Meeting-Einladung: vier Mustertexte mit Betreff.
Eine gute Einladung beantwortet vor dem Termin alles, was sonst die ersten zehn Minuten kostet: Worum geht es, was soll am Ende feststehen, was muss ich vorbereiten, wie komme ich hinein? Die vier Mustertexte passen in den Text der Kalendereinladung oder in eine eigene Mail.
EINLADUNGSMAILS VARIANTE 1 – INTERNE BESPRECHUNG Betreff: Einladung: … am … um … – Entscheidung zu … Hallo zusammen, ich lade euch zu einer Besprechung zu … ein. Wann: …, … bis … Uhr Wo: … / Link: … Ziel: Am Ende wissen wir … / haben wir entschieden, ob … Agenda: 1. … (… Min.) 2. … (… Min.) 3. Nächste Schritte (5 Min.) Bitte vorbereiten: … (Unterlage im Anhang / unter …) Wer nicht kann, gebt mir bitte bis … Bescheid oder schickt eine Vertretung. Danke und bis dann … VARIANTE 2 – TERMIN MIT KUND:INNEN ODER PARTNERN Betreff: Unser Termin am … um … Uhr – … Guten Tag Frau / Herr …, danke für Ihre Zeit. Hier die Eckdaten zu unserem Gespräch: Termin: …, … bis … Uhr Ort / Zugang: … (Link: …, Einwahl per Telefon: …) Von unserer Seite dabei: … (…), … (…) Vorschlag für den Ablauf: - … - … - Offene Fragen und nächste Schritte Hilfreich wäre, wenn Sie … bereithalten könnten. Damit nichts verloren geht, würde ich das Gespräch gern mitschreiben lassen – sagen Sie mir einfach, falls Ihnen das nicht recht ist. Falls Sie noch jemanden mitbringen möchten oder etwas auf die Agenda soll, geben Sie mir gern Bescheid. Freundliche Grüße … VARIANTE 3 – NEUER SERIENTERMIN Betreff: Neu ab …: … jeden … um … Uhr Hallo zusammen, ab … treffen wir uns jeden … von … bis … Uhr zum … . Wozu: … Ablauf jedes Mal gleich: 1. … 2. … 3. … Themen bitte bis … vorher in … eintragen. Protokoll: … (abwechselnd / immer …) Nach … Terminen schauen wir gemeinsam, ob Format und Rhythmus passen. Viele Grüße … VARIANTE 4 – KURZFRISTIGE ABSTIMMUNG Betreff: Kurze Abstimmung heute … Uhr (15 Min.) – … Hallo …, wir müssen bis … klären, ob … . Hast du heute um … Uhr 15 Minuten? Link: … Worum es geht: … (zwei Sätze) Entscheidung nötig zu: … Falls es nicht geht, schlag mir bitte eine Zeit bis … vor. Danke …
- Interne Besprechungen, bei denen etwas entschieden werden soll
- Termine mit Kund:innen, Partnern oder Bewerber:innen
- Neue Serientermine wie ein Weekly oder Jour fixe
- Kurzfristige Abstimmungen, wenn es schnell gehen muss
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
Variante 2, ausgefüllt.
Erfunden: Ein Webentwickler lädt eine neue Kundin, eine Physiotherapie-Praxis, zum ersten Abstimmungstermin über ihre Website ein.
Unser Termin am 27. Oktober um 10 Uhr – neue Website Ihrer Praxis
Guten Tag Frau Gruber,
danke für Ihre Zeit. Hier die Eckdaten zu unserem Gespräch:
Termin: Dienstag, 27. Oktober, 10:00 bis 10:45 Uhr
Zugang: Google Meet, Link in der Kalendereinladung
Von unserer Seite dabei: Daniel Berger (Projektleitung), Nina Huber (Gestaltung)
Welche Leistungen und Zielgruppen soll die Website zeigen?
Online-Terminbuchung: ja oder nein, und mit welchem System?
Offene Fragen und nächste Schritte
Hilfreich wäre, wenn Sie zwei, drei Websites bereithalten könnten, die Ihnen gefallen.
Damit nichts verloren geht, würde ich das Gespräch gern mitschreiben lassen – sagen Sie mir einfach, falls Ihnen das nicht recht ist.
Freundliche Grüße, Daniel Berger
Damit alle vorbereitet kommen.
- Kalendereinladung ohne Text, nur mit Titel
- Kein Ziel – niemand weiß, ob entschieden oder nur informiert wird
- Unterlagen kommen erst eine Stunde vor dem Termin
- Zu viele Pflicht-Teilnehmende
- Aufnahme oder Mitschrift erst im Meeting überraschend angekündigt
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Wie schreibe ich eine Meeting-Einladung?
Mit Betreff samt Anlass und Datum, Zeit und Zugang, einem Satz zum Ziel, einer kurzen Agenda und der nötigen Vorbereitung. Mehr Beispiele im Ratgeber Meeting-Einladung schreiben.
Wie früh sollte eine Einladung verschickt werden?
Für interne Termine reichen meist zwei bis drei Arbeitstage, für Kund:innen und größere Runden eine Woche oder mehr. Unterlagen, die gelesen werden sollen, spätestens zwei Tage vorher.
Ist das dasselbe wie eine Agenda?
Die Einladung enthält eine Kurzfassung der Agenda. Für längere Sitzungen mit Zeitboxen und Verantwortlichen je Punkt nimm zusätzlich die Vorlage für die Meeting-Agenda.
Muss ich in der Einladung sagen, dass ich mitschreiben lasse?
Wenn das Gespräch aufgenommen wird, sollten alle vorher Bescheid wissen und einverstanden sein. Die Einladung ist ein guter Ort für den Hinweis, ersetzt aber nicht die kurze Nachfrage zu Beginn – Formulierungen im Ratgeber.
Kann noteit Einladungen verschicken?
Nein, noteit verschickt keine Mails und hat keinen Kalenderzugriff. Es schreibt das Meeting selbst mit, wenn du die Aufnahme startest – bei Teams oder Zoom als Desktop-App mit Pro auch automatisch.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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