Meeting-Agenda: Tagesordnung mit Zeitboxen zum Kopieren.
Eine gute Agenda beantwortet schon vor dem Meeting drei Fragen: Was soll am Ende entschieden sein, wie viel Zeit bekommt jeder Punkt, und was muss jede:r vorbereitet haben? Diese Vorlage hat für alles einen festen Platz.
AGENDA EINLADUNG Thema: … Datum / Uhrzeit / Dauer: … Ort / Link: … Eingeladen: … Moderation: … Protokoll: … ZIEL DES MEETINGS Am Ende des Meetings … (ist entschieden / wissen alle / haben wir …) TAGESORDNUNG 1. … | Ziel: informieren / besprechen / entscheiden | Verantwortlich: … | … Min. 2. … | Ziel: … | Verantwortlich: … | … Min. 3. … | Ziel: … | Verantwortlich: … | … Min. 4. Aufgaben und nächste Schritte zusammenfassen | Moderation | 5 Min. Summe: … Min. (geplante Dauer: … Min.) VORBEREITUNG Bitte lesen / mitbringen: … Unterlagen: … NICHT AUF DER AGENDA - … (wird geklärt in / von: …) ERGÄNZUNGEN Weitere Punkte bitte bis … an …
- Regelmäßige Team- und Abteilungsmeetings
- Termine mit Kund:innen, Partnern oder Lieferanten
- Meetings mit mehr als vier Teilnehmenden
- Einladung zu Workshop, Klausur oder Gremiensitzung
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
60 Minuten, fünf Punkte, zwei Entscheidungen.
Erfundenes Beispiel aus dem Kundenservice eines Online-Shops. Die Agenda ging am Vortag an alle Teilnehmenden.
Donnerstag, 8. Oktober, 9:00–10:00 · Teams · Moderation: Eva Hartl · Protokoll: Jonas Pichler
Am Ende sind die neue Retourenregel und der Dienstplan für Weihnachten entschieden.
1. Kennzahlen September | informieren | Eva Hartl | 10 Min.
2. Neue Retourenregel für Pflanzen | entscheiden | Jonas Pichler | 20 Min.
3. Dienstplan 21. Dezember bis 6. Jänner | entscheiden | Eva Hartl | 15 Min.
4. Erfahrungen mit der neuen Telefonanlage | besprechen | Tobias Lang | 10 Min.
5. Aufgaben zusammenfassen | Eva Hartl | 5 Min.
Retouren-Vorschlag (zwei Seiten) bis Mittwochabend lesen · Urlaubswünsche bis Mittwoch in die Liste eintragen
Neue Textbausteine für E-Mails – eigenes Treffen am 15. Oktober
Eine Agenda, die das Meeting kürzer macht.
- Tagesordnung besteht aus „Update“ und „Diverses“
- Mehr Punkte als Zeit
- Agenda wird erst im Meeting gezeigt
- Kein Verantwortlicher je Punkt
- „Verschiedenes“ bzw. „Allfälliges“ frisst die halbe Stunde
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Agenda und Tagesordnung?
Inhaltlich keiner. „Tagesordnung“ ist bei Vereinen und Gremien üblich, wo oft feste Regeln für Einladung und Fristen gelten, „Agenda“ eher im Büroalltag.
Wie viele Punkte gehören auf eine Agenda?
Für eine Stunde sind drei bis fünf Punkte realistisch. Wer mehr braucht, sollte prüfen, welche Themen eine Mail statt eines Meetings sind.
Wann sollte die Agenda verschickt werden?
Mindestens einen Arbeitstag vorher, bei Unterlagen zum Lesen eher zwei bis drei Tage. Bei Gremien und Vereinen gelten oft Fristen aus Statuten bzw. Satzung.
Kann ich Agenda und Protokoll in einem Dokument führen?
Ja, das ist sogar praktisch: Du übernimmst die Tagesordnung als Gliederung und trägst darunter die Ergebnisse ein. Eine passende Vorlage ist das Besprechungsprotokoll.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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