Lexikon · 234 Begriffe

Begriffe rund ums Besprechen, kurz erklärt.

Von Aktennotiz bis Zeitstempel: Was Fachbegriffe aus Protokollführung, Meetings, Transkription, KI und Datenschutz bedeuten – in zwei Sätzen und mit Beispiel.

A
AbnahmeprotokollEin Abnahmeprotokoll dokumentiert die Abnahme einer Werkleistung – etwa eines Baus, einer Handwerksarbeit oder einer Software: was geprüft wurde, welche Mängel festgestellt wurden und ob die Leistung angenommen wird.Abstraktive ZusammenfassungEine abstraktive Zusammenfassung gibt den Inhalt eines Textes in neuen, eigenen Worten wieder – so, wie ein Mensch eine Besprechung nacherzählen würde.AbtastrateDie Abtastrate gibt an, wie oft pro Sekunde ein Audiosignal bei der Digitalisierung gemessen wird.Action ItemEin Action Item ist eine konkrete Aufgabe, die in einem Meeting vereinbart wurde – mit einer verantwortlichen Person und einem Termin.Agiles ArbeitenAgiles Arbeiten heißt, in kurzen Zyklen nutzbare Ergebnisse zu liefern, regelmäßig Rückmeldung einzuholen und den Plan danach anzupassen – statt am Anfang alles festzulegen.AktennotizEine Aktennotiz ist ein kurzer, datierter Text, mit dem du einen Vorgang für die Akte festhältst – etwa ein Telefonat, eine mündliche Zusage oder eine Beobachtung vor Ort.AktenvermerkEin Aktenvermerk ist eine knappe, datierte und unterschriebene Notiz in einem Akt, die einen Vorgang, eine Wahrnehmung oder eine Mitteilung festhält.All-Hands-MeetingEin All-Hands-Meeting ist eine Versammlung, zu der die gesamte Belegschaft eines Unternehmens oder Bereichs eingeladen ist.AngemessenheitsbeschlussEin Angemessenheitsbeschluss ist eine Entscheidung der EU-Kommission, dass ein Drittland, ein Gebiet, ein Sektor oder eine internationale Organisation ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.Anlagen zum ProtokollAnlagen zum Protokoll sind Unterlagen, die dem Protokoll beigefügt und im Text erwähnt werden – etwa Präsentationen, Anwesenheitslisten, Angebote oder Berichte.AntragEin Antrag ist ein förmlicher Vorschlag, über den ein Gremium abstimmen soll.AnwesenheitslisteEine Anwesenheitsliste hält fest, wer an einer Sitzung, Besprechung oder Veranstaltung teilgenommen hat – oft mit Unterschrift, Funktion und Uhrzeit.APIEine API (Application Programming Interface, deutsch: Programmierschnittstelle) ist eine festgelegte Schnittstelle, über die ein Programm Daten oder Funktionen eines anderen Programms nutzen kann – ohne dessen Innenleben zu kennen.Audio-CodecEin Audio-Codec ist ein Verfahren, das Tondaten für Speicherung oder Übertragung codiert – meist komprimiert – und beim Abspielen wieder decodiert.AudioformatEin Audioformat legt fest, wie Ton in einer Datei gespeichert ist: in welchem Dateicontainer, mit welchem Codec und mit welchen Zusatzinformationen.AuftragsverarbeiterEin Auftragsverarbeiter ist eine Person oder Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet (Art.Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist die nach Art.AuskunftsrechtDas Auskunftsrecht (Art.Automatische ZeichensetzungAutomatische Zeichensetzung ergänzt in einem maschinell erkannten Text die Satzzeichen und die Groß- und Kleinschreibung, die beim Sprechen niemand ausspricht.AutomatisierungAutomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte von Software oder Maschinen selbstständig erledigt werden, statt jedes Mal von Hand.
