Onboarding-Plan: Vorlage für die ersten 90 Tage.
Ob jemand gut ankommt, entscheidet sich oft schon vor dem ersten Arbeitstag. Der Onboarding-Plan legt fest, wer wann was vorbereitet, was die neue Person in welcher Woche lernt und wann ihr miteinander redet – damit Einarbeitung nicht vom Zufall abhängt.
ONBOARDING-PLAN RAHMENDATEN Neue:r Mitarbeiter:in: … Funktion / Team: … Erster Arbeitstag: … Führungskraft: … Pate / Patin: … Ende der Probezeit: … · Ende der Einarbeitung: … VOR DEM ERSTEN TAG [ ] Willkommensmail mit Uhrzeit, Ort, Ansprechperson, Ablauf Tag 1 – bis: … [ ] Anmeldung zur Sozialversicherung (AT: vor Arbeitsantritt bei der ÖGK) – wer: … [ ] Arbeitsplatz, Laptop, Telefon, Schlüssel / Karte – wer: … [ ] Zugänge (E-Mail, Systeme, Laufwerke) beantragt – wer: … [ ] Team über den Start informiert – wer: … ERSTER TAG [ ] Begrüßung durch Führungskraft, Rundgang, Vorstellung im Team [ ] Arbeitsmittel übergeben (Übergabeprotokoll) [ ] Sicherheitsunterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit (AT: § 14 ASchG, DE: § 12 ArbSchG) [ ] Dienstzettel (AT) bzw. Nachweis der Arbeitsbedingungen (DE), soweit noch nicht erfolgt [ ] Datenschutz- und IT-Regeln erklärt [ ] Mittagessen mit Pate / Patin oder Team ERSTE WOCHE Lernziele: … Wichtige Ansprechpersonen kennenlernen: … Erste kleine, abgeschlossene Aufgabe: … Kurzes Gespräch mit Führungskraft am Ende der Woche: … ERSTER MONAT Lernziele: … Aufgaben, die selbstständig laufen sollen: … Schulungen: … Feedbackgespräch am: … MONAT 2 UND 3 Lernziele / Verantwortung: … Probezeitgespräch bzw. Einarbeitungsgespräch am: … Ziele für danach vereinbaren am: … RÜCKMELDUNG ZUM ONBOARDING Was hat geholfen: … Was hat gefehlt: … Was ändern wir für die nächste Person: …
- Neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter fängt an
- Interner Wechsel in ein anderes Team oder eine neue Rolle
- Rückkehr nach langer Abwesenheit, wenn sich vieles geändert hat
- Mehrere Einstellungen gleichzeitig, die einheitlich eingearbeitet werden sollen
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Ein Plan, der schon vor Tag 1 beginnt.
Erfundenes Beispiel aus einem Architekturbüro in Österreich, neue Projektassistenz. Jeder Punkt hat einen Namen dahinter – und die Einarbeitung endet mit einer Frage an die neue Kollegin, was besser laufen könnte.
Architekturbüro Berger · Start 3. November · Führungskraft: Michael Berger · Patin: Sonja Hofer (Projektleitung) · Probemonat bis 2. Dezember
Sonja Hofer schickt die Willkommensmail mit Ablauf Tag 1 – bis 28. Oktober.
Michael Berger meldet bei der ÖGK an und bereitet den Dienstzettel vor – bis 31. Oktober.
IT-Dienstleister richtet Laptop, E-Mail, Planserver und Zeiterfassung ein – bis 31. Oktober.
9:00 Begrüßung und Rundgang · 10:00 Arbeitsplatz, Laptop, Schlüssel · 11:00 Sicherheitsunterweisung Büro und Baustellenbesuche · 12:30 Mittagessen mit dem Team · 14:00 Ablagesystem und Projektordner mit Sonja Hofer
Lernziel: Projektordner-Struktur und Planlisten verstehen.
Erste Aufgabe: Protokoll der Baubesprechung Wohnanlage Gartenstraße schreiben, Durchsicht mit Sonja.
Freitag 15:00: 20 Minuten mit Michael Berger – was ist klar, was nicht?
Selbstständig: Terminkoordination mit Fachplanern, Planversand, Rechnungsprüfung Kleinbeträge.
Probezeitgespräch: 24. November (vor Ende des Probemonats).
Eigenständige Betreuung von zwei kleineren Projekten.
Einarbeitungsgespräch und Zielvereinbarung: 2. Februar.
Julia: Patin war Gold wert; gefehlt hat eine Liste, wer bei welchem Fachplaner Ansprechperson ist.
Ändern: Kontaktliste kommt in die Willkommensmappe – Sonja Hofer, bis Ende Februar.
Damit der Start gelingt.
- Laptop und Zugänge sind am ersten Tag nicht da
- Kein fester Ansprechpartner – „frag einfach irgendwen“
- Die erste Woche besteht nur aus Lesen und Schulungsvideos
- Das erste Gespräch findet erst am Ende der Probezeit statt
- Der Plan wird nach jeder Einstellung neu erfunden statt verbessert
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Wie lange dauert ein Onboarding?
Die formale Einarbeitung läuft meist drei bis sechs Monate, je nach Rolle. Ein Plan für die ersten 90 Tage deckt die wichtigste Phase ab.
Was gehört in einen Onboarding-Plan?
Vorbereitung vor dem ersten Tag, Ablauf des ersten Tages, Lernziele für erste Woche, ersten Monat und die Folgemonate, feste Ansprechpersonen und Termine für Feedback- und Probezeitgespräche.
Wer ist für das Onboarding verantwortlich?
Die direkte Führungskraft trägt die Verantwortung, HR kümmert sich um Vertrag, Anmeldung und Formalitäten, Pate oder Patin um den Alltag. Wichtig ist, dass im Plan steht, wer was macht.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeiter- und Kunden-Onboarding?
Hier geht es um neue Kolleg:innen im Unternehmen. Für den Start mit neuen Kund:innen gibt es die Vorlage Onboarding-Call.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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