Kostenlose Vorlage · zum Kopieren

Kickoff-Meeting: Vorlage für einen sauberen Projektstart.

Im Kickoff wird festgelegt, woran sich das Projekt in drei Monaten messen lassen muss. Die Vorlage dient zuerst als Agenda und danach als Protokoll – du füllst sie im Termin einfach von oben nach unten aus.

Zur VorlageAutomatisch ausfüllen lassen
Kickoff-Meeting 
KICKOFF-MEETING

PROJEKT
Projekt: …
Auftraggeber: …
Projektleitung: …
Kickoff am: … · Teilnehmende: …

AGENDA
1. Vorstellungsrunde: wer macht was?
2. Ausgangslage: warum dieses Projekt, warum jetzt?
3. Ziele und Erfolgskriterien
4. Umfang – und was ausdrücklich nicht dazugehört
5. Rollen und Entscheidungswege
6. Meilensteine
7. Zusammenarbeit und Kommunikation
8. Risiken und Annahmen
9. Nächste Schritte

AUSGANGSLAGE
…

ZIELE (woran messen wir den Erfolg?)
- …
- …

UMFANG
Gehört dazu: …
Gehört NICHT dazu: …

ROLLEN
Entscheidet: …
Gibt frei: …
Fachliche Ansprechperson: …
Umsetzung: …

MEILENSTEINE
… – bis …
… – bis …
Abschluss / Go-live – bis …

ZUSAMMENARBEIT
Regeltermin: …
Kanal für Fragen: …
Ablage der Unterlagen: …
Antwortzeit auf Freigaben: …

RISIKEN UND ANNAHMEN
- Risiko: … → Gegenmaßnahme: …
- Wir gehen davon aus, dass …

NÄCHSTE SCHRITTE
[ ] … – wer – bis wann
Wann du sie brauchst
  • Start eines Kundenprojekts nach der Auftragsvergabe
  • Interne Projekte mit mehreren Abteilungen
  • Wenn ein neues Team oder neue Dienstleister dazukommen
  • Neustart eines Projekts, das aus dem Ruder gelaufen ist
Lieber gar nicht mehr tippen?

noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.

7 Tage gratis testen
Ausgefülltes Beispiel

Ein Website-Relaunch, auf einer Seite abgesteckt.

Ein ausgedachtes Projekt: Eine kleine Webagentur startet mit einer Tischlerei. Der Kickoff dauerte 75 Minuten.

Kickoff · Neue Website Tischlerei Wagner
Projekt

Auftraggeber: Tischlerei Wagner · Projektleitung: Nina Fröhlich (Webstudio Fröhlich)

22. Oktober · Karin Wagner, Thomas Wagner, Nina Fröhlich, Felix Rauch (Entwicklung)

Ausgangslage und Ziele

Die alte Website ist auf dem Handy kaum lesbar, Anfragen kommen fast nur per Telefon.

Ziel: Anfragen für Küchen und Einbaumöbel über ein Formular, Referenzen mit eigenen Fotos.

Erfolg: mindestens fünf Formular-Anfragen pro Monat ab April.

Umfang

Dazu gehören: acht Seiten, Referenzgalerie, Anfrageformular, Umzug der Domain.

Nicht dazu: Onlineshop, Texte schreiben (liefert die Tischlerei), Fotoshooting.

Rollen

Entscheidet: Karin Wagner · gibt Texte frei: Thomas Wagner · Umsetzung: Felix Rauch

Meilensteine

Entwurf Startseite – 13. November · Texte und Fotos geliefert – 4. Dezember · Go-live – 1. März

Zusammenarbeit und Risiken

Jour fixe alle zwei Wochen, Dienstag 8:00, 30 Minuten · Freigaben innerhalb von fünf Werktagen.

Risiko: Fotos fehlen → Tischlerei fotografiert ab sofort jede fertige Küche.

Nächste Schritte

Nina Fröhlich schickt das Kickoff-Protokoll zur Bestätigung – bis 23. Oktober.

Thomas Wagner wählt zehn Referenzprojekte aus – bis 6. November.

Tipps

Was ein Kickoff von einem Kennenlernen unterscheidet.

Den Nicht-Umfang aufschreibenDie meisten späteren Streitigkeiten drehen sich um Dinge, die niemand ausgeschlossen hat. Eine Zeile „gehört nicht dazu“ ist im Kickoff schnell geschrieben.
Entscheider beim Namen nennenWer darf Ja sagen, wer nur Wünsche äußern? Wenn das im Kickoff nicht geklärt ist, klärt es sich später in der dritten Korrekturschleife.
Erfolg messbar machen„Moderner auftreten“ ist ein Wunsch. „Fünf Anfragen pro Monat“ ist ein Ziel, an dem sich das Projekt am Ende messen lassen kann.
Annahmen sichtbar machen„Wir gehen davon aus, dass die Texte bis Dezember kommen.“ Steht so etwas im Protokoll, ist klar, was passiert, wenn sie nicht kommen.
Protokoll bestätigen lassenSchick das Kickoff-Protokoll dem Auftraggeber mit der Bitte um kurze Bestätigung. Es ist die Grundlage für jede spätere Änderungsanfrage.
Erste Aufgabe sofortJede Seite verlässt den Kickoff mit einer konkreten Aufgabe für die nächsten Tage. So startet das Projekt am selben Tag statt in drei Wochen.
Typische Fehler
  • Nur Ziele, aber kein „gehört nicht dazu“
  • Kein klarer Entscheider auf Kundenseite
  • Meilensteine ohne Datum („Anfang nächsten Jahres“)
  • Der Kickoff wird zur Präsentation, ohne dass Fragen geklärt werden
  • Das Protokoll geht nicht an den Auftraggeber

Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.

Häufige Fragen
Wer sollte beim Kickoff-Meeting dabei sein?

Alle, die entscheiden, freigeben oder umsetzen – auf beiden Seiten. Wer im Kickoff fehlt, stellt die Ziele später oft noch einmal infrage.

Wie lange dauert ein Kickoff-Meeting?

Für kleine Projekte reichen 60 bis 90 Minuten. Größere Vorhaben brauchen oft einen halben Tag, eventuell als Workshop. Wie du den Termin vorbereitest, steht im Kickoff-Ratgeber.

Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Kickoff?

Beim internen Kickoff stimmt sich das eigene Team ab, etwa über Aufwand und Risiken. Der externe Kickoff mit dem Auftraggeber legt Ziele, Umfang und Spielregeln gemeinsam fest. Oft gibt es beide, kurz hintereinander.

Kann ich das Kickoff-Protokoll automatisch erstellen lassen?

Findet der Kickoff online statt, schreibt noteit mit und liefert eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und To-dos. Ziele und Nicht-Umfang lohnt es sich trotzdem, selbst in die Vorlage zu übertragen.

Weitere Vorlagen und Ratgeber
VorlageVorlage: Projektstatus-MeetingLesen VorlageVorlage: Onboarding-CallLesen VorlageVorlage: Meeting-Agenda / TagesordnungLesen RatgeberKickoff-Meeting: vorbereiten, durchführen und festhaltenLesen Branchenoteit für WebagenturenLesen

Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.

7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.

Jetzt kostenlos testen