B
BautagebuchEin Bautagebuch dokumentiert Tag für Tag, was auf einer Baustelle geschieht: Wetter, anwesende Firmen und Arbeitskräfte, ausgeführte Leistungen, Lieferungen, Behinderungen und besondere Vorkommnisse.Benutzerwörterbuch (Custom Vocabulary)Ein Benutzerwörterbuch (Custom Vocabulary) ist eine Liste eigener Wörter – Namen, Produkte, Fachbegriffe –, die eine Spracherkennung bevorzugt erkennen soll.BeratungsprotokollEin Beratungsprotokoll dokumentiert ein Beratungsgespräch: was die beratene Person wollte und brauchte, was empfohlen wurde und warum.BeschlussEin Beschluss ist die verbindliche Willensbildung eines Gremiums – etwa eines Vorstands, einer Versammlung oder eines Betriebsrats.BeschlussfähigkeitEin Gremium ist beschlussfähig, wenn es ordnungsgemäß einberufen wurde und genug stimmberechtigte Mitglieder teilnehmen, um wirksam zu beschließen.BeschlussprotokollEin Beschlussprotokoll hält nur die förmlichen Beschlüsse einer Sitzung fest: den genauen Wortlaut des Antrags, das Abstimmungsergebnis und die Feststellung, ob der Beschluss gefasst wurde.Besondere Kategorien personenbezogener DatenBesondere Kategorien personenbezogener Daten sind die in Art.BesprechungsprotokollEin Besprechungsprotokoll fasst eine Arbeitsbesprechung zusammen – etwa ein Teammeeting, eine Projektrunde oder einen Termin mit Kund:innen.BesuchsberichtEin Besuchsbericht fasst einen Kundenbesuch im Außendienst zusammen: wen du getroffen hast, worüber gesprochen wurde, welche Chancen oder Probleme sich zeigten und was als Nächstes passiert.BetroffenenrechteBetroffenenrechte sind die Rechte, die Menschen gegenüber jedem zustehen, der ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.BildschirmfreigabeBei der Bildschirmfreigabe zeigst du den anderen Teilnehmenden eines Online-Meetings in Echtzeit, was auf deinem Computer zu sehen ist – den ganzen Bildschirm, ein einzelnes Programmfenster oder einen Browser-Tab.BitrateDie Bitrate gibt an, wie viele Daten pro Sekunde Audio gespeichert oder übertragen werden, meist in Kilobit pro Sekunde (kbit/s).BlitzlichtEin Blitzlicht ist eine kurze Runde, in der jede Person in ein, zwei Sätzen sagt, wie es ihr gerade geht oder wie sie zu einer Frage steht – ohne Diskussion und ohne Kommentar der anderen.BrainstormingBrainstorming ist eine Kreativitätstechnik, bei der eine Gruppe zu einer klar gestellten Frage möglichst viele Ideen sammelt, ohne sie währenddessen zu bewerten.Breakout-SessionEine Breakout-Session ist eine Phase, in der sich eine größere Runde in kleine Gruppen aufteilt, um für eine begrenzte Zeit getrennt zu arbeiten.Browser-ErweiterungEine Browser-Erweiterung ist ein kleines Zusatzprogramm, das du in Chrome, Edge, Firefox oder Safari installierst, um dem Browser neue Funktionen zu geben – etwa einen Werbeblocker, einen Passwort-Manager oder eine Aufnahmefunktion für Online-Meetings.
D
Daily Stand-upEin Daily Stand-up ist ein kurzes, tägliches Teamtreffen von meist 15 Minuten, in dem sich alle über den Stand der Arbeit abstimmen und Hindernisse sichtbar machen.DatenminimierungDatenminimierung ist ein Grundsatz der DSGVO (Art.DatenpanneEine Datenpanne ist eine Verletzung der Sicherheit, durch die personenbezogene Daten verloren gehen, verändert, vernichtet oder Unbefugten offengelegt werden.DatenschutzbeauftragterEin Datenschutzbeauftragter ist eine fachkundige Person, die ein Unternehmen oder eine Behörde in Datenschutzfragen berät und die Einhaltung der DSGVO überwacht – weisungsfrei, aber ohne selbst die Verantwortung für die Datenverarbeitung zu tragen.DatenübertragbarkeitDatenübertragbarkeit (Art.Desktop-AppEine Desktop-App ist ein Programm, das auf einem Computer mit Windows, macOS oder Linux installiert wird und dort als eigenständiges Fenster läuft – im Unterschied zu einer Web-App, die im Browser geöffnet wird.Dial-inDial-in ist die Einwahl per Telefon in eine Video- oder Telefonkonferenz.DialekterkennungDialekterkennung meint zweierlei: das Bestimmen, welcher Dialekt in einer Aufnahme gesprochen wird, und – im Alltag häufiger gemeint – die Fähigkeit einer Spracherkennung, mundartlich gefärbte Sprache trotzdem richtig in Text umzusetzen.DiktiersoftwareDiktiersoftware wandelt diktierte Sprache per Spracherkennung direkt in Text um – in ein Dokument, eine E-Mail oder ein Formular.DrittlandtransferEin Drittlandtransfer ist die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der EU und des EWR oder an eine internationale Organisation.DSGVODie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679) regelt EU-weit, wann und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen.
