … / Enthaltung … → angenommen / abgelehnt AUFGABEN [ ] Aufgabe – wer – bis wann NÄCHSTE SITZUNG … UNTERSCHRIFTEN Ort, Datum: … Schriftführung: … Sitzungsleitung / Vorsitz: …
- Regelmäßige Sitzungen des Vereinsvorstands
- Vorstandssitzungen online oder hybrid
- Vorbereitung der Generalversammlung bzw. Mitgliederversammlung
- Entscheidungen über Ausgaben, Aufnahmen oder Veranstaltungen
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Zwei Beschlüsse, sauber gezählt.
Erfundenes Beispiel aus einem Kulturverein: Sitzung im Vereinslokal, ein Vorstandsmitglied per Zoom zugeschaltet.
6. Oktober, 19:00–20:40 · Vereinslokal und Zoom
Sitzungsleitung: Karl Eder (Obmann) · Schriftführung: Lena Aigner
Anwesend 5 von 7 Vorstandsmitgliedern (davon eines per Zoom) · Einladung fristgerecht am 22. September · beschlussfähig laut Statuten
Kassierin Petra Holzer: Kontostand 6.180 €, Ausgaben seit der letzten Sitzung 940 € (Sommerfest).
TOP 3: Ankauf eines Bühnenpodests bis höchstens 2.400 € – ja 4 / nein 0 / Enthaltung 1 → angenommen
TOP 4: Vorschlag an die Generalversammlung, den Mitgliedsbeitrag ab 2027 auf 40 € anzuheben – ja 3 / nein 2 / Enthaltung 0 → angenommen
Petra Holzer holt zwei Vergleichsangebote für das Podest ein – bis 20. Oktober.
Karl Eder verschickt die Einladung zur Generalversammlung – bis 1. November.
Schriftführung: Lena Aigner · Obmann: Karl Eder
Was ein Vorstandsprotokoll aushalten muss.
- „Einstimmig“ notiert, obwohl sich jemand enthalten hat
- Beschlussfähigkeit nie festgestellt
- Antrag nur sinngemäß statt im Wortlaut festgehalten
- Protokoll nicht unterschrieben und nie genehmigt
- Persönliche Daten von Mitgliedern im Protokoll an den ganzen Verteiler
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Muss ein Protokoll der Vorstandssitzung unterschrieben werden?
Das regeln meist die Statuten bzw. die Satzung. Üblich ist die Unterschrift von Schriftführung und Vorsitz – auch wenn es nicht ausdrücklich verlangt ist, macht sie das Protokoll später deutlich belastbarer.
Ist eine Vorstandssitzung per Video gültig?
Wenn Statuten, Satzung oder Geschäftsordnung das zulassen, ja. Steht dort nichts, kläre die Frage vorher, etwa mit der Vereinsbehörde, einem Dachverband oder einer Rechtsberatung – diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Was gehört unter „Allfälliges“?
„Allfälliges“ (in Deutschland meist „Verschiedenes“) ist für kurze Infos und Fragen gedacht. Wichtige Beschlüsse zu Punkten, die nicht angekündigt waren, sind oft nicht vorgesehen – sieh in den Statuten bzw. der Satzung nach.
Wer schreibt das Protokoll, wenn die Schriftführung fehlt?
Meist bestimmt die Sitzungsleitung zu Beginn eine Vertretung. Vermerk das im Protokoll, damit klar ist, wer es verfasst hat.
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