E
EchounterdrückungEchounterdrückung (Acoustic Echo Cancellation, AEC) entfernt aus dem Mikrofonsignal den Ton, der gerade aus dem eigenen Lautsprecher kommt.Echtzeit-TranskriptionBei der Echtzeit-Transkription wird Sprache schon während des Sprechens in Text umgewandelt – mit einer Verzögerung von Sekundenbruchteilen bis wenigen Sekunden.Einfache TranskriptionEine einfache Transkription gibt ein Gespräch wörtlich, aber sprachlich geglättet wieder: Dialekt wird an die Standardsprache angenähert, Füllwörter, Stottern und Versprecher fallen weg.Eisbrecher (Icebreaker)Ein Eisbrecher (englisch Icebreaker) ist eine kurze, meist spielerische Übung zu Beginn eines Workshops, Seminars oder Meetings, die Menschen hilft, sich kennenzulernen und anfängliche Zurückhaltung abzulegen – sie soll „das Eis brechen“.EmbeddingEin Embedding ist eine Darstellung von Text, Bildern oder Audio als lange Zahlenreihe (Vektor), in der ähnliche Bedeutungen nahe beieinanderliegen.EntscheidungsfindungEntscheidungsfindung ist der Prozess, in dem eine Person oder Gruppe aus mehreren Möglichkeiten eine verbindlich auswählt – von der Klärung der Frage über das Sammeln und Abwägen von Optionen bis zur Festlegung und ihrer Mitteilung.Entscheidungslog (Decision Log)Ein Entscheidungslog (englisch Decision Log) ist eine fortlaufende Liste der wichtigen Entscheidungen in einem Team oder Projekt – jeweils mit Datum, Begründung, Beteiligten und verworfenen Alternativen.ErgebnisprotokollEin Ergebnisprotokoll hält nur fest, was bei einer Besprechung herausgekommen ist: Beschlüsse, Vereinbarungen und Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen.ErgebnissicherungErgebnissicherung heißt, die Ergebnisse einer Besprechung, eines Workshops oder einer Unterrichtsstunde so festzuhalten und zu bestätigen, dass sie nach dem Termin nicht verloren gehen.EU-US Data Privacy FrameworkDas EU-US Data Privacy Framework (DPF) ist der seit 10.Executive SummaryEine Executive Summary ist eine Kurzfassung am Anfang eines Berichts, Businessplans oder Projektdokuments.Extraktive ZusammenfassungEine extraktive Zusammenfassung besteht aus den wichtigsten Originalsätzen eines Textes, die ausgewählt und unverändert aneinandergereiht werden.
G
GedächtnisprotokollEin Gedächtnisprotokoll ist eine Aufzeichnung, die erst nach einem Gespräch oder Ereignis aus der Erinnerung geschrieben wird – ohne Mitschrift oder Aufnahme während des Geschehens.GegenzeichnungGegenzeichnung bedeutet, dass eine zweite Person ein Dokument zusätzlich unterschreibt, das bereits jemand anderer unterschrieben hat – zur Bestätigung, Kontrolle oder Mitverantwortung.Geheime AbstimmungBei einer geheimen Abstimmung gibt jede:r die Stimme so ab, dass niemand – auch nicht die Leitung – nachvollziehen kann, wie die Einzelnen gestimmt haben.Gemeinsame VerantwortlichkeitGemeinsame Verantwortlichkeit liegt vor, wenn zwei oder mehr Stellen gemeinsam über Zwecke und Mittel einer Verarbeitung entscheiden (Art.Generative KIGenerative KI bezeichnet KI-Systeme, die neue Inhalte erzeugen – Texte, Bilder, Audio, Code oder Video –, statt vorhandene Daten nur zu sortieren oder zu bewerten.GeschäftsordnungEine Geschäftsordnung (GO) ist das Regelwerk, nach dem ein Gremium arbeitet: wie Sitzungen einberufen und geleitet werden, wer wann sprechen darf, wie Anträge behandelt, Beschlüsse gefasst und Protokolle geführt werden.GesprächsaufzeichnungEine Gesprächsaufzeichnung ist die Ton- oder Videoaufnahme eines Gesprächs, die sich später anhören, auswerten oder in Text umwandeln lässt.GesprächsdokumentationGesprächsdokumentation ist der Oberbegriff dafür, Gespräche schriftlich festzuhalten – von der kurzen Notiz über das Gesprächsprotokoll bis zur fortlaufenden Akte.GesprächsleitfadenEin Gesprächsleitfaden ist eine vorbereitete Struktur für ein Gespräch: Ziel, Ablauf, Kernfragen und Antworten auf mögliche Einwände.GesprächsnotizEine Gesprächsnotiz ist eine kurze, formlose Aufzeichnung über ein Gespräch: mit wem du gesprochen hast, worum es ging und was dabei herauskam.GesprächsprotokollEin Gesprächsprotokoll dokumentiert ein Gespräch zwischen wenigen Personen – etwa ein Beratungs-, Kunden- oder Mitarbeitergespräch – mit Anlass, Inhalten und Vereinbarungen.
K
KenntnisnahmeKenntnisnahme bedeutet, dass jemand eine Information erhalten und gelesen hat – ohne damit zuzustimmen.KI-AgentEin KI-Agent ist ein KI-System, das ein Ziel selbstständig in mehreren Schritten verfolgt: Es plant, ruft Werkzeuge wie Suche, Dateien oder andere Programme auf, prüft die Ergebnisse und entscheidet über den nächsten Schritt – statt nur eine einzelne Antwort zu schreiben.KI-NotetakerEin KI-Notetaker ist eine Software, die Gespräche und Meetings aufnimmt, per Spracherkennung in Text umwandelt und daraus mit einem Sprachmodell eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben erstellt.Kickoff-MeetingEin Kickoff-Meeting ist das Auftakttreffen eines Projekts oder einer Zusammenarbeit.KlausurtagungEine Klausurtagung ist eine ein- bis mehrtägige Sitzung abseits des Tagesgeschäfts, meist außer Haus, in der ein Führungskreis, Vorstand oder Team grundsätzliche Fragen berät – Strategie, Jahresziele, Zusammenarbeit.KonfidenzwertEin Konfidenzwert ist eine Zahl, meist zwischen 0 und 1, mit der eine Spracherkennung angibt, wie sicher sie sich bei einem erkannten Wort oder Abschnitt ist.KonsensKonsens heißt, dass alle Beteiligten eine Entscheidung mittragen – nicht unbedingt begeistert, aber ohne dass jemand dagegen ist.KonsentKonsent ist ein Entscheidungsprinzip aus der Soziokratie: Ein Vorschlag gilt als angenommen, wenn niemand einen schwerwiegenden, begründeten Einwand hat.KontextfensterDas Kontextfenster ist die Menge an Text, die ein Sprachmodell bei einer Antwort gleichzeitig berücksichtigen kann – gemessen in Tokens.Kunden-OnboardingKunden-Onboarding ist die begleitete Startphase nach dem Vertragsabschluss: Ein neuer Kunde wird so eingeführt, dass er das Gekaufte rasch nutzt und den versprochenen Nutzen tatsächlich erlebt.KundenakteEine Kundenakte bündelt alles, was ein Unternehmen über einen Kunden wissen muss: Stammdaten, Verträge, Korrespondenz und die Geschichte der Gespräche mit Zusagen und offenen Punkten.KundenbindungKundenbindung beschreibt, wie stark und dauerhaft Kund:innen einem Unternehmen treu bleiben – sichtbar daran, dass sie wieder kaufen, mehr kaufen und weiterempfehlen.Künstliche Intelligenz (KI)Künstliche Intelligenz (KI) ist der Sammelbegriff für Computersysteme, die Aufgaben lösen, für die bisher menschliches Denken nötig war – etwa Sprache verstehen, Muster erkennen oder Texte zusammenfassen.KurzprotokollEin Kurzprotokoll gibt eine Besprechung stark verdichtet wieder: die Ergebnisse und, in wenigen Sätzen, die wichtigsten Gründe und Standpunkte dahinter.
M
Management SummaryEine Management Summary ist die Kurzfassung eines Berichts, einer Analyse oder eines Projekts für die Geschäftsführung: meist ein bis zwei Seiten mit Ergebnis, Bewertung und Handlungsbedarf, vorangestellt vor das eigentliche Dokument.MandantenfähigkeitMandantenfähigkeit (englisch Multi-Tenancy) bedeutet, dass eine einzige Software-Installation mehrere Kunden, Firmen oder Organisationseinheiten – die Mandanten – gleichzeitig bedient und deren Daten, Benutzer und Einstellungen streng voneinander trennt.Maschinelles LernenMaschinelles Lernen (Machine Learning, ML) ist ein Teilgebiet der KI, bei dem ein Computer Regeln nicht vorgegeben bekommt, sondern sie selbst aus Beispieldaten ableitet.MaßnahmenplanEin Maßnahmenplan listet die Schritte auf, die nötig sind, um ein Ziel zu erreichen oder ein Problem zu beheben – jeweils mit Verantwortlichen, Terminen und Status.Meeting MinutesMeeting Minutes ist der englische Begriff für das Protokoll einer Besprechung oder Sitzung.Meeting-BotEin Meeting-Bot ist ein automatisierter Teilnehmer, der einem Online-Meeting über den Einladungslink beitritt, um es aufzuzeichnen und zu transkribieren.Meeting-EinladungEine Meeting-Einladung ist die Nachricht, mit der Personen zu einer Besprechung gebeten werden – heute meist als Kalendereinladung mit Zeit, Ort oder Link, Zweck und Agenda, die Empfänger:innen per Klick zusagen, absagen oder mit Vorbehalt annehmen.Meeting-NachbereitungMeeting-Nachbereitung umfasst alles, was nach einer Besprechung geschieht, damit ihre Ergebnisse wirken: Protokoll fertigstellen und verteilen, Aufgaben übertragen, Termine setzen, Unterlagen ablegen und offene Punkte für das nächste Treffen vormerken.MeetingkulturMeetingkultur ist die Summe der gelebten Gewohnheiten, Regeln und unausgesprochenen Erwartungen, wie in einer Organisation Besprechungen geplant, geführt und nachbereitet werden – von der Einladung bis zum Protokoll.MehrheitsbeschlussEin Mehrheitsbeschluss ist eine Entscheidung, die durch Abstimmung zustande kommt, sobald die vorgeschriebene Mehrheit dafür stimmt.MehrspuraufnahmeBei einer Mehrspuraufnahme werden mehrere Tonquellen gleichzeitig, aber auf getrennten Spuren aufgezeichnet – etwa jedes Mikrofon für sich.MemoEin Memo (kurz für Memorandum) ist eine knappe interne Mitteilung, die eine Information, einen Vorschlag oder eine Entscheidung schriftlich an bestimmte Personen weitergibt.MitschriftEine Mitschrift sind die Notizen, die jemand während eines Vortrags, einer Vorlesung, eines Gesprächs oder einer Sitzung festhält.Model Context Protocol (MCP)Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, über den KI-Anwendungen wie Claude mit externen Datenquellen und Werkzeugen verbunden werden – etwa mit Dateien, Datenbanken oder einem Meeting-Archiv.ModerationModeration ist die methodische Steuerung eines Gesprächs in einer Gruppe, damit diese selbst zu einem Ergebnis kommt.ModeratorEin Moderator – oder eine Moderatorin – ist die Person, die eine Besprechung, einen Workshop oder eine Diskussion methodisch leitet.Mono und StereoMono bedeutet, dass eine Aufnahme aus einem einzigen Tonkanal besteht; Stereo nutzt zwei Kanäle, links und rechts.MP3MP3 ist ein verlustbehaftetes Audioformat: Es verkleinert Tonaufnahmen stark, indem es Anteile weglässt, die das Gehör kaum wahrnimmt.Multimodale KIMultimodale KI kann mehrere Arten von Daten verarbeiten oder erzeugen – etwa Text, Bilder, Audio und Video – und sie miteinander in Beziehung setzen.
O
OAuthOAuth ist ein offener Standard, mit dem du einer Anwendung begrenzten Zugriff auf deine Daten bei einem anderen Dienst erlaubst, ohne ihr dein Passwort zu verraten.Offene-Punkte-Liste (OPL)Eine Offene-Punkte-Liste (OPL) sammelt alles, was in einem Projekt oder einer Besprechungsreihe noch ungeklärt oder unerledigt ist – Fragen, Mängel, Aufgaben – und führt jeden Punkt so lange mit, bis er ausdrücklich geschlossen wird.OffsiteEin Offsite ist ein ein- bis mehrtägiges Treffen eines Teams außerhalb des gewohnten Arbeitsorts, das Arbeit an Zielen und Zusammenarbeit mit gemeinsamer Zeit verbindet.On-PremiseOn-Premise (genauer: on-premises, „in den eigenen Räumlichkeiten“) heißt, dass ein Unternehmen Software auf eigener Hardware betreibt – im eigenen Serverraum oder Rechenzentrum – statt sie als Cloud-Dienst von einem Anbieter zu nutzen.One-on-One (1:1)Ein One-on-One (kurz 1:1) ist ein regelmäßiges Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer Person aus ihrem Team, meist wöchentlich oder alle zwei Wochen.Open SourceOpen Source bezeichnet Software, deren Quellcode öffentlich zugänglich ist und unter einer Lizenz steht, die jedem erlaubt, ihn zu nutzen, zu verändern und weiterzugeben – auch kommerziell.Open SpaceOpen Space (Open Space Technology) ist ein Konferenz- und Workshopformat, bei dem die Teilnehmenden die Tagesordnung selbst gestalten: Wer ein Anliegen hat, schlägt eine Gesprächsrunde vor, und alle entscheiden frei, wo sie mitarbeiten.OpusOpus ist ein offener, lizenzfreier Audio-Codec, der 2012 von der IETF als RFC 6716 standardisiert wurde.
P
Parkplatz (Parking Lot)Der Parkplatz ist eine sichtbare Liste, auf der eine Moderation Themen notiert, die im Meeting auftauchen, aber gerade nicht zur Tagesordnung passen.Pegel (Aussteuerung)Der Pegel gibt an, wie stark ein Audiosignal ist.Personenbezogene DatenPersonenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person beziehen (Art.Progressive Web App (PWA)Eine Progressive Web App (PWA) ist eine Website, die sich wie eine installierte App verhält: Sie lässt sich mit eigenem Symbol auf Startbildschirm, Dock oder Taskleiste legen, öffnet sich in einem eigenen Fenster und funktioniert teils auch offline – ganz ohne App-Store und Download.PromptEin Prompt ist die Eingabe, mit der du einem KI-Modell sagst, was es tun soll – meist ein Text mit Frage, Anweisung oder Auftrag, oft samt Material wie einem Dokument.Prompt EngineeringPrompt Engineering ist das gezielte Formulieren, Testen und Verbessern von Prompts, damit ein KI-Modell verlässlich die gewünschten Ergebnisse liefert.ProtokollEin Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung darüber, was bei einer Besprechung, Sitzung oder Verhandlung gesagt, beschlossen oder festgestellt wurde.ProtokollberichtigungEine Protokollberichtigung korrigiert einen Fehler in einem bereits erstellten Protokoll – etwa eine falsche Zahl, einen vertauschten Namen oder ein falsch wiedergegebenes Abstimmungsergebnis.ProtokollführerDer Protokollführer oder die Protokollführerin ist die Person, die in einer Besprechung, Sitzung oder Verhandlung das Protokoll schreibt und für dessen Inhalt geradesteht.ProtokollführungProtokollführung bezeichnet die Aufgabe, eine Besprechung oder Sitzung schriftlich festzuhalten – von der Vorbereitung über das Mitschreiben bis zum fertigen, verschickten Protokoll.ProtokollgenehmigungDie Protokollgenehmigung ist der förmliche Schritt, mit dem ein Gremium bestätigt, dass ein Protokoll die Sitzung richtig wiedergibt.ProtokollkopfDer Protokollkopf ist der obere Teil eines Protokolls mit den Rahmendaten: Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort oder Videotool, Teilnehmende, Sitzungsleitung und Protokollführung.ProtokollnachtragEin Protokollnachtrag ist eine datierte Ergänzung, die an ein bereits abgeschlossenes Protokoll angefügt wird – etwa eine nachgereichte Zahl, ein vergessener Punkt oder eine abweichende Stellungnahme.
S
SaaSSaaS (Software as a Service) ist Software, die ein Anbieter in seinen Rechenzentren betreibt und dir über das Internet zur Verfügung stellt – meist im Browser oder per App und gegen eine laufende Gebühr.Schrems IISchrems II ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 16.Semantische SucheSemantische Suche findet Inhalte nach ihrer Bedeutung statt nach exakt übereinstimmenden Wörtern.Sentiment-AnalyseSentiment-Analyse (Stimmungsanalyse) ist ein Verfahren der Sprachverarbeitung, das automatisch einschätzt, ob ein Text positiv, negativ oder neutral gemeint ist – etwa bei Kundenbewertungen, Support-Mails oder Gesprächstranskripten.ServerstandortDer Serverstandort ist der Ort – Land, Stadt, Rechenzentrum –, an dem die Server stehen, auf denen ein Dienst Daten speichert und verarbeitet.Single Sign-on (SSO)Single Sign-on (SSO) bedeutet, dass du dich einmal an einer zentralen Stelle anmeldest und danach Zugang zu vielen verschiedenen Programmen und Diensten hast, ohne für jeden ein eigenes Passwort einzugeben.SitzungsleitungDie Sitzungsleitung führt eine förmliche Sitzung: Sie eröffnet und schließt sie, stellt die Beschlussfähigkeit fest, ruft die Tagesordnungspunkte auf, erteilt das Wort, leitet Abstimmungen und verkündet deren Ergebnis.SitzungsprotokollEin Sitzungsprotokoll dokumentiert die förmliche Sitzung eines Gremiums – etwa eines Vorstands, Gemeinderats oder Betriebsrats.Speech-to-TextSpeech-to-Text (STT, deutsch: Sprache zu Text) bezeichnet Funktionen und Dienste, die gesprochene Sprache automatisch in geschriebenen Text umwandeln – live beim Sprechen oder nachträglich aus einer Aufnahme.SpeicherbegrenzungSpeicherbegrenzung ist ein Grundsatz der DSGVO (Art.Sprachaktivitätserkennung (VAD)Sprachaktivitätserkennung (Voice Activity Detection, VAD) entscheidet für jeden kurzen Abschnitt einer Aufnahme, ob gerade jemand spricht.Spracherkennung (ASR)Spracherkennung, englisch Automatic Speech Recognition (ASR), ist die Technik, mit der ein Computer gesprochene Sprache aus einem Audiosignal erkennt und als Text ausgibt.SprechererkennungSprechererkennung (Fachbegriff: Diarisierung) teilt eine Aufnahme in Abschnitte auf und ordnet jeden davon einer Stimme zu.SRT-DateiEine SRT-Datei ist eine einfache Textdatei mit Untertiteln: Sie enthält nummerierte Textblöcke, jeweils mit Start- und Endzeit.StandardvertragsklauselnStandardvertragsklauseln (SCC) sind von der EU-Kommission vorgegebene Vertragstexte, mit denen ein Unternehmen personenbezogene Daten an Empfänger in Drittländern übermitteln darf.StichwortprotokollEin Stichwortprotokoll hält eine Besprechung in knappen Stichpunkten statt in ganzen Sätzen fest: Themen, Ergebnisse, Aufgaben.StimmenthaltungBei einer Stimmenthaltung nimmt ein stimmberechtigtes Mitglied an der Abstimmung teil, stimmt aber weder mit Ja noch mit Nein.StimmrechtDas Stimmrecht ist das Recht, bei Abstimmungen und Wahlen eines Gremiums eine Stimme abzugeben.StummschaltungStummschaltung (englisch „mute“) bedeutet, dass dein Mikrofonton nicht mehr an die anderen Teilnehmenden übertragen wird.SystemaudioSystemaudio ist alles, was dein Computer über Lautsprecher oder Kopfhörer ausgibt – die Stimmen im Videocall ebenso wie Videos, Musik und Benachrichtigungstöne.SystempromptEin Systemprompt ist eine Anweisung an ein KI-Modell, die vor dem eigentlichen Gespräch steht und für die ganze Unterhaltung gilt.
T
Tab-AudioTab-Audio ist der Ton, den ein einzelner Browser-Tab abspielt – etwa die Stimmen in einem Google-Meet-Call oder ein Video.TagesordnungEine Tagesordnung ist die geordnete Liste der Themen, die in einer Sitzung oder Besprechung behandelt werden – in der Reihenfolge, in der sie drankommen.Tagesordnungspunkt (TOP)Ein Tagesordnungspunkt, kurz TOP, ist ein einzelnes, nummeriertes Thema auf der Tagesordnung einer Sitzung.TelefonkonferenzEine Telefonkonferenz ist ein Gespräch, bei dem drei oder mehr Personen gleichzeitig per Telefon miteinander verbunden sind – ohne Bild.TelefonnotizEine Telefonnotiz hält die wichtigsten Angaben zu einem Anruf schriftlich fest: wer angerufen hat, wann, mit welchem Anliegen und was als Nächstes passieren soll.Temperatur (KI)Die Temperatur ist eine Einstellung bei Sprachmodellen, die steuert, wie zufällig das Modell das nächste Wort auswählt.TerminserieEine Terminserie ist ein Kalendertermin, der sich nach einer festen Regel wiederholt – etwa jeden Dienstag um 9 Uhr oder jeden ersten Montag im Monat.TimeboxingTimeboxing heißt, für eine Aufgabe oder einen Besprechungspunkt vorab ein festes Zeitfenster festzulegen – und es einzuhalten.TimecodeEin Timecode ist eine fortlaufende Zeitadresse für Video- und Audiomaterial im Format Stunden:Minuten:Sekunden:Bilder, etwa 01:12:40:18.TischvorlageEine Tischvorlage ist eine Unterlage, die nicht vorab mit der Einladung verschickt, sondern erst in der Sitzung verteilt wird – sie liegt also „auf dem Tisch“.Token (KI)Ein Token ist die kleinste Texteinheit, mit der ein Sprachmodell arbeitet – meist ein ganzes Wort, ein Wortteil oder ein Satzzeichen.TonspurEine Tonspur ist ein eigenständiger Audiostrang in einer Aufnahme, einem Video oder einem Schnittprojekt.Town-Hall-MeetingEin Town-Hall-Meeting ist eine offene Versammlung, in der die Unternehmensleitung den Mitarbeitenden direkt Rede und Antwort steht.TrainingsdatenTrainingsdaten sind die Beispiele, aus denen ein KI-Modell lernt – Texte, Bilder, Audioaufnahmen oder Tabellen, oft zusammen mit den richtigen Antworten.TranskriptEin Transkript ist die schriftliche Fassung einer Audio- oder Videoaufnahme: Es gibt wieder, was gesagt wurde, in der Regel mit Angabe, wer spricht, und oft mit Zeitmarken zur Aufnahme.TranskriptionEine Transkription ist das Übertragen von gesprochener Sprache aus einer Audio- oder Videoaufnahme in geschriebenen Text – von Hand oder per Spracherkennung.TranskriptionsregelnTranskriptionsregeln legen fest, wie eine Aufnahme verschriftlicht wird: was aufgeschrieben, was geglättet und mit welchen Zeichen Pausen, Betonung oder Unverständliches markiert werden.TranskriptionssoftwareTranskriptionssoftware hilft dabei, gesprochene Sprache aus Aufnahmen in geschriebenen Text zu übertragen – entweder als Werkzeug fürs Abtippen von Hand oder vollautomatisch per Spracherkennung.TranskriptkorrekturTranskriptkorrektur ist das Überprüfen und Berichtigen eines Transkripts anhand der Aufnahme – meist eines maschinell erstellten.Transportverschlüsselung (TLS)Transportverschlüsselung schützt Daten auf dem Weg zwischen zwei Rechnern, etwa zwischen deinem Browser und einem Server.
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VektordatenbankEine Vektordatenbank speichert Embeddings – Zahlenvektoren, die die Bedeutung von Texten, Bildern oder Audio abbilden – und findet zu einer Anfrage sehr schnell die ähnlichsten Einträge.Verantwortlicher (DSGVO)Verantwortlicher ist, wer allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet (Art.Verarbeitung (DSGVO)Verarbeitung ist laut Art.VerlaufsprotokollEin Verlaufsprotokoll gibt eine Sitzung in der Reihenfolge wieder, in der sie abgelaufen ist: wer welchen Standpunkt vertreten hat, welche Argumente gefallen sind und wie es zum Ergebnis kam.VerschlüsselungVerschlüsselung macht lesbare Daten mithilfe eines mathematischen Verfahrens und eines geheimen Schlüssels unlesbar.Verschlüsselung im RuhezustandVerschlüsselung im Ruhezustand (englisch Encryption at Rest) bedeutet, dass gespeicherte Daten – auf Festplatten, in Datenbanken, in Cloud-Speichern und Backups – verschlüsselt abgelegt werden.VertagungEine Vertagung verschiebt einen Tagesordnungspunkt oder eine ganze Sitzung auf einen späteren Termin, ohne dass in der Sache entschieden wird.VerteilerDer Verteiler ist die Liste der Personen, die ein Protokoll, einen Bericht oder eine Mitteilung erhalten.VideokonferenzEine Videokonferenz ist ein Gespräch zwischen Personen an verschiedenen Orten, die sich über das Internet gleichzeitig sehen und hören.VolltextsucheVolltextsuche durchsucht den gesamten Text von Dokumenten nach den eingegebenen Wörtern – nicht nur Titel oder Schlagwörter.
W
Warteraum (Lobby)Der Warteraum, in Teams Lobby oder Wartebereich genannt, ist ein virtueller Vorraum eines Online-Meetings.WAVWAV (Waveform Audio File Format) ist ein Dateiformat für Tonaufnahmen, das in aller Regel unkomprimiertes Audio enthält.WebhookEin Webhook ist eine automatische Benachrichtigung von einem Programm an ein anderes: Sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt, schickt das erste System eine Nachricht mit den Details an eine vorher hinterlegte Internetadresse.WebinarEin Webinar ist ein Seminar, Vortrag oder eine Schulung, die live über das Internet übertragen wird.WebRTCWebRTC (Web Real-Time Communication) ist ein offener Standard, mit dem Browser und Apps Ton, Video und Daten in Echtzeit austauschen können – ohne Plugin oder Zusatzprogramm.WeeklyEin Weekly ist das wöchentliche Meeting eines Teams, in dem alle gemeinsam auf die vergangene und die kommende Woche schauen: Was ist erledigt, was hat Vorrang, wo hakt es?Widerspruchsrecht (DSGVO)Mit dem Widerspruchsrecht (Art.WiedervorlageEine Wiedervorlage (kurz WV) ist ein Vermerk, dass ein Vorgang an einem bestimmten Tag erneut vorgelegt werden soll – etwa um eine Antwort einzufordern, eine Frist zu prüfen oder eine Sache weiterzubearbeiten.WorkshopEin Workshop ist eine moderierte, zeitlich begrenzte Arbeitssitzung, in der eine Gruppe gemeinsam an einer konkreten Fragestellung arbeitet und am Ende ein greifbares Ergebnis vorlegt – einen Entwurf, eine Entscheidung, einen Plan.World CaféEin World Café ist eine Methode für große Gruppen: Kleine Runden an Tischen sprechen nacheinander über dieselben Fragen, nach jeder Runde wechseln die Teilnehmenden den Tisch.Wortfehlerrate (WER)Die Wortfehlerrate, englisch Word Error Rate (WER), ist das gängigste Maß für die Genauigkeit von Spracherkennung.Wörtliche TranskriptionEine wörtliche Transkription hält eine Aufnahme so fest, wie sie klingt: mit Füllwörtern, Wiederholungen, abgebrochenen Sätzen, Pausen und oft auch mit Dialekt.WortmeldungEine Wortmeldung ist das Zeichen, dass jemand in einer Sitzung sprechen möchte – und im weiteren Sinn auch der Redebeitrag selbst.WortprotokollEin Wortprotokoll gibt alles, was in einer Sitzung oder Verhandlung gesagt wurde, im Wortlaut wieder – Rede für Rede, mit dem Namen der sprechenden Person.